Comptabiliser l'achat ou la location d'un logiciel : licence et mode SAAS

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Un logiciel peut être acquis ou créé par l'entreprise pour elle-même. La création d'un logiciel et son mode de comptabilisation obéit aux mêmes règles que les dépenses de recherche et de développement. La création de logiciel à usage interne ne sera pas abordée (elle obéit aux règles des frais de recherche et de développement).

L'acquisition d'un logiciel autonome par l'entreprise, c'est-à-dire non inclus dans un projet plus global, est en principe une immobilisation incorporelle.

Si le logiciel est en mode SAAS (software as a service), il s'agira d'une location.

Pour rappel, l'amortissement exceptionnel sur 12 mois n'existe plus. Désormais, c'est le principe général d'amortissement sur la durée d'utilisation (en comptabilité) ou durée d'usage (en fiscalité) qui s'applique.

L'acquisition d'une licence d'exploitation : la comptabilisation en immobilisation incorporelle

La comptabilisation des logiciels autonomes acquis par une entreprise, se fait dans la catégorie des immobilisations incorporelles. Que l'entreprise devienne propriétaire du logiciel ou dispose d'une licence d'exploitation, cela ne change rien.

La licence d'exploitation, ou licence d'utilisation, est un droit qui lui permet d'exploiter et d'utiliser le logiciel. Si la licence fait l'objet d'un versement unique, la comptabilisation est simple.

Si les versements sont échelonnés sur la durée d'utilisation, une évaluation pour la comptabilisation en immobilisation incorporelle sera nécessaire. Cette évaluation sera généralement fonction des redevances futures.

Le logiciel autonome est comptabilisé en compte 205.

Le logiciel qui ne peut pas être séparé du matériel informatique acquis (préinstallé sur les machines) est comptabilisé en même temps que le matériel informatique : en compte 2183.

Exemple

Une entreprise achète une licence de logiciel standard pour 1 000¤ hors taxes. Il s'agit d'une licence d'exploitation pour une installation sur le serveur de la société.

Numéro de compte

Acquisition d'une licence de logicielMontant

Débit

CréditDébitCrédit

205

 

Concessions et droits similaires, logiciels1000¤

 

44562

 

TVA déductible sur immobilisations

200¤

 

 

404

Fournisseur d'immobilisations

 

1200¤

Le logiciel en mode SAAS : une location

En mode SAAS, il n'y a pas de licence d'exploitation. L'entreprise achète un droit d'utiliser le logiciel via la plateforme de l'éditeur. C'est un abonnement à un logiciel.

L'éditeur reste propriétaire de la licence d'exploitation et assume tous les risques liés : entretien, mises à jour, etc.

Le droit d'utilisation sera comptabilisé en compte 613 « location ».

Faible valeur : une comptabilisation du logiciel en charges

Le logiciel acquis dont la valeur n'est pas significative, peut être comptabilisé en charges. Le plan comptable général ne fixe pas de montant.

La tolérance fiscale de 500¤ pourra s'appliquer. Leur comptabilisation se fera généralement en compte 6064 « matériel de bureau non stocké ».

Comment comptabiliser un abonnement à Amazon Prime ?

L'abonnement à Amazon Prime permet d'accéder à des délais de livraison plus courts mais également à du contenu audio et vidéo. C'est à notre avis, à la fois l'équivalent d'un abonnement de télévision et de frais de transport sur des dépenses souvent personnelles soit davantage une dépense privée. Elle sera souvent comptabilisée au débit du compte 108 ou 455 selon le cas.

Ce n'est que si les achats sur Amazon sont dans l'intérêt de l'entreprise et que les délais de livraison plus courts se justifient (dans le cadre de son activité) qu'un tel abonnement pourra, à notre avis, être considéré comme une dépense professionnelle à comptabiliser en frais de transport sur achats.

Quel compte comptable pour mise à jour logiciel ?

La mise à jour annuelle d'une licence dont l'entreprise est propriétaire peut être comptabilisée en compte 615 Maintenance ou en compte 651 Redevances selon les termes du contrat de licence. Si les montants en jeu sont plus importants et que la dépense entre dans la définition d'une immobilisation, le compte 205 peut être utilisé.

Plus d'infos

  • Memento Comptable Francis Lefebvre, §1621 et suivants
  • Articles 611-1 et suivants du PCG

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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