L'heure du bilan a sonné, et votre expert-comptable vous parle de charges constatées d'avance, produits constatées d'avance, de factures non parvenues, de factures à établir, etc... Vous répondez « oui, oui... » mais ces notions sont plutôt confuses dans votre esprit ?
Au préalable, il faut s'intéresser à la notion de séparation des exercices.
Cette notion comptable signifie qu'il est nécessaire de « rattacher » une charge ou un produit à un exercice donnée.
Dans cet article, nous évoquerons successivement :
- les factures/avoirs non parvenues ;
- les factures/avoirs à émettre ;
- les charges/produits constatées d'avance.
Nous matérialiserons ces notions à travers plusieurs exemples pratiques.
Les factures et avoirs non parvenues
Une facture non parvenue (FNP) est une facture datée de l'exercice N+1 mais dont la prestation ou la livraison est relatif à l'exercice N. Votre expert-comptable doit provisionner celle-ci en comptabilisant une charge à la clôture de l'exercice.
Symétriquement, un avoir non parvenu est un avoir daté de l'exercice N+1 mais relatif à l'exercice N.
Exemple d'une facture non parvenue
Vous recevez la facture EDF du 4ème trimestre de l'exercice N, mais la facture est datée du 4/01/N+1.
La date comptable est le 04/01/N+1, cependant la charge d'électricité est relative à l'exercice N. Votre expert-comptable va comptabiliser une facture non parvenue.
Exemple d'un avoir non parvenu
Votre fournisseur de matière première vous a livré des produits qui ne satisfont pas vos critères de qualité. Par conséquent, vous avez retourné ces matériaux et vous attendez un avoir de votre fournisseur. Cependant, vous avez reçu l'avoir daté du 4/01/N+1.
La date comptable est le 04/01/N+1, cependant l'avoir est un produit relatif à l'exercice N puisque vous avez restituez les marchandises avant la clôture de votre exercice. Votre expert-comptable va comptabiliser un avoir non parvenu.
Les factures et avoirs à émettre
Le raisonnement est proche de développement ci-dessus, sauf que nous nous situons du coté où vous êtes le fournisseur de votre client.
Une facture à émettre est une facture datée de l'exercice N+1 mais dont la prestation ou la livraison est relative à l'exercice N. Votre expert-comptable doit provisionner celle-ci en comptabilisant un produit à la clôture.
Symétriquement, un avoir à émettre est un avoir daté de l'exercice N+1 mais relatif à l'exercice N.
Exemple d'une facture à émettre
Vous clôturez votre exercice le 31/12/N. Le 20/12/N, vous avez livré des marchandises à votre client. Cependant, la facture a été datée du 4/01/N+1.
La livraison étant intervenue avant la clôture de l'exercice, et la facture n'ayant pas été émise dans l'exercice, il sera nécessaire de comptabiliser une facture à émettre à la clôture.
Exemple d'un avoir à émettre
Vous clôturez votre exercice le 31/12/N. Vous avez livré des marchandises le 01/12/N, vous avez facturé la livraison de ces marchandises à la même date. Le 27/12/N, votre client vous retourne la marchandise. Commercialement, vous décidé de lui faire un avoir du montant de la marchandise retournée, votre comptable a émis l'avoir le 04/01/N+1.
La restitution de la marchandise étant intervenue la clôture de l'exercice, et l'avoir n'ayant pas émis dans l'exercice, il sera nécessaire de comptabiliser un avoir à émettre à la clôture.
Les charges constatées d'avance et les produits constatés d'avance
Les charges et les produits constatés d'avance sont relatifs à la comptabilisation de charges ou de produit sur un exercice N dont une partie concerne l'exercice N+1.
Seul le prorata de la charge/produit relatif à l'exercice doit être constaté dans les comptes. Par conséquent, il est nécessaire de diminuer la charge ou produit, pour ce faire votre expert-comptable va comptabiliser une charge ou un produit constaté d'avance en fonction du cas d'espèce.
Exemple d'une charge constatée d'avance
Vous clôturez votre exercice le 31/12/N. La périodicité de votre abonnement téléphonique est la suivante : du 01/12/N au 31/01/N+1.
La charge relative à l'exercice N+1 (01/01/N+1 au 31/01/N+1) doit être neutralisé dans les comptes.
Par conséquent, votre expert-comptable va comptabiliser une charge constatée d'avance.
Exemple d'un produit constaté d'avance
Vous clôturez votre exercice le 31/12/N. Vous réalisez une prestation de maintenance informatique chez votre client du 01/12/N au 31/12/N+1.
Le produit relatif à l'exercice N+1 (01/01/N+1 au 31/01/N+1) doit être neutralisé dans les comptes.
Par conséquent, votre expert-comptable va comptabiliser un produit constaté d'avance.
Les provisions d'agios bancaires, les intérêts courus sur emprunts
Les agios relatifs au dernier trimestre de votre exercice comptable sont généralement reçus le mois suivant la clôture. Afin de comptabiliser cette charge qui se rattache à l'exercice clôturé, votre expert-comptable va comptabiliser une charge à payer.
Les intérêts courus sur emprunt concernent les intérêts d'emprunt dont la mensualité est prélevée en N+1 mais dont une partie de la charge d'intérêt est à rattacher à l'exercice N.
Exemple de charge à payer sur agios
Vous clôturez votre exercice le 31/12/N. Vous avez reçu le 4/01/N+1 le relevé des agios du 4ème trimestre N.
Votre expert-comptable va comptabiliser les agios correspondant à travers une charge à payer.
Exemple d'intérêts courus sur emprunt
Vous clôturez votre exercice le 31/12/N. La dernière échéance de l'exercice N a été prélevé le 30/11/N, la prochaine échéance sera prélevé le 30/01/N+1.
Votre expert-comptable va comptabiliser des intérêts courus relatifs à la période du 01/12/N au 31/12/N.
Les intérêts sur comptes courants
Vous disposez d'un compte courant d'associé et celui-ci fait l'objet d'une rémunération (nous ne traiterons pas de la charge d'intérêts maximum sur compte courant admissible en déduction du résultat fiscal).
Sur la totalité de l'exercice, vous avez laissé la somme de 10 K¤ sur votre compte courant d'associé, la rémunération de ce compte courant est de 2%.
A la clôture, votre expert-comptable va comptabiliser les intérêts qui vous sont dus pour 200 euros.
Les provisions congés payés
Votre entreprise emploie des salariés en contrat à durée indéterminée. A la clôture, votre expert-comptable doit comptabiliser la dette vis-à-vis de ses salariés correspondant au montant des congés payés et en cours d'acquisition sur l'exercice.
Ce montant correspondant au montant de congés payés que vous devriez payer à vos salariés en cas de licenciement. La méthode de calcul est variable et dépend de plusieurs paramètres (éléments composant la base brute, durée du travail, etc...).