Si on est en conformité, recevoir une notification de contrôle LAB ne devrait pas gâcher notre journée. C'est l'occasion de prouver son implication, et de valider les efforts fournis ! Comment réagir en tant qu'expert-comptable à une notification de contrôle LAB ? On vous apporte tous les conseils pratiques.
LCB-FT, kézaco ?
La lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) désigne un ensemble de dispositifs, de textes réglementaires et d'actions visant à identifier et limiter les moyens permettant de blanchir de l'argent et de financer des activités criminelles.
Vous venez de recevoir une notification de contrôle LAB ? Vous avez 90 jours pour vérifier votre conformité face à la réglementation en matière de lutte contre la fraude. Cet examen a lieu de manière aléatoire, ou alors à la suite d'un signalement de transactions suspectes.
En tant qu'expert-comptable, vous êtes un maillon de la chaîne de lutte contre le blanchiment d'argent. Cela implique que le cabinet soit soumis à un examen minutieux de ses procédures LAB et pratiques à ce sujet : dossiers clients, rapports de transactions, processus de vérification de l'identité des clients, etc.
Le questionnaire d'évaluation à l'exposition des risques
La toute première étape du contrôle LAB des experts-comptables est le questionnaire d'évaluation de l'exposition aux risques LCB-FT, adressé à tous les professionnels tous les 3 ans. Ce questionnaire a été élaboré à partir des menaces répertoriées par l'ARPEC.
Un seul expert-comptable au cabinet ? Vous recevez un questionnaire unique portant à la fois sur les procédures internes et sur votre pratique professionnelle. En revanche, si plusieurs experts du chiffre exercent au sein du même cabinet, chacun reçoit un premier questionnaire relatif aux procédures internes, suivi d'un deuxième document à remplir concernant sa propre pratique professionnelle.
Une fois les documents complétés et soumis à la plateforme de contrôle, le comité de lutte anti fraude examine les réponses et les classe en fonction de l'exposition aux risques LCB-FT. Les comptables généralement sélectionnés pour le contrôle sont désignés par le comité LAB parmi les professionnels des catégories « fortement exposés » et « moyennement exposés », et dans certains cas, parmi les cabinets « faiblement exposés ». Tout le monde peut donc subir un contrôle LAB.
Prendre les devants
Le contrôle LAB ne doit pas être vécu comme un danger de punition, mais plutôt comme l'occasion d'améliorer la méthode de lutte contre la fraude de son cabinet. Alors, afin de se préparer au contrôle à venir, il convient de rassembler les informations nécessaires à son bon déroulement et d'adopter la « zen attitude » !
Dans un premier temps, on regarde du côté de la réglementation LCB-FT et des principes directeurs pour comprendre les éléments du contrôle formel. Ensuite, l'idéal est d'établir une procédure rigoureuse depuis l'annonce du contrôle jusqu'à la réception du rapport définitif, voire au-delà.
Pour ce faire, on peut se poser 3 types de questions :
- Qui ? Un interlocuteur doit être désigné, chargé d'accompagner et de faciliter le travail des inspecteurs. Il assurera la liaison avec le reste des collaborateurs.
- Quoi ? Les contrôleurs doivent pouvoir avoir accès à toutes les informations pertinentes, qu'il s'agisse de la documentation sur le dispositif LAB ou des registres des déclarations de soupçon.
- Où ? Les locaux doivent être accessibles à l'équipe de contrôle. De même, les inspecteurs devront disposer d'un accès au matériel, y compris aux postes de travail.
Que recommande l'Ordre des experts-comptables ?
Au c½ur des missions d'expertise comptable, il faut accorder une attention particulière à chaque nouveau client : ses spécificités, ses activités, sa localisation et les missions qui seront réalisées. Une fois cette analyse effectuée, il est possible de lui attribuer un niveau de vigilance selon son exposition aux risques, qu'il soit standard, moyen ou renforcé. 📈
Pour que cela fasse sens, il faut mettre à jour la base de données régulièrement et documenter toutes les modifications apportées (ajout de nouvelles missions, détection d'une opération inhabituelle, etc.). Au moindre doute, nous devons transmettre à TRACFIN une déclaration de soupçons.
Enfin, l'Ordre des experts comptables recommande de conserver les documents relatifs à nos clients pendant une période de 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Cela garantit la traçabilité de nos activités dans le temps !
Les éléments à anticiper selon l'ARPEC
- les caractéristiques des clients ;
- l'activité des clients du cabinet ;
- la localisation géographique du client et des fonds ;
- les missions du cabinet.
Pour gagner du temps et avoir l'esprit léger, faites appel à une solution intelligente comme Kanta. C'est clairement LA référence en matière de conformité LAB. Les « rôles » attribués dans cet outil permettent une collaboration fluide au sein des différents dossiers clients, simplifiant ainsi les processus de validation et de diligence. De quoi favoriser le bien-être au travail des collaborateurs qui profitent d'un logiciel intuitif pour faciliter leurs missions.
Et puis, l'utilisation de Kanta vous assure une conformité à 100% avec la norme NP-LAB, et vous prépare efficacement aux contrôles LAB !
Se rendre disponible tout au long de la mission
La qualité de l'accueil rencontrée par les contrôleurs au sein du cabinet d'expertise comptable n'est pas à négliger :
- savoir-être, neutralité, courtoisie et professionnalisme ;
- accessibilité du personnel ;
- mise à disposition de moyens logistiques ;
- qualité et exhaustivité des informations, ainsi qu'une mise à disposition rapide des documents !
Demandez le programme ! Vous souhaitez en savoir plus sur une journée de contrôle LAB ? Kanta a concocté un guide détaillé du contrôle lutte anti blanchiment
Rappel des procédures à mettre en place avant un contrôle LAB
- comprendre ce qu'implique la notification de contrôle LAB ;
- rassembler les informations ;
- coopérer avec son contrôleur ;
- réviser au besoin les procédures internes ;
- protéger la confidentialité des clients ;
- évaluer les risques et prendre des mesures préventives ;
- tenir compte des exigences et des délais.
Les procédures LAB représentent un temps de travail non facturable. En jouant le jeu, c'est-à-dire en suivant les procédures internes, en se préparant avant le jour J et en coopérant de manière active avec les intervenants, vous allez survoler l'épreuve du contrôle LAB. Surtout si vous avez fait le choix d'un outil tel que Kanta, grâce à qui chaque dossier ne prend que 5 minutes !