Experts-comptables : comment se faire payer ses honoraires en cabinet ?

Le client qui prend du retard dans le paiement des honoraires du cabinet d'expertise comptable ne doit pas s'y habituer. Plus il aura pris du retard, plus difficile et chronophage sera le recouvrement des honoraires.

Ce temps passé à relancer les clients qui ne paient pas peut être un véritable frein au développement du cabinet. Cela oblige à mobiliser du temps et des ressources alors qu'experts-comptables et collaborateurs ont souvent autre chose à faire.

Dans les cas extrêmes, le non paiement des honoraires par un très gros client peut aussi mettre en péril la pérennité du cabinet. L'expert-comptable gagne donc à relancer ses clients le plus tôt possible en mettant en place procédure de recouvrement. Dans la plupart des cas, le client sait exactement quand il peut payer en retard et quand il ne peut pas.

Pourquoi obliger les clients à payer les honoraires à temps ?

Qui n'a jamais vu un client payer ses honoraires en retard et prendre toujours plus de retard. Promesses de règlements et excuses se succèdent alors que l'URSSAF et les impôts sont payés en temps et en heure. Arrive la cession du fonds de commerce et le client fait une dernière promesse, empêchant l'expert-comptable de faire opposition au prix de cession avant de disparaître.

Ce scénario catastrophe est fort heureusement rare mais peut être empêché en suivant quelques règles simples. La première d'entre elles est de traiter différemment les clients et les débiteurs. Car au bout de plusieurs paiements en retard, excuses sans fondement voire refus de payer, ce n'est plus un client, c'est un débiteur. Nous ne visons bien évidemment  pas ici le client qui aurait quelques soucis passagers.

L'expert-comptable doit faire partie des fournisseurs qui se font payer, ceux qui refusent toutes tergiversations, sont fermes et se font respecter dès le départ.

Dès lors que la relation est parasitée par des questions d'argent, impossible de vendre d'autres missions et notamment de conseil. Le client trouvera toujours une excuse pour ne pas payer et faire en sorte que l'accompagnement par l'expert-comptable soit gratuit pour lui.

Les bonnes pratiques du recouvrement des honoraires de l'expert-comptable

Un bon moyen de faire rentrer les honoraires et d'assurer le paiement de ses missions est de ne pas avoir à se préoccuper du recouvrement. Paiements d'avance et acomptes peuvent être intéressants, surtout pour les missions exceptionnelles.

Quoi qu'il arrive, le sujet des honoraires et même des dates limites de paiement doit toujours être abordé avant le début de la mission. De la même manière, il faudra faire savoir au client que le paiement est exigé dès la réalisation de la mission. Ces éléments doivent figurer dans la lettre de mission, idéalement même sur la facture de l'expert-comptable qui comportera une date limite de paiement.

Pour les missions récurrentes, il peut être essentiel de faire le point avec tous ses clients. Cela permet de proposer la mise en place du prélèvement automatique, de se faire payer par carte bancaire lorsque le cabinet est équipé d'un terminal de paiement ou encore de vérifier la satisfaction du client par rapport aux travaux réalisés.

Pour les missions exceptionnelles, une demande d'acompte et un rendez-vous de fin de mission peuvent être la solution. Le client peut alors régler au moment de la livraison des travaux.

Des missions exceptionnelles telles que l'assistance à contrôle fiscal ou contrôle URSSAF, le rattrapage de plusieurs années de comptabilité ou les déclarations en retard d'un nouveau client, le montage d'un dossier de financement ou la réponse à un appel d'offre devraient, à notre avis, toujours faire l'objet d'un acompte. Il en est de même en cas de réalisation d'une mission exceptionnelle pour un mauvais payeur ou un client qui a déjà contesté les honoraires du cabinet.

La gestion des relances en cabinet d'expertise comptable

Idéalement, les conditions et dates limites de règlement figurent dans la lettre de mission et sur la facture. Si malgré tout le client ne règle pas dans les délais, il ne faut surtout pas attendre. Il s'agit de faire respecter les clauses de la lettre de mission qui a été signée et pour lesquelles le client a donné son accord.

Dans l'immense majorité des cas, les courriers et emails de relance fonctionnent bien. Certains clients devront malheureusement être relancés par téléphone ou visités par l'expert-comptable qui souhaite obtenir le paiement de ses honoraires.

La relance doit être faite très rapidement, le plus rapidement possible. Lorsque la facture mentionne une date limite de paiement le 10, un appel téléphonique le lendemain ou le surlendemain est indispensable. Son objectif : obtenir un engagement de la part du client.

Le premier entretien téléphonique de relance est généralement un entretien très informel. Peu agressif, il s'agit avant tout de vérifier la satisfaction du client qui pourrait avoir des raisons valables de refuser de payer les honoraires. Le client peut alors faire un retour sur la prestation du cabinet et l'expert-comptable gagnera à l'écouter. L'appel améliore l'expérience client. Si le paiement en retard est juste un oubli, le problème sera réglé rapidement.

Dans les rares cas où le premier entretien téléphonique n'aboutit pas, il faudra en envisager un second, puis un troisième. Comme les courriers de relance, les entretiens seront toujours plus fermes.

L'objectif du second entretien téléphonique est clairement d'obtenir un engagement de payer de la part du client. Il doit s'engager à payer dans un certain délai, de préférence à une date précise. La question doit être posée directement au client et la conversation devra systématiquement être recentrée si le client aborde d'autres sujets.

Ce n'est que lorsque le client ne respecte pas ce nouvel engagement qu'un troisième appel pourra être envisagé avant d'aller plus loin, parfois jusqu'à suspendre la mission ou la résilier. Ce troisième appel permettra de demander des justifications au client ainsi qu'un dernier engagement. Dans les deux cas, le client doit pouvoir s'exprimer et le silence sera le meilleur allié de l'expert-comptable qui doit écouter. L'entretien pourra être suivi d'une mise en demeure si le débiteur ne respecte toujours pas ses engagements.

Chaque entretien téléphonique avec engagement du client pourra être formalisé par un document écrit, courrier ou mail.