Les cabinets d'expertise comptable sont au coeur de la donnée financière de leurs clients. Ils collectent et saisissent de nombreuses données, trop souvent manuellement dans leur logiciel de comptabilité ou logiciel de production.
Pour mieux valoriser leurs missions, ils gagneront à utiliser l'interconnexion. Il s'agit d'utiliser les interfaces de programmation, les API ou le fichier des écritures comptables par exemple pour récupérer les données.
« L'interconnexion doit être pensée avec la stratégie du cabinet à court, moyen et long terme » estime Fabrice Heuvrard, expert-comptable et commissaire aux comptes.
Retour sur le dernier webinar de Receipt Bank qui avait pour thème : « Interconnexion entre logiciels : comment organiser votre cabinet ? ».
L'interconnexion en cabinet : un changement qui va au-delà de l'achat d'un logiciel
La mise en place de l'interconnexion en cabinet n'est pas qu'une simple histoire de types de logiciels. Certes il faut acquérir des logiciels spécifiques, applications métiers ou web services pertinents. Mais il faut aussi prendre en compte les besoins de ses clients.
In fine, ce sont tous les processus métier du cabinet qui doivent être repensés. Il faut « savoir ce que l'on peut automatiser et comment en se fixant des objectifs » précise Fabrice Heuvrard.
Pour lui, l'interconnexion passe par « une simplification des règles comptables » permettant de n'utiliser qu'un seul compte de charges par exemple et « éviter les sous-divisions de comptes qui ne sont pas utiles au client ». Elle passe aussi par « une intégration facile qui ne nécessite pas la correction des imports-exports via excel ».
« Pour éviter les surprises, la nature des fichiers d'imports-exports doit être vérifiée avant toute acquisition d'un logiciel web ». S'agit-il de fichiers excel ou d'un FEC ? Idéalement, cela fera partie du cahier des charges.
Connecter les logiciels métiers oblige à repenser la relation client
Dans le cadre d'un projet d'automatisation de ce type, la gestion de la relation client est primordiale. Car ce sont avant tout les logiciels de gestion, CRM et systèmes de gestion qu'il faudra connecter au logiciel de production.
« Scanner des documents n'est pas dans la mission d'un cabinet d'expertise comptable. Sa valeur ajoutée est ailleurs » témoigne encore Fabrice Heuvrard. Pour lui, « si le cabinet doit le faire, cela doit engendrer un coût supplémentaire pour le client ». C'est une manière de sélectionner sa clientèle et de la limiter aux plus à l'aise avec les technologies.
Et « si tout est automatisé, il faut aussi repenser son offre de services. Facturer un nombre d'heures n'est pas forcément pertinent. Aucun client ne peut juger du temps qu'il faut pour réaliser une déclaration de TVA par exemple ».
« Les honoraires du cabinet sont le reflet de la valeur ajoutée perçue par le client ». Or, « ce qui intéresse le client du cabinet, ce sont les dix minutes de discussion qui suivent le traitement de sa comptabilité ». L'analyse du dossier par le suivi de quelques indicateurs clés, régulièrement mis à jour, aura plus d'impact qu'une déclaration de TVA.
Mettre en place des indicateurs clés pour mesurer l'impact de l'interconnexion
Connecter des logiciels métier n'est pas toujours suffisant pour avoir un véritable impact sur la rentabilité du cabinet.
Le cabinet gagnera à mettre en place quelques indicateurs clés pour « mesurer le succès de l'interconnexion ». Car une fois les nouveaux processus mis en oeuvre, le collaborateur ne doit pas tout ressaisir.
Cela passe par le suivi d'indicateurs tel que le nombre d'écritures automatisé et pas simplement importées ou le nombre de factures reconnues par les logiciels comme Receipt Bank.
Son conseil : « ne pas hésiter à faire appel à un jeune expert-comptable qui s'installe pour former et accompagner les collaborateurs ».
Contactez les équipes de Receipt Bank et à demandez à être rappelé.