La note de débit est par définition l'inverse d'une note de crédit (plus couramment utilisée). Alors qu'une note de crédit peut être assimilée à un « avoir », la note de débit est une créance du vendeur à l'égard de son débiteur, son client.
En d'autres termes, et du côté du vendeur, la note de débit est un document additionnel permettant d'ajuster ou de corriger un montant inférieur à celui qui devait être facturé.
En comptabilité, et si l'on se place du côté de l'entreprise qui facture, il n'est pas permis de modifier des pièces comptables émises et adressées au client. Ainsi, et pour ajuster une différence de prix, le vendeur aura recours à la note de débit.
Ce document, qui a une valeur juridique, est établi par exemple en cas d'erreur sur la facture initiale, ou de facturation de frais supplémentaires qui n'auraient pas été pris en compte au moment de l'établissement de la facture. Il peut s'agir également d'intérêts de retard, ou encore d'un ajustement relatif au montant de la TVA (si par exemple le taux utilisé n'était pas correct).
Quelle est la différence entre une note de débit et une facture ?
La note de débit est utilisée pour ajuster ou corriger une facture déjà émise lorsque le montant facturé était inférieur à ce qui aurait dû être facturé. Contrairement à une facture, qui établit une créance suite à une transaction commerciale, la note de débit ajuste des montants sur des transactions déjà comptabilisées.
Refacturation des notes de frais en utilisant les notes de débit
Si l'entreprise a engagé des frais pour l'un de ces clients, et qu'elle souhaite les refacturer, elle peut adresser en plus de la facture initiale, une note de débit. Dans le cas où l'entreprise récupère la TVA, l'entreprise refacturera à son client les dépenses pour leur montant HT. Dans le cas contraire, ces dépenses devront être refacturées pour leur montant TTC.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
En règle générale, les notes de frais sont comptabilisées en charges, dans les comptes de l'entreprise qui supporte les dépenses. Ces frais sont enregistrés par nature de charges pour leur montant HT, sur lequel est calculé un montant de TVA (si applicable).
Quand utiliser le compte 6256 ?
Prenons l'exemple des frais de repas d'un salarié en déplacement pour une mission chez un client. Le salarié pourra alors établir une note de frais à son employeur. L'entreprise pourra par la suite refacturer cette dépense à son client.
Écriture à comptabiliser pour la note de frais :
Numéro de compte | Facture de note de frais | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
656 |
| Missions | 100¤ |
|
44566 |
| TVA déductible sur autres biens et services | 20¤ |
|
| 467 | Salarié à rembourser |
| 120¤ |
Écriture à comptabiliser pour la note de débit au client :
Numéro de compte | Refacturation des notes de frais | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
411 |
| Client | 120¤ |
|
| 44571 | TVA collectée |
| 20¤ |
| 708 | Produits des activités annexes |
| 100¤ |
La refacturation de frais doit être comptabilisée dans un compte de classe 7 différent de celui utilisé pour la vente, car elle ne doit pas être assimilée à du chiffre d'affaires.
Comment solder le compte 467 après le remboursement des notes de frais à un salarié ?
Après le remboursement des notes de frais à un salarié, l'entreprise soldera le compte 467 en créditant ce compte et en débitant le compte 512 Banque pour refléter le paiement effectué au salarié. Ce processus assure que toutes les transactions liées aux remboursements des employés sont correctement enregistrées et soldées.
Les notes de frais peuvent également être comptabilisées au crédit du compte 421 Personnel - rémunérations dues.
Comment comptabiliser les notes de frais refacturées à un client ?
Les notes de frais engagées pour un client peuvent être refacturées en utilisant une note de débit. Les dépenses sont comptabilisées dans les comptes de charges de l'entreprise par nature, et la refacturation au client est enregistrée en utilisant le compte 411 pour le client, le compte 708 pour les produits des activités annexes, et les comptes de TVA appropriés.
Frédéric Rocci
Fondateur de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis avant tout un entrepreneur. Je cotoie et j'observe la profession comptable depuis plus de 20 ans. Rédacteur à mes heures perdues, j'affectionne plus particulièrement les sujets qui traitent des nouvelles technologies et du digital.
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