Le lettrage comptable : pour justifier ses comptes de tiers

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Le lettrage comptable est une méthode utilisée en comptabilité afin de faire le lien entre une facture et son règlement. Cette procédure est généralement utilisée pour les comptes clients et les fournisseurs.

Nous vous expliquons tout sur le lettrage comptable : sa définition, les différentes méthodes existantes mais également l'intérêt de cette procédure au sein d'une entreprise.

Définition du lettrage en comptabilité

Le lettrage comptable est une opération qui consiste à attribuer une lettre et permet de faire un tri entre, d'une part, le ou les règlements reçus ou effectués et, d'autre part, la ou les factures correspondantes.

Le rapprochement entre différentes écritures comptables est réalisé grâce à une codification composée de plusieurs « lettres » permettant ainsi de visualiser plus rapidement les factures non réglées. 

Cette combinaison de lettres est attribuée à des mouvements de sens opposés dont le solde est égal à zéro (ou suffisamment proche de zéro pour être lié aux arrondis).

Exemple de lettrage des comptes dans un grand livre fournisseur

Pour mieux comprendre le principe du lettrage comptable, nous vous donnons un exemple réalisé à partir d'un compte fournisseur 401 DUPONT.

Date

Jal

Réf

Libellé

Débit

Crédit

Solde

Lettrage

05/01

AC

0105

Achat de marchandises
FRS Dupont

550¤

550¤

AAA

12/01

AC

0134

Avoir - Retour de marchandises

150¤

400¤

AAA

31/01

BQ

CHQ

Règlement DUPONT

400¤

AAA

05/02

AC

0212

Achat de marchandises
FRS Dupont

300¤

300¤

Les lettres AAA sont utilisées pour indiquer le lien entre la facture d'achat, l'avoir reçu suite au retour de marchandises et le règlement réalisé auprès du fournisseur DUPONT.

Effectuer le lettrage permet aussi de rapprocher le paiement avec plusieurs factures clients ou fournisseurs ou de rapprocher des acomptes avec la facture définitive.

Avec cette méthode, les relances clients sont envoyées pour les seules factures non réglées et les fournisseurs ne sont payés qu'une seule fois.

Les méthodes de lettrage comptable

Le lettrage comptable peut être réalisé de deux manières différentes sur les logiciels actuels. On parle de lettrage manuel ou de lettrage automatique.

Qui fait le lettrage comptable ?

Le lettrage comptable peut être réalisé manuellement par le comptable ou le collaborateur de cabinet. Il peut aussi être partiellement ou totalement automatisé. De nombreux logiciels comptables proposent une fonction de lettrage automatique sur un solde égal à zéro.

Le lettrage manuel : un travail chronophage

Le lettrage comptable réalisé manuellement nécessite l'intervention du comptable pour relier une ou plusieurs factures avec un ou plusieurs règlements. Dans certains cas, ce travail peut être assez lourd à gérer dans la mesure où il est très chronophage. C'est pourquoi, ce type de lettrage doit être réalisé de manière régulière pour ne pas arriver à la clôture de l'exercice et avoir tous les comptes de tiers à lettrer !

Le lettrage automatique : gain de temps mais risques d'erreurs

La plupart des logiciels de comptabilité offrent cette possibilité d'automatiser le lettrage. Ici, il n'est plus nécessaire au comptable d'intervenir manuellement mais en lançant cette fonctionnalité, le système va détecter les factures et les règlements liés automatiquement.

Cette méthode permet un gain de temps non négligeable. Toutefois, dans le cas d'un tiers ayant plusieurs factures d'un même montant, le lettrage automatique peut être risqué dans la mesure où le lettrage ne sera pas réalisé correctement.

Quand faire un lettrage en comptabilité ?

En comptabilité, le lettrage des comptes est effectué sur les comptes de tiers, clients ou fournisseurs. Il peut être fait une fois par trimestre, par mois, ou plus régulièrement, après chaque saisie ou import des données bancaires.

L'intérêt du lettrage comptable : isoler les factures en attente de paiement

L'utilisation du lettrage comptable pour les comptes de tiers a l'avantage de faire le lien entre une facture et son règlement. Il permet d'isoler les factures restant à payer pour les fournisseurs, mais également, les factures restant à encaisser pour les clients.

Le lettrage comptable permet de faire un point régulier sur l'état des comptes de tiers qui permet d'optimiser l'exploitation des données comptables.

Il est souvent abordé le lettrage comptable dans le cas des tiers. Toutefois, il existe aussi une autre forme de lettrage avec le rapprochement bancaire. Pour ce faire, il faut pointer les écritures passées en banque avec les écritures passées en comptabilité.

Des opérations comptables qui peuvent s'avérer fastidieuses mais qui font partie du quotidien du métier de comptable !



Vénaïg Le Bris est diplômée d'expertise comptable et inscrite à l'Ordre des experts-comptables de Bretagne.