À l'heure de la transition digitale, les professionnels du chiffre sont confrontés à de nombreux défis, menant à une remise en question de leurs modèles traditionnels. Heureusement, les cabinets ont l'opportunité de s'adapter à cette nouvelle donne et de devenir de véritables experts-comptables en ligne. Comment ? En adoptant un outil de suivi, de dématérialisation et d'automatisation de la tenue de compte.
Un outil de suivi pour simplifier la tenue de compte de A à Z
Avec un logiciel de dématérialisation et d'automatisation comptable, le cabinet peut suivre le cycle de traitement des factures en toute transparence, en temps réel et depuis n'importe où.
En somme, cet outil offre un suivi optimal et une véritable sécurisation à chaque étape de la tenue de compte : de la collecte au traitement automatique des factures, en passant par l'archivage électronique, permettant un accès simplifié aux documents pour l'expert-comptable et ses clients.
La collecte des factures
Un logiciel de dématérialisation des factures permet en premier lieu d'accélérer et de faciliter la phase de collecte des documents. Une tâche souvent chronophage pour le cabinet, mais aussi pour ses clients.
Ainsi, l'expert-comptable dispose de fonctionnalités pratiques qui lui font gagner du temps au quotidien. Il est notamment possible de récupérer directement des factures dématérialisées depuis l'espace client de certains prestataires, à l'instar des fournisseurs d'énergie ou de téléphonie.
Les collecteurs automatiques de factures sont également capables de récupérer un document en pièce jointe d'un e-mail et de le transférer dans le logiciel comptable sans intervention humaine.
Quant à la collecte des factures papier, qui sont encore d'actualité malgré l'arrivée imminente de la facturation électronique obligatoire, elle est facilitée par certains outils. Il est par exemple possible de photographier le document à l'aide d'une application mobile et de le télécharger instantanément sur la plateforme dématérialisée. Autre option : les scanners dernière génération, qui permettent aux entreprises de transmettre instantanément leurs pièces comptables à leur cabinet.
Au final, la collecte des documents est plus efficace, évitant les retards et les temps de latence, mais aussi beaucoup plus simple à suivre. D'autant plus que les factures peuvent être classées automatiquement pour faciliter leur traitement.
La validation des factures
Après la collecte et le classement des factures, il est nécessaire de contrôler leur validité.
La première étape de ce circuit de validation consiste à vérifier que toutes les mentions obligatoires sont présentes sur chaque document. Or, l'outil de suivi de la tenue de compte se charge de contrôler automatiquement :
- le numéro de facture ;
- la description des biens ou services vendus ;
- les coordonnées du fournisseur et du client ;
- les quantités vendues ;
- les montants hors taxes et toutes taxes comprises ;
- les taux et montants de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
- la date d'émission ;
- la date limite de paiement ;
- les pénalités de retard ;
- les conditions de paiement.
Le rapprochement de la facture avec le bon de commande et le bon de réception, dans une démarche de « 3-way matching », est également pris en charge par le logiciel. Ainsi, le cabinet a l'assurance que ces trois documents se correspondent parfaitement.
Le circuit d'approbation gagne donc en fiabilité, mais aussi en rapidité. Un enjeu majeur, car il est essentiel de repérer au plus vite tout élément manquant ou erreur, afin de réagir avant l'échéance du délai de paiement.
En cas de doute, l'outil de digitalisation comptable est même capable d'émettre une alerte en temps réel, en s'appuyant sur des technologies avancées telles que l'intelligence artificielle.
La saisie comptable
Bien qu'il s'agisse de l'une des missions traditionnelles des cabinets d'expertise comptable, la saisie est amenée à occuper une place de plus en plus réduite dans leur travail quotidien.
Et pour cause, les nouvelles technologies simplifient considérablement la détection et l'analyse des informations contenues dans les factures. La reconnaissance optique de caractères (OCR), en particulier, permet d'automatiser bon nombre de tâches liées à la saisie comptable.
Désormais, l'expert-comptable en ligne n'a plus besoin de saisir manuellement les factures en comptabilité, d'indiquer les dates et les montants ou encore de ventiler la TVA.
L'OCR se charge de tout : analyse préliminaire du document, classification des caractères et des lignes en fonction de leurs caractéristiques, analyse de la structure de chaque élément à grand renfort d'algorithmes, post-traitement basé sur des méthodes contextuelles et linguistiques...
Dit plus simplement, la reconnaissance optique de caractères permet au logiciel de lire et de comprendre une facture, mais aussi d'enregistrer toutes les informations qu'elle contient dans les champs correspondants. Ainsi, les écritures sont automatiquement intégrées dans l'outil de comptabilité.
Une petite révolution pour les professionnels du chiffre, qui consacraient habituellement près de la moitié de leur temps à saisir manuellement des données. Mais, au-delà du gain de temps, c'est aussi un moyen de réduire drastiquement le risque d'erreur : doublon, montant erroné, oubli...
L'imputation comptable
L'imputation comptable est un processus consistant à affecter chaque opération à un compte approprié. En effet, le montant hors taxes (HT), le montant toutes taxes comprises (TTC) et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) doivent tous être portés en écriture dans le journal comptable.
Or, chacun d'entre eux doit être inscrit dans un compte différent : d'où la nécessité de procéder à l'imputation. Heureusement, avec un outil d'automatisation de la tenue de compte, cette tâche fastidieuse devient beaucoup plus fiable et rapide.
Néanmoins, saisir les montants dans les comptes adaptés n'est qu'un début. Il faut aussi enregistrer plusieurs informations, comme la date d'établissement de la facture ou sa référence interne. Un libellé peut également être appliqué afin de simplifier les vérifications ultérieures.
En plus d'automatiser l'imputation comptable et les tâches annexes, un logiciel de dématérialisation des factures est capable de générer des bons à payer, facilitant ainsi la préparation des règlements et l'émission des virements.
La conservation et l'archivage des factures
Une fois la facture réglée et comptabilisée, il est indispensable de la stocker en lieu sûr. En effet, cette pièce comptable doit être conservée pendant un minimum de 10 ans après la clôture de l'exercice.
D'où l'importance d'un système d'archivage conforme, garantissant l'intégrité du document jusqu'au terme de sa période de conservation obligatoire. Un logiciel de gestion des factures permet non seulement de stocker les factures sur le long terme, mais aussi de garantir leur sécurité avec des mécanismes de protection des données et de détection de la fraude.
Par ailleurs, cet outil a la capacité de produire des copies fiables des factures papier disposant d'une garantie d'intégrité, d'authenticité et de lisibilité, ce qui signifie qu'elles peuvent se substituer aux originales.
In fine, le cabinet d'expertise comptable en ligne dispose d'une meilleure visibilité sur ses documents, avec un archivage plus simple, moins coûteux et parfaitement conforme.
L'accès simplifié aux documents et à l'historique des tâches
En aval de la tenue de compte, une solution de dématérialisation et d'automatisation de la tenue de compte permet de suivre l'historique des tâches effectuées tout au long du processus, mais aussi d'accéder à tous les documents en quelques clics.
En effet, les pièces comptables sont centralisées dans un seul et même lieu. L'expert-comptable peut donc accéder en toute simplicité à toutes les informations dont il a besoin, avec des données actualisées en temps réel.
La consultation des factures est d'ailleurs grandement facilitée par certaines fonctionnalités, comme l'indexation full-text et la recherche par mot clé. Les pièces comptables peuvent aussi être triées à l'aide de classeurs dynamiques personnalisables, apportant encore plus de clarté pour la gestion des documents.
Enfin, le cabinet comptable peut partager ces documents sans effort, que ce soit en interne ou avec ses clients. Le transfert des pièces comptables vers d'autres logiciels est également beaucoup plus fluide.
Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d'automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser. Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 5 000 entreprises et 1 000 cabinets d'expertise-comptable qui traitent la dématérialisation de leurs achats et factures. Yooz se positionne également comme candidate PDP à l'horizon 2024.