L'Union de Recouvrement pour la Sécurité sociale et les Allocations Familiales (URSSAF) est chargée de collecter les cotisations sociales des entreprises pour le bon fonctionnement de la Sécurité sociale.
Souvent assimilé à une sanction, le contrôle URSSAF permet simplement de vérifier que l'entreprise a bien versé ses cotisations sociales et, le cas échéant, de régulariser sa situation.
Comment fonctionne le contrôle URSSAF ? Quelles sont les issues possibles ?
Qui est soumis au contrôle URSSAF ?
Toute personne assujettie au versement des cotisations sociales ou réalisant une déclaration sociale peut faire l'objet d'un contrôle URSSAF, à savoir :
- les employeurs (personne morale ou physique) ;
- les travailleurs indépendants ;
- les associations ;
- les professionnels de santé, etc.
Toutes les cotisations et contributions sociales exigibles sont concernées.
En effet, la déclaration des cotisations et contributions sociales est effectuée par les entreprises et peut, donc, faire l'objet de vérification par l'administration.
Ces contrôles interviennent généralement lorsqu'une incohérence est décelée sur la déclaration ou encore en complément d'un redressement fiscal. Il est également possible d'en faire la demande.
Bien que ces deux contrôles se complètent, il ne faut pas confondre le contrôle URSSAF avec le contrôle fiscal. En effet, ce dernier concerne le paiement des impôts et taxes.
Connaître ses droits et obligations en cas de contrôle : la charte du cotisant contrôlé
La charte du cotisant contrôlé vise à éclairer les cotisants sur leurs droits et devoirs dans le cadre d'un contrôle. De manière concise, elle explique le processus de vérification, ainsi que les protections et droits accordés durant cette démarche.
Ce guide se base sur les réglementations actuelles à sa date de publication officielle, tout en restant ouvert aux modifications ultérieures.
Ce document est juridiquement contraignant pour les entités réalisant le contrôle.
Depuis le 1er janvier 2024, les URSSAF, CGSS, et MSA appliquent une version actualisée de la charte du cotisant contrôlé, visant à renforcer les droits des cotisants lors des vérifications. Cette révision, dictée par le décret du 8 juillet 2016, intègre plusieurs nouveautés importantes.
Désormais, les règles du régime agricole s'y trouvent élargies, et des précisions sont apportées concernant la phase initiale du contrôle, les procédures dématérialisées, ainsi que l'exploitation des données recueillies durant le contrôle de groupe.
Les ajustements reflètent aussi les leçons tirées de la crise COVID-19 et mettent fin à l'expérimentation sur la durée des contrôles dans les grandes entreprises, tout en officialisant la limitation de cette durée pour les entreprises de moins de 20 salariés (arrêté du 30 janvier 2024).
Quelle est la procédure d'un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF peut débuter à n'importe quelle période de l'activité durant les 3 dernières années civiles (durée de prescription). Il existe 2 types de contrôle URSSAF : le contrôle sur place et le contrôle sur pièce.
Les différentes étapes du contrôle
Le contrôle URSSAF se déroule en 5 grandes étapes :
- l'employeur reçoit un avis de contrôle 30 jours avant la date de contrôle ;
- durant le contrôle, l'agent procède à la vérification des divers documents et échange avec l'employeur ;
- à l'issue du contrôle, l'agent envoie une lettre d'observation contenant les conclusions ;
- l'employeur dispose de 30 jours pour émettre ses réserves ;
- l'URSSAF envoie son rapport final de contrôle avec 3 scénarios possibles (pas de redressement, trop perçu de la part de l'URSSAF, ou redressement). En cas de redressement, l'entreprise dispose d'un délai de 1 mois pour payer (après mise en demeure).
Les documents à fournir lors du contrôle
Plusieurs documents sont à fournir lors d'un contrôle URSSAF. L'employeur doit s'assurer de les avoir en sa possession.
Les documents généralement soumis lors d'un contrôle sont les suivants :
- les bulletins de salaire ;
- les documents relevant les heures effectuées par les salariés ;
- les contrats de travail faisant état des cotisations sociales (et exonérations) ;
- les registres du personnel, DPAE, DSN ;
- les divers documents fiscaux et comptables (avis d'imposition, factures, bilans etc.) ;
- les documents relatifs aux frais de l'entreprise (frais professionnels, avantages en nature, etc.) ;
- les divers documents juridiques de la société (extraits kbis, statuts, etc.).
L'inspecteur URSSAF peut réclamer tout document nécessaire à son contrôle. Concernant les documents sous format numérique, l'inspecteur peut être amené, sous accord de l'employeur, à utiliser le matériel informatique afférant.
La durée du contrôle URSSAF
La durée du contrôle URSSAF est limitée à 3 ans. Cette durée correspond à la durée de prescription des cotisations sociales.
La durée est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 salariés. Cette durée peut être prolongée sur demande expresse de l'employeur ou de l'agent de contrôle.
La limitation de durée ne s'applique pas lors de certains cas tels que le travail dissimulé ou encore l'obstacle au contrôle de l'agent.
Exemple
Un contrôle réalisé en 2024 porte sur les cotisations et contributions dues au titre des rémunérations des années 2021, 2022 et 2023 pour les entreprises qui emploient des salariés ou pour les cotisants non-salariés agricoles.
Pour les travailleurs indépendants (non agricoles) si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2024, il porte sur les exercices 2022, 2021 et 2020, s'il est réalisé après le 30 juin il porte alors sur les exercices 2023, 2022 et 2021.
Quels sont les risques lors d'un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF présente le risque pour l'intéressé d'être sanctionné pénalement et/ou civilement en cas d'irrégularité.
Dans la grande majorité des cas, le contrôle aboutit à un redressement. Le risque pour l'entreprise est donc de devoir régulariser sa situation dans un délai court (1 mois) impliquant le versement de montants parfois élevés.