Les déboires des gestionnaires de paie en janvier

Le mois de janvier est traditionnellement le mois des vérifications de paramétrage des logiciels de paie, voir du paramétrage manuel pour obtenir des fiches de paie conformes pour l'année entière.

Les décrets d'application traditionnellement publiés pour fin décembre le permettent généralement sans heurts.

En 2019, ce sont les heures supplémentaires exonérées et le prélèvement à la source qui seront source d'inquiétudes pour les professionnels. Le décret d'application est publié fin janvier et les CRM de la DGFIP ne sont pas disponibles à cette date.

La prime exceptionnelle peut être mise en place par une décision unilatérale de l'employeur (à télécharger gratuitement).

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Une entrée en application des heures supplémentaires exonérées et défiscalisées qui semble incertaine pour les paies de fin janvier

Officiellement, la mesure concernant les heures supplémentaires exonérées et défiscalisées s'applique dès le 1er janvier 2019. En réalité, elle ne sera applicable au plus tôt qu'à compter du 25 janvier 2019, date de publication du décret.

Il faudra ensuite encore attendre la mise à jour des logiciels de paie qui n'est pas certaine d'arriver chez tous les éditeurs pour la fin du mois de janvier.

Cette mise à jour des logiciels de paie n'est ni automatique, ni instantanée. Il faudra probablement quelques jours de plus pour que tous les gestionnaires de paie puissent exonérer et défiscaliser les heures supplémentaires.

Car si certains logiciels sont à jour depuis le 25 janvier, date de publication du décret, tous ne le sont pas.

Les conséquences d'un retard dans la remise des documents de fin de contrat

De nombreux cabinets d'expertise comptable et de gestionnaires de paie d'entreprises ont probablement retardé l'élaboration de leurs fiches de paie en attendant le décret et la mise à jour de leurs logiciels. Et ceux qui ne l'ont pas fait n'ont pas exonéré ou défiscalisé les heures supplémentaires.

Or la remise tardive des documents de fin de contrat aux salariés qui ont quitté l'entreprise courant du mois de janvier peut entraîner un préjudice. Si ce préjudice est prouvé, les salariés peuvent demander la condamnation de leur ancien employeur au versement de dommages et intérêts. Ce risque devrait toutefois rester très marginal voire quasi-inexistant.

Un prélèvement à la source de fin janvier qui pourrait se baser sur les taux transmis pour novembre 2018

Aussi surprenant que cela puisse paraître, les taux de prélèvement à la source remontent de plus en plus tardivement aux employeurs.

Pour l'échéance du 15 du mois suivant, la date de mise à disposition des CRM de la DGFIP a été :

• le 22 novembre pour la DSN du mois d'octobre ;
• le 26 décembre pour la DSN du mois de novembre.

Le 26 janvier 2019, les CRM des DSN de décembre déposées pour le 15 janvier ou dans les jours qui ont précédé n'étaient pas tous disponibles.

Et s'il est possible d'utiliser le service Topaz pour obtenir le taux de prélèvement à la source d'un salarié qui débute son contrat de travail en décembre ou janvier, il faut tout de même l'anticiper de quelques jours.

Autour du 15 décembre 2018, le délai de réponse du service ToPaz était de 4 jours ouvrés. Il n'est pas certain qu'une demande déposée le lundi 28 janvier arrive avant la fin du mois.

Rappelons simplement que le CRM du mois de novembre transmis en décembre reste valable jusqu'à fin février et peut donc être utilisé pour la paie du mois de janvier.