Quel journal comptable pour quelle écriture ?

Article écrit par (1327 articles)
Modifié le
43 734 lectures

Les écritures comptables sont réalisées dans différents journaux qui permettent l'enregistrement des documents comptables ou pièces justificatives.

Le livre journal unique n'est utilisé qu'en comptabilité de trésorerie. Dans les autres cas, on parle de journal centralisateur.

En comptabilité d'engagement, le comptable pourra créer plusieurs journaux auxiliaires. La plupart des logiciels en proposent au moins 4 par défaut : achat, vente, trésorerie et opérations diverses.

À chaque journal comptable son utilisation en comptabilité générale.

Les journaux à utiliser en comptabilité de trésorerie

En comptabilité de trésorerie, tout est simple. Le cahier des recettes et dépenses est matérialisé, dans un logiciel comptable, par les journaux de trésorerie, banque et caisse.

En effet, chaque opération comptabilisée a pour contrepartie :

  • soit un compte bancaire (512) ;
  • soit la caisse (530) en cas de paiement en espèce et de suivi des espèces à la disposition de l'entreprise ;
  • soit un compte 108 (entreprises individuelles) ou un compte 455 (sociétés) lorsque le dirigeant paie avec son compte personnel.

La comptabilité de trésorerie donc au maximum deux types de journaux, journal de trésorerie et journal d'opérations diverses pour tout ce qui ne va pas dans un journal de trésorerie. La création d'un journal par compte bancaire est indispensable.

Lorsque l'entreprise n'a pas de compte bancaire à elle, seul le journal d'opérations diverses est utilisé. C'est le cas de certains professionnels libéraux.

Les journaux comptables à utiliser en comptabilité d'engagement

C'est en comptabilité d'engagement que différents livres-journaux appelés journaux auxiliaires sont utilisés, et même parfois dupliqués plusieurs fois.

On peut ainsi tout à fait imaginer un journal des achats par établissement avec des comptes dédiés à chaque établissement lorsque toute la comptabilité est tenue au siège social et qu'il n'y a qu'une seule comptabilité. Cette méthode permet d'avoir un suivi par établissement sans utiliser la comptabilité analytique.

Les journaux des achats et des ventes serviront à comptabiliser les opérations lorsque le compte de contrepartie est un compte 401 ou 404 (fournisseurs et fournisseurs d'immobilisations) et 411 (clients).

Ainsi, le journal des achats enregistre toutes les factures reçues des fournisseurs et le journal des ventes, les factures envoyées aux clients.

Le journal d'opérations diverses ou journal d'OD sera utilisé dans tous les autres cas, lorsque la contrepartie n'est ni un client ou un fournisseur, ni un compte de trésorerie.

Le journal d'OD enregistre :

  • les salaires du mois ;
  • la déclaration de TVA ;
  • les paiements effectués par les dirigeants ;
  • les virements internes ;
  • et bien sûr, toutes les opérations ou écritures d'inventaire (stocks, provisions, dépréciations, amortissements etc.).

Il peut se décliner en autant de journaux que nécessaire : TVA, paie, charges sociales, immobilisations, cartes bleues, notes de frais ...

Les spécificités des journaux de trésorerie : banque et caisse

Petit point d'attention dans certains logiciels : un nouveau journal de banque devra obligatoirement être typé journal de trésorerie. Idem pour le journal de caisse.

Dans le cas contraire, le rapprochement bancaire ne sera pas possible.

Petite astuce pour les journaux de banque : pensez à mettre le nom de la banque et les derniers chiffres du numéro de compte bancaire dans un intitulé du compte 512 et dans le nom du journal de banque.

Cela vous permet de gagner du temps et empêche de se tromper de journal lorsqu'il y a plusieurs comptes bancaires.

Les autres journaux comptables proposés par les logiciels

Certains logiciels comptables proposent des journaux spéciaux.

C'est le cas du journal de chevauchement de Coala/Sage Génération Experts Connect. Son but : l'extourne automatique des écritures d'inventaires au 1er jour de l'exercice suivant. Un simple clic suffit.

C'est aussi le cas des journaux de situations. Les journaux de situation permettent de conserver l'historique des situations mensuelles, trimestrielles ou semestrielles. Là encore, l'extourne est automatisée.

_____________________________


Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
Suivez moi sur Linkedin et sur Twitter.