Tous les salariés (CDI, CDD, intérim, temps partiel) ont droit, chaque année, et dès l'embauche, à des jours de congés payés à la charge de l'employeur. Si les congés annuels (congé principal) sont pris entre le 1er juin et le 31 octobre, le solde doit être pris avant le 31 mai de l'année suivante.
Les modalités de calcul des jours de congés acquis et pris se font soit en jours ouvrés soit en jours ouvrables.
En présence d'une caisse de congés payés (secteur du bâtiment, spectacle...), les jours de congés et le montant de l'indemnité sont pris en charge par cette caisse.
Calcul des congés payés acquis par le salarié
L'acquisition des jours de congés se fait tout au long de la période de référence.
Calcul des congés payés et période de référence
La période de référence pour l'acquisition des droits à congés est fixée par le Code du travail soit :
- du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours ;
- du 1er avril de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours dans les entreprises qui doivent adhérer à une caisse de congés payés (exemple : le bâtiment).
Certaines conventions collectives ou accords collectifs peuvent fixer des dates différentes, par exemple pour aligner la période de référence sur l'année civile.
Calcul des congés payés acquis par les salariés
Le Code du travail consacre un mode de calcul en jours ouvrables et le décompte se fait donc du lundi au samedi, peu important que le salarié travaille bien du lundi au samedi ou non.
Lorsque le calcul se fait en jours ouvrables, le salarié acquiert 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif (ou période équivalente de 24 jours ou de 4 semaines) chez le même employeur.
Cela correspond à 30 jours ouvrables (5 semaines) sur une année complète.
Lorsque le nombre de jours de congés acquis n'est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier supérieur.
Pourquoi 2,08 de congés par mois ?
L'employeur peut décider de calculer les congés en jours ouvrés, du lundi au vendredi.
Les 5 semaines de congés payés correspondent alors à 25 jours ouvrés et à 2,08 jours par mois (25/12).
Le calcul des congés payés en jours ouvrés ne doit pas léser le salarié. Des ajustements peuvent donc s'avérer nécessaires au moment de la prise des congés, par exemple lorsqu'un jour férié tombe un samedi, jour ouvrable mais non ouvré.
Avec le décompte des congés en jours ouvrés, les salariés en congés au cours de la semaine considérée devront bénéficier d'un jour de congés supplémentaire pour le jour férié.
Des dispositions conventionnelles, le contrat de travail ou les usages peuvent prévoir un calcul des congés payés plus favorable que la durée légale.
Le cas d'un mois incomplet
Pour le calcul des congés payés en mois incomplet (lorsque le salarié entre ou sort de l'entreprise), un prorata de congés payés sera appliqué au nombre de jours acquis au titre du mois considéré.
A la fin de la période de référence, le salarié aura en principe acquis un maximum de 30 jours ouvrables de congés payés soit 5 semaines.
Le cas des salariés à temps partiel
Le salarié à temps partiel acquiert ses congés payés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet.
L'employeur n'a donc pas le droit de proratiser les droits à congés payés d'un salarié à temps partiel en fonction des jours de la semaine réellement travaillés.
Les durées assimilées à un mois de travail complet
Le Code du travail assimile à un mois de travail, toutes les périodes de :
- 4 semaines ;
- 24 jours ouvrables (4 semaines de 6 jours).
La conséquence de cette règle est qu'un salarié qui a été absent moins de quatre semaines sur l'année a tout de même droit à ses cinq semaines de congés payés sur l'année (48 semaines de travail ouvrent droit à 30 jours ouvrables de congés).
Les périodes considérées comme du temps de travail effectif pour l'acquisition des congés payés
Certaines périodes sont considérées comme du temps de travail effectif pour l'acquisition des droits à congés.
Il s'agit notamment :
- des périodes de congés payés ;
- des périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant, d'adoption ;
- des contreparties obligatoires en repos des heures supplémentaires ;
- des jours de repos supplémentaires prévus par les conventions collectives.
La situation particulière de l'arrêt maladie
On rappelle que, jusqu'aux décisions de la Cour de cassation du 13 septembre 2023, le droit français prévoyait que seules les absences pour maladie d'origine professionnelle et accidents du travail étaient assimilées à du travail effectif pour l'acquisition des congés payés, dans la limite d'une durée ininterrompue d'1 an. Or, cette position a été jugée contraire au droit de l'Union européenne qui conditionne le droit aux congés payés à la seule qualité de « travailleur » sans faire de distinction entre le salarié dont le contrat de travail est suspendu et celui qui travaille.
En conséquence de ces arrêts, toutes les absences pour accident ou maladie, qu'elles soient d'origine professionnelle ou non professionnelle, permettent au salarié d'acquérir des congés payés, sans limitation de durée.
Dès lors, afin de garantir la mise en conformité du droit français au droit européen en la matière, les dispositions du Code du travail ont été modifiées par la loi n°2024-264 du 22 avril 2024. Ainsi, désormais, aux termes de celle-ci :
- les périodes d'absence pour accident ou maladie (d'origine professionnelle ou non) sont assimilées à du temps de travail effectif ;
- les périodes d'absence pour accident ou maladie d'origine non professionnels ne permettent toutefois d'acquérir que 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence, soit 4 semaines de congés payés par an (contre 2,5 jours dans tous les autres cas d'assimilation des périodes de suspension à du travail effectif) ;
- ces mêmes périodes d'absence pour accident ou maladie non professionnels sont considérées comme rémunérées selon l'horaire de travail de l'entreprise selon la règle du 1/10e, dans la limite de 80% de la rémunération associée ;
- l'assimilation des périodes d'absence pour accident ou maladie (professionnelle ou non) n'est pas limitée dans le temps, la limitation du cumul de congés payés à la première année d'absence ayant été supprimée ;
- le salarié empêché de prendre ses congés payés en raison de la maladie ou de l'accident bénéficie d'un droit au report des congés non pris durant 15 mois ;
- le salarié doit être informé par l'employeur (en pratique par LRAR ou sur le bulletin de paie) dans le mois qui suit la reprise du travail, du nombre de jours de congés acquis et non pris en raison de l'absence pour maladie et de la date jusqu'à laquelle ces jours de congés peuvent être pris. Cette information marque le point de départ du délai de report de 15 mois.
Attention
En pratique, ces nouvelles règles obligent l'employeur de mettre en place avec son éditeur de logiciel de paie des paramétrages permettant deux décomptes distincts de congés payés (maladie non professionnelle pour 2 jours/mois et autres cas pour 2,5 jours/mois).
Par ailleurs, la reconnaissance ultérieure éventuelle du caractère professionnel d'un accident ou d'une maladie imposera d'effectuer une régularisation.
Enfin, certaines dispositions de la nouvelle loi (celles relatives à l'acquisition de 2 jours/mois de congés payés en cas de maladie non professionnelle et celles instaurant une période de report des congés payés de 15 mois) sont d'application rétroactives jusqu'au 31 décembre 2009. Le délai de forclusion est de 2 ans pour les salariés en poste au 24 avril 2024, et celui de prescription (pour les anciens salariés) est de 3 ans.
Exemple acquisition de droits à congés payés d'un salarié absent 2 mois pour maladie non professionnelle
Pour une période d'acquisition des CP du 1er juin 2024 au 31 mai 2025 et une période d'absence pour maladie non professionnelle du 1er juillet au 30 septembre 2024, sont acquis :
- du 1er au 30 juin 2024 : 1 x 2,5 jours = 2,5 jours ;
- du 1er juillet au 30 septembre 2024 : 3 x 2 jours = 6 jours ;
- du 1er octobre 2024 au 31 mai 2025 : 8 x 2,5 jours = 20 jours.
Soit un total de 28,5 jours, arrondis à 29 jours de CP acquis.
Calcul des congés payés pris par le salarié
Les congés payés peuvent être pris dès l'embauche dès lors qu'ils sont acquis. Ainsi, un salarié nouvellement embauché peut prendre 2,5 jours ouvrables de congés après un mois de travail effectif si la période de prise des congés est ouverte.
Le décompte des jours de congés payés pris par le salarié se calcule de la même manière pour les salariés à temps plein et à temps partiel.
Cas du salarié à temps partiel
Il convient de procéder au calcul du nombre de jours de congés pris par un salarié à temps partiel sans se borner à retenir comme seuls jours de congés les jours où il devait effectivement travailler : on décompte du premier jour où le salarié aurait dû travailler s'il n'était pas parti en congé, jusqu'à la veille de son retour dans l'entreprise.
Congés payés : dates de départ
La période de prise des congés comprend obligatoirement la période du 1er mai de l'année en cours au 31 octobre de l'année suivante.
La période de prise des congés est fixée :
- soit par la convention collective ou un accord d'entreprise;
- soit, en l'absence de convention ou accord, par l'employeur après avis du CSE.
Elle est portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de la période.
Les conjoints et partenaires liés par un PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
Jours de congés pris : modalités de calcul de droit commun
Pour calculer le nombre de jours de congés pris par un salarié, il faut :
- commencer à compter le premier jour d'absence pour congés payés du salarié ;
- s'arrêter la veille de son retour dans l'entreprise ;
- enlever tous les jours fériés chômés (hors dimanche).
Exemple de calcul du nombre de jours de congés pris
Un salarié à temps plein travaille du lundi au vendredi. Il prend 3 semaines de congés en août. Son dernier jour de travail est le 29 juillet. Son retour est fixé au lundi 22 au matin.
Le salarié aura ainsi pris 17 jours en commençant à compter le lundi 1er août (1er jour d'absence) et en s'arrêtant le dimanche 21 août, veille de son retour. (3 semaines x 6 jours - 1 jour férié le 15 août = 17 jours)
Ce décompte serait le même pour un salarié à temps partiel, qui aurait travaillé du lundi au mercredi par exemple.
Comment calculer ses jours de congés avec un vendredi férié ?
Pour calculer les jours de congés payés pris, il faut compter tous les jours du lundi au samedi et enlever les jours fériés. Lorsqu'un jour férié tombe un vendredi, que le jeudi est un jour de congés payés et que le salarié recommence à travailler le lundi suivant, le samedi est considéré comme un jour de congé.
L'incidence de la maladie sur la prise des congés payés
Comme vu précédemment, depuis la loi du 22 avril 2024, les congés payés non pris en raison d'un arrêt de travail bénéficient d'un report de 15 mois maximum. Le salarié a donc 15 mois pour prendre ce reliquat de congés payés, à compter de la date à laquelle il a été informé de ses droits par l'employeur, après la reprise du travail. Passé ce délai, les congés non pris sont perdus.
En pratique, au 1er jour de l'arrêt de travail pour maladie, est calculé un solde de congés payés acquis qu'il reste au salarié juste avant sa maladie. C'est ce solde restant (acquis avant la maladie) que le salarié pourra reporter sur 15 mois ; le point de départ de ce délai étant le jour où son employeur l'informe du solde de congés payés restant.
Exemple
Le salarié dont l'arrêt pour maladie non professionnelle débute le 1er juillet 2024 possède à cette date un solde de congés payés acquis sur la période 1er juin 2023-31 mai 2024. Si le salarié a déjà pris 3 jours de congés payés au mois de juin 2024, ce solde sera de : 30 - 3 = 27 jours.
Par hypothèse, le salarié revient d'arrêt maladie le 1er octobre 2024 et l'employeur l'informe le même jour de son solde de congés payés, au titre de la période d'acquisition 1er juin 2023-31 mai 2024, de 27 jours. Le salarié aura alors jusqu'au 31 décembre 2025 (01/10/2024 + 15 mois) pour prendre ses 27 jours de congés payés non pris.
A noter que l'information transmise au salarié doit également contenir le solde de congés payés acquis connu de l'employeur, dans l'exemple, au 1er octobre 2024. Il s'agit des congés payés acquis à cette date au titre de la période d'acquisition du 1er juin 2024-31 mai 2025. Ce solde tient compte des congés acquis durant l'arrêt maladie.
Dans l'exemple, ce solde est donc composé du mois de juin 2024 et des 3 mois d'arrêt maladie non professionnelle (juillet-août-septembre 2024), soit : 2,5 + (3 x 2) = 8,5 jours de congés payés acquis à ce titre.
Par ailleurs, des modalités particulières sont également prévues lorsque le salarié est en arrêt maladie durant plus d'un an ou s'il ne reprend pas son travail à l'expiration du délai de report.
En tout état de cause, le salarié peut cumuler son indemnité de congés payés avec ses indemnités journalières de Sécurité sociale mais ne perçoit pas le complément de rémunération conventionnel au titre de la maladie.
La rupture du contrat de travail et le solde des congés payés non pris
En cas de rupture du contrat de travail, deux solutions s'offrent à l'employeur et au salarié.
Solder les congés payés sous forme d'indemnités
Les congés payés restants au dernier jour du contrat sont payés sous forme d'indemnités de congés payés sur le dernier bulletin de salaire.
Prendre les congés payés restants avant la fin du contrat
L'employeur et le salarié peuvent se mettre d'accord pour que le salarié prenne ses derniers congés payés acquis avant sa date de départ. Cette solution est valable si le nombre de congés payés restants est suffisant.