Le lettrage comptable est une méthode utilisée en comptabilité afin de faire le lien entre une facture et son règlement. Cette procédure est généralement utilisée pour les comptes clients et les fournisseurs.
Nous vous expliquons tout sur le lettrage comptable : sa définition, les différentes méthodes existantes et son intérêt en entreprise.
Définition du lettrage en comptabilité
Le lettrage comptable est une opération qui consiste à attribuer une lettre à chaque écriture dans un compte donné. Il permet ensuite de rapprocher les règlements des factures correspondantes.
Le rapprochement entre différentes écritures comptables est réalisé grâce à une codification composée de plusieurs « lettres ». Ceci permet de visualiser plus rapidement les factures non réglées.
Cette combinaison de lettres est attribuée à des mouvements de sens opposés dont le solde est égal à zéro. S'il existe un écart non significatif, une écriture d'ajustement peut être saisie.
Exemple de lettrage des comptes dans un grand livre fournisseur
Pour mieux comprendre le principe du lettrage comptable, nous vous donnons un exemple réalisé à partir d'un compte fournisseur 401 DUPONT.
Date | Jal | Réf | Libellé | Débit | Crédit | Solde | Lettrage |
05/01 | AC | 0105 | Achat de marchandises | 550¤ | 550¤ | AAA | |
12/01 | AC | 0134 | Avoir - Retour de marchandises | 150¤ | 400¤ | AAA | |
31/01 | BQ | CHQ | Règlement DUPONT | 400¤ | AAA | ||
05/02 | AC | 0212 | Achat de marchandises | 300¤ | 300¤ |
Les lettres AAA sont utilisées pour indiquer le lien entre la facture, l'avoir et le règlement réalisé auprès du fournisseur.
Effectuer le lettrage permet aussi de rapprocher :
- le paiement avec plusieurs factures clients ou fournisseurs ;
- des acomptes avec la facture définitive.
Avec cette méthode, les relances clients sont envoyées pour les seules factures non réglées et les fournisseurs ne sont payés qu'une seule fois.
Les méthodes de lettrage comptable
Le lettrage comptable peut être réalisé de deux manières différentes sur les logiciels actuels. On parle de méthode de lettrage manuelle ou automatique.
Qui fait le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable peut être réalisé manuellement par le comptable ou le collaborateur de cabinet. Il peut aussi être partiellement ou totalement automatisé. De nombreux logiciels comptables proposent une fonction de lettrage automatique sur un solde égal à zéro.
Le lettrage manuel : un travail chronophage
Le lettrage comptable réalisé manuellement nécessite l'intervention du comptable pour relier une ou plusieurs factures avec un ou plusieurs règlements. Dans certains cas, ce travail peut être assez lourd à gérer dans la mesure où il est très chronophage. C'est pourquoi, ce type de lettrage doit être réalisé de manière régulière. L'objectif est de ne pas arriver à la clôture de l'exercice avec tous les comptes de tiers à lettrer !
Le lettrage automatique : gain de temps mais risques d'erreurs
La plupart des logiciels de comptabilité offrent cette possibilité d'automatiser le lettrage. Ici, il n'est plus nécessaire au comptable d'intervenir manuellement. En lançant cette fonctionnalité, le système va détecter les factures et les règlements liés automatiquement.
Cette méthode permet de gagner du temps. Toutefois, dans le cas d'un tiers ayant plusieurs factures d'un même montant, le lettrage automatique peut être risqué. Le logiciel peut faire de mauvais rapprochements.
Quand faire un lettrage en comptabilité ?
En comptabilité, le lettrage des comptes est effectué sur les comptes de tiers, clients ou fournisseurs. Il peut être fait une fois par trimestre, par mois, ou plus régulièrement, après chaque saisie comptable ou import des données bancaires.
Certains logiciels proposent à chaque nouveau mouvement bancaire de rapprocher l'opération d'une facture déjà saisie. L'utilisateur confirme alors qu'un règlement correspond à une facture dans le module de gestion. Le lettrage est alors fait automatiquement par le logiciel, de façon transparente. La plupart des opérations sont donc lettrées au fur et à mesure, sans que l'utilisateur n'ait jamais lancé de lettrage.
L'intérêt du lettrage comptable : la justification des comptes fournisseurs
L'utilisation du lettrage comptable pour les comptes de tiers a l'avantage de faire le lien entre une facture et son règlement. Il permet d'isoler les factures restant à payer pour les fournisseurs, mais également, les factures restant à encaisser pour les clients.
Le lettrage comptable permet de faire un point régulier sur l'état des comptes de tiers qui permet d'optimiser l'exploitation des données comptables. C'est un bon moyen de contrôle des comptes, et de préparation du bilan comptable.
Il est souvent abordé le lettrage comptable dans le cas des tiers. Toutefois, il existe aussi une autre forme de lettrage avec le rapprochement bancaire. Pour ce faire, il faut pointer les écritures passées en banque avec les écritures passées en comptabilité.
Des opérations comptables qui peuvent s'avérer fastidieuses mais qui font partie du quotidien du métier de comptable et d'expert-comptable !