La note de débit est par définition l'inverse d'une note de crédit (plus couramment utilisée). Alors qu'une note de crédit peut être assimilée à un « avoir », la note de débit est une créance du vendeur à l'égard de son débiteur, son client.
En d'autres termes, et du côté du vendeur, la note de débit est un document additionnel permettant d'ajuster ou de corriger un montant inférieur à celui qui devait être facturé.
En comptabilité, et si l'on se place du côté de l'entreprise qui facture, il n'est pas permis de modifier des pièces comptables émises et adressées au client. Ainsi, et pour ajuster une différence de prix, le vendeur aura recours à la note de débit.
Ce document, qui a une valeur juridique, est établi par exemple en cas d'erreur sur la facture initiale, ou de facturation de frais supplémentaires qui n'auraient pas été pris en compte au moment de l'établissement de la facture. Il peut s'agir également d'intérêts de retard, ou encore d'un ajustement relatif au montant de la TVA (si par exemple le taux utilisé n'était pas correct).
Quelle est la différence entre une note de débit et une facture ?
Une facture est la résultante d'une transaction commerciale entre un acheteur et un vendeur. Elle constate la naissance de la dette vis-à-vis du fournisseur, et de la créance envers le client. Comptablement, elle constitue un justificatif obligatoire à l'enregistrement, et à la déduction de la TVA.
La différence principale réside dans le fait que la note de débit vient en complément d'une facture déjà émise.
Refacturation des notes de frais en utilisant les notes de débit
Si l'entreprise a engagé des frais pour l'un de ces clients, et qu'elle souhaite les refacturer, elle peut adresser en plus de la facture initiale, une note de débit. Dans le cas où l'entreprise récupère la TVA, l'entreprise refacturera à son client les dépenses pour leur montant HT. Dans le cas contraire, ces dépenses devront être refacturées pour leur montant TTC.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
En règle générale, les notes de frais sont comptabilisées en charges, dans les comptes de l'entreprise qui supporte les dépenses. Ces frais sont enregistrés par nature de charges pour leur montant HT, sur lequel est calculé un montant de TVA (si applicable).
Quand utiliser le compte 6256 ?
Prenons l'exemple des frais de repas d'un salarié en déplacement pour une mission chez un client. Le salarié pourra alors établir une note de frais à son employeur. L'entreprise pourra par la suite refacturer cette dépense à son client.
Écriture à comptabiliser pour la note de frais :
Numéro de compte | Facture de note de frais | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
656 |
| Missions | 100¤ |
|
44566 |
| TVA déductible sur autres biens et services | 20¤ |
|
| 467 | Salarié à rembourser |
| 120¤ |
Écriture à comptabiliser pour la note de débit au client :
Numéro de compte | Refacturation des notes de frais | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
411 |
| Client | 120¤ |
|
| 44571 | TVA collectée |
| 20¤ |
| 708 | Produits des activités annexes |
| 100¤ |
La refacturation de frais doit être comptabilisée dans un compte de classe 7 différent de celui utilisé pour la vente, car elle ne doit pas être assimilée à du chiffre d'affaires.
Comment solder le compte 467 ?
Lorsque l'entreprise remboursera son salarié, elle pourra solder le compte 467 par le crédit du compte 512 Banque.
Les notes de frais peuvent également être comptabilisées au crédit du compte 421 Personnel - rémunérations dues.