A quelques semaines du début de la période fiscale, nous vous proposons une checklist des points à passer en revue sur l'ensemble de vos dossiers pour préparer au mieux la période de clôture. Dans le même temps, l'émergence de solutions comptables collaboratives réduit beaucoup l'intérêt de ces contrôles annuels, au profit d'une révision du dossier en quasi temps réel.
Comment concilier les deux ?
Une bonne partie de la période fiscale se joue avant son démarrage. La saisie et le pointage des dossiers peuvent être avancés au maximum, et les clôtures planifiées pour assurer une production constante avant l'échéance déclarative. Concrètement, quels sont les contrôles à réaliser en fin d'année ?
Identifier les points en suspens sur le dossier
La première étape est bien s»r de vérifier l'état d'avancement de la saisie des dossiers, mais aussi de leur pointage.
Identifier les points en suspens | |
Vérifier l'exhaustivité de la saisie | |
Valider le bon lettrage des comptes | |
Vérifier l'absence de compte d'attente | |
Vérifier l'absence de fournisseurs débiteurs et de clients créditeurs non justifiés | |
Pourquoi les solutions comptables collaboratives facilitent ce contrôle : Pennylane propose un suivi d'avancement de la production comptable et des échéances fiscales, qui permet en un coup d'«il de détecter les dossiers qui n'ont pas été suffisamment avancés.
Avec la récupération automatique des factures d'achat et des factures de vente (y compris avec des connecteurs sur les sites marchands), vous disposez en permanence d'une information comptable exhaustive et justifiée par les pièces attachées. Pennylane propose enfin le lettrage automatique dès la saisie.
Anticiper les écritures de fin d'année et les points de blocage récurrents
De nombreuses écritures de fin d'année peuvent être anticipées dans les dernières semaines qui précèdent la clôture. C'est autant de temps gagné en pleine période fiscale.
Par ailleurs, dans de nombreux cas, les problèmes rencontrés au cours d'une clôture se reproduisent d'une année sur l'autre. Ce fournisseur important met-il systématiquement du temps pour transmettre les factures manquantes ? Le client doit-il demander les relevés d'un compte secondaire peu ou pas utilisé à sa banque, chaque année, au mois de janvier ? La liste des litiges en cours nécessite-t-elle habituellement un long échange avec le cabinet d'avocat ?
Tous ces points récurrents doivent être consignés dans le dossier permanent du dossier, pour être traités en amont de la clôture.
Anticiper les écritures de fin d'année et les points de blocage récurrents | |
Vérifier les notes du dossier de révision N-1 ou dossier permanent | |
S'assurer de disposer des factures liées aux charges susceptibles d'être comptabilisées en immobilisations | |
Comptabiliser l'affectation du résultat (et donc obtenir le procès-verbal d'assemblée générale) | |
Faire vérifier l'état des immobilisations par le client | |
S'assurer de disposer des pièces justificatives relatives aux éventuelles charges et produits constatés d'avance | |
S'assurer de l'absence de compte bancaire « invisible » en saisie (compte PayPal qui n'aurait pas été signalé par exemple ou compte bancaire secondaire sans activité) | |
Si besoin, circulariser les tiers qui posent problème chaque année (fournisseur qui ne fournit pas immédiatement les relevés demandés par exemple) | |
Vérifier la séquence de la numérotation des factures de vente | |
Le cas échéant, demander au client d'obtenir un état des lieux des litiges en cours auprès de son conseil | |
Pourquoi les solutions collaboratives simplifient cette étape : Pennylane propose un fil de discussion entre collaborateurs directement sur le dossier, permettant de réunir toutes les informations nécessaires auprès des autres pôles du cabinet, social ou juridique. Par ailleurs, de nombreuses écritures d'inventaires sont automatisées dès la saisie de la pièce ou via des modules de cut-off, comme les produits et charges constatés d'avance, les factures non parvenues, les factures à établir, les immobilisations ou les emprunts.
Relancer les clients en réalisant des arbitrages
Une fois les points en suspens et les points de blocage historiques identifiés, il convient de les adresser au client, en tenant compte de leur importance relative. En effet, certains points ayant un impact non significatif sur les comptes peuvent être traités sans remettre en cause la cohérence et la vraisemblance des états financiers ni faire courir de risque fiscal ou social au client. Bien entendu, pour rassurer les collaborateurs, ce seuil, établi dossier par dossier voire cycle par cycle, doit être partagé et assumé par l'expert-comptable.
Relancer les clients en réalisant des arbitrages | |
Définir un seuil par dossier, et s'assurer qu'il est assumé par l'expert-comptable signataire du dossier | |
Réaliser des arbitrages sur les points en suspens en fonction de ce seuil | |
Adresser la liste des points en suspens au client | |
Prévoir des relances régulières | |
Pourquoi les solutions collaboratives simplifient cette étape : Pennylane dispose d'une fonctionnalité de relance automatique des clients pour les pièces manquantes.
« Dans l'outil, il est possible de taguer, très simplement, une opération pour laquelle il manque la pièce. Le client reçoit alors automatiquement une notification » précise Rapha«l Madar, expert-comptable et commissaire aux comptes au sein du cabinet Censea Partners.
Cette notification est envoyée une fois par semaine et sera bientôt affichée directement dans l'espace client.
Préparer le planning des clôtures
Un calendrier prévisionnel des clôtures de dossiers permet de donner de la visibilité aux clients, aux collaborateurs, et d'optimiser la répartition de la charge de travail sur la période fiscale. Il évite aussi de perdre du temps à choisir le dossier suivant dans une période ou chaque heure compte, ou presque.
Préparer le planning des clôtures | |
Vérifier si certains clients n'ont pas d'impératifs (bilan à fournir à la banque pour un projet à une date précise par exemple) | |
Classer les dossiers par état d'avancement | |
Établir un planning de clôture en priorisant les dossiers qui peuvent être clôturés rapidement (état d'avancement et/ou en fonction de la forme juridique, BNC ou SCI par exemple) | |
« Nous commençons par demander aux clients s'ils ont des exigences particulières, liées à un projet d'investissement ou au montage d'un dossier de financement par exemple, puis nous priorisons les dossiers en fonction. Les clients qui ont joué le jeu tout au long de l'année en transmettant régulièrement leurs pièces et en répondant à nos demandes voient également leur dossier traité plus rapidement. », Rapha«l Madar.
Les outils collaboratifs simplifient la période fiscale et transforment la relation client
Les solutions de production comptable collaboratives permettent de réaliser ces contrôles tout au long de l'année, et d'en automatiser une grande partie.
« Sur les dossiers gérés via Pennylane, nous n'avons plus besoin de prévoir des points pré-clôture en fin d'année. L'aspect collaboratif et les échanges permanents avec les clients nous permettent de passer en revue les points en suspens toutes les semaines, et donc d'avoir des dossiers parfaitement propres chaque fin de mois. Nos clients disposent ainsi d'informations financières à jour, et valorisent davantage notre métier. C'est aussi pour nous l'occasion d'établir une nouvelle relation, avec une démarche plus prospective. », Rapha«l Madar.
A l'avenir, ce type de checklist ne devrait donc même plus être nécessaire, l'évolution technologique au service des cabinets permettant enfin de disposer de données fiables, exhaustives et justifiées, en temps réel.