Cocerto, acteur majeur de l'expertise comptable, de l'audit et du conseil, installé dans le Grand Ouest et à Paris (18 associés et 270 collaborateurs répartis sur 15 bureaux), vient de finaliser la migration de l'ensemble de la gestion de la paie de ses clients vers fulll (soit 10 000 paies par mois).
Jonathan Sturm, expert-comptable et nouveau directeur général de Cocerto, a piloté ce déploiement en interne avec ses équipes, et le soutien de Boughenmi Ben Salah, responsable intégration fulll paie.
Ils détaillent la coopération nécessaire entre l'éditeur et le cabinet pour assurer la réussite d'une telle migration.
Pourquoi avoir choisi de migrer votre gestion de la paie vers fulll ?
| « Historiquement nous utilisions l'outil Pégase. Nous avions l'ambition de changer d'outil. Durant nos phases de recherche nous avons testé quatre solutions. De facto, le logiciel phare du marché a été exclu, car nous craignions de perdre la maîtrise de la data, de la tarification ou encore des évolutions. Il était primordial de se rapprocher d'une entité plus en phase avec nos valeurs. Les différents testeurs, coordonnés par notre responsable sociale Lydie Fumey, ont établi une grille de notation. Finalement, nous avons sélectionné de manière factuelle celui qui correspondait le plus à nos critères. Nous souhaitions un logiciel intégrant les conventions collectives, contrairement à Pégase. Il devait aussi permettre la réalisation d'une paie collaborative grâce à des navettes avec les clients, via un portail RH. Enfin, nous souhaitions disposer de coffres-forts électroniques, d'un logiciel bien structuré et une interface compatible avec notre GED interne Workplace. Pour toutes ces raisons, nous avons choisi fulll. |
Quelles ont été les différentes étapes de ce projet ?
| « Une migration n'est pas seulement de transférer des données paie d'un logiciel à un autre. Il faut avant tout bien connaître l'organisation de son client, sa structure, afin de pouvoir mettre en place un plan sur mesure. Nous avons donc en amont beaucoup travaillé avec différents interlocuteurs chez Cocerto concernant l'organisation de ce projet. Lors d'une migration, nous devons aussi accompagner le client dans une nouvelle méthodologie. Il faut optimiser au maximum les différents outils que nous avons à notre disposition. Actuellement, avec le portail, nous proposons tout un parcours de processus de paie qui aide le collaborateur avec des interfaces d'intégration de données, des interfaces avec les clients, à la fois « pré paie » ou « post paie ». Avec Cocerto, il ne s'agit pas d'une relation client-fournisseur mais d'un réel partenariat. Nous faisions toutes les semaines des points en toute transparence, en mentionnant les difficultés rencontrées. Nous avons mis en place également certains outils spécifiques. Ensuite, nous avons procédé par étapes. Un mois après les premières réunions nous avons réalisé la première vague de migration pour valider notre processus et pour permettre aux gestionnaires de maîtriser notre outil et de commencer à produire des bulletins sur quelques dossiers ». |
| « Nous avons pris la décision et signé en juillet 2023. Nous avons commencé concrètement la migration en septembre 2023. Il faut préciser que Cocerto dispose d'une filiale 100% dédiée à l'informatique, la société Tétralink. Avec un associé orienté exclusivement informatique et nouvelles technologies, Romain Baguet, qui partage le même langage technique que Boughenmi, la collaboration fluide nous a permis d'avancer plus rapidement. Généralement, il faut compter un trimestre à un semestre entre les premiers échanges et la production des bulletins de paie ». |
Comment les équipes de Cocerto se sont-elles organisées ?
| « Chez Cocerto, nous avions composé deux équipes. Une première équipe de coordination composée de deux associés, Laurence Puton et moi-même, d'une responsable service social, Lydie Fumey et d'un associé informaticien, Romain Baguet et une seconde équipe de référents, plus opérationnelle et technique. C'est principalement cette dernière qui échangeait avec Boughenmi. Elle avait pour mission principale de remonter les informations de terrain et de résoudre les problématiques de blocage. Dans une telle migration, il est important, au-delà de la paie, de prendre en compte d'autres éléments. Cela inclut notamment la gestion de la facturation, la gestion des accès des autres acteurs au sein du cabinet, la gestion de la formation etc... La conduite du changement pour les équipes a également toute son importance. Les collaborateurs doivent adopter un nouveau logiciel avec des process différents, il est impératif d'accompagner quotidiennement cette transition, notamment par une politique formation et RH adaptée ». |
| « fulll conçoit la migration comme du « sur mesure ». L'organisation, la structure et la politique RH de Cocerto ont simplifié les choses. Mettre un projet similaire en place avec un autre cabinet est possible, tout dépendra de son organisation. fulll peut s'adapter aux attentes du client et à ce qu'il est possible de faire. Pour avancer vite et bien dans une migration, il y deux éléments fondamentaux : la proximité entre l'éditeur et le cabinet mais aussi la réactivité des deux ». |
Quels sont les impacts pour les entreprises clientes ?
| « À partir du mois d'octobre nous avons initié une communication auprès de nos clients pour les informer du début de notre migration et les avertir d'une possible latence dans nos réponses. Puis en fin d'année, nous leur avons présenté les avantages de notre passage chez fulll. Depuis janvier, tous nos dossiers clients ont migré et nous avons eu peu de retours internes et externes liés à des problématiques, ce qui est une réelle source de satisfaction pour nous. Désormais, nos clients peuvent profiter de la paie collaborative avec une transmission simplifiée des données. De plus, avec la solution de coffre-fort électronique, nous avons mis en place un processus de validation de la paie par les clients eux-mêmes ». |