Tous les salariés ont droit à des jours de congés payés à la charge de l'employeur. Si les congés annuels (congé principal) sont pris entre le 1er juin et le 31 octobre, le solde doit être pris avant le 31 mai de l'année suivante.
Les modalités de calcul des jours de congés acquis et pris se font soit en jours ouvrés soit en jours ouvrables.
En présence d'une caisse de congés payés, les jours de congés et le montant de l'indemnité sont pris en charge par cette caisse.
Calcul des congés payés acquis par le salarié
L'acquisition des jours de congés se fait tout au long de la période de référence.
Calcul des congés payés et période de référence
La période de référence pour l'acquisition des droits à congés est fixée par le code du travail soit :
- du 1er juin au 31 mai de l'année suivante ;
- du 1er avril au 31 mars de l'année suivante dans les entreprises qui doivent adhérer à une caisse de congés payés (exemple : le bâtiment).
Certains accords collectifs peuvent venir modifier cette période de référence et l'aligner sur l'année civile.
Le calcul des jours de congés acquis par les salariés
Le code du travail consacre un mode de calcul en jours ouvrables et le décompte se fait donc du lundi au samedi, peu importe que le salarié travaille bien du lundi au samedi ou non.
Lorsque le calcul se fait en jours ouvrables, le salarié obtient deux jours et demi de congés payés par mois travaillé.
En vertu de l'article 3141-3 du code du travail, tout salarié acquiert 2 jours et demi de congés payés par mois de travail effectif qu'il soit à temps plein ou à temps partiel.
Pourquoi 2,08 de congés par mois ?
Lorsque le calcul des congés payés se fait en jours ouvrés, du lundi au vendredi, les 5 semaines correspondent à 25 jours ouvrés. Le salarié obtient alors 2,08 jours par mois travaillé soit 25 jours / 12 mois.
Cependant, dans ce second cas, il faudra bien garder à l'esprit que ce mode de calcul ne peut pas être défavorable au salarié et des ajustements seront parfois nécessaires, au moment de la prise des congés, surtout lorsqu'un jour férié tombe un samedi.
Le cas d'un mois incomplet
Le calcul de congés payés en mois incomplet, lorsque le salarié entre ou sort de l'entreprise, un prorata de congés payés sera appliqué au nombre de jours acquis au titre du mois considéré.
A la fin de la période de référence, le salarié aura en principe acquis un maximum de 30 jours ouvrables de congés payés soit cinq semaines.
Le cas des salariés à temps partiel
Le salarié à temps partiel acquiert ses congés payés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. Il n'est donc pas question de proratiser le nombre de jours de congés en fonction des jours de la semaine réellement travaillés.
Les durées assimilées à un mois de travail complet
Le code du travail assimile à un mois de travail, toutes les périodes de :
- quatre semaines ;
- 24 jours ouvrables (4 semaines de 6 jours) ;
- et par analogie : 20 jours ouvrés en cas de décompte en jours ouvrés.
Cette disposition explique qu'un salarié qui a été absent pendant un maximum de quatre semaines a tout de même droit à ses cinq semaines de congés payés.
Les périodes considérées comme du temps de travail effectif
Certaines périodes sont considérées comme du temps de travail effectif pour l'acquisition des droits à congés.
Il s'agit :
- des périodes de congés payés ;
- des périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant, d'adoption ;
- des contreparties obligatoires en repos en cas d'heures supplémentaires ;
- des jours de repos supplémentaires prévus par les conventions collectives ;
- des périodes d'accidents du travail, accidents de trajets et maladies professionnelles, dans la limite d'un an.
Calcul des congés payés pris par le salarié
Le décompte des jours de congés payés pris par le salarié se calcule de la même manière pour les salariés à temps plein et à temps partiel.
Cas du salarié à temps partiel
L'employeur devra simplement vérifier que le fractionnement du salarié à temps partiel (qui ne prendrait que des lundi et mardi alors qu'il travaille du lundi au mercredi) n'aboutit pas à une rupture d'égalité avec les autres salariés.
Congés payés : dates de départ
Le droit à congés s'exerce chaque année et les congés payés peuvent être pris dès l'embauche. La période de prise des congés comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre.
Les dates des congés dépendent de l'ordre des départs fixés soit par un accord, soit par l'employeur.
Les conjoints et partenaires liés par un PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. Ce n'est pas obligatoirement le cas des conjoints qui travaillent dans des entreprises différentes.
Jours de congés pris : modalités de calcul de droit commun
Pour calculer le nombre de jours de congés pris par un salarié, il faut :
- commencer à compter le premier jour d'absence pour congés payés du salarié ;
- s'arrêter la veille de son retour dans l'entreprise ;
- enlever tous les jours fériés chômés (hors dimanche).
Exemple de calcul du nombre de jours de congés pris
Un salarié à temps plein travaille du lundi au vendredi. Il prend 3 semaines de congés en août. Son dernier jour de travail est le 29 juillet. Son retour est fixé au lundi 22 au matin.
Le salarié aura pris 17 jours en commençant à compter le lundi 1er août (1er jour d'absence) et en s'arrêtant le dimanche 21 août, veille de son retour. (3 semaines x 6 jours - 1 jour férié le 15 août = 17 jours)
En jours ouvrables, l'indemnité correspond à 35 / 6 = 5,83 heures par jour du lundi au samedi. En jours ouvrés, on reste sur une moyenne de 7 heures par jour.
Ce décompte serait le même pour un salarié à temps partiel, qui aurait travaillé du lundi au mercredi par exemple.
Comment calculer ses jours de congés avec un vendredi férié ?
Pour calculer ses jours de congés payés, il faut compter tous les jours du lundi au samedi et enlever les jours fériés. Lorsqu'un jour férié tombe un vendredi, que le jeudi est un jour de congés payés et que le salarié recommence à travailler le lundi suivant, le samedi est considéré comme un jour de congé.
L'incidence d'une maladie non professionnelle sur les congés pris par le salarié
Le salarié en maladie professionnelle peut, selon la date à laquelle il tombe malade, bénéficier ou non d'un report de ses droits à congés.
Ainsi, lorsque le salarié tombe malade avant son départ en congé, il bénéficie d'un report des jours de congés non pris. C'est l'employeur qui décide des dates de report.
En revanche, lorsqu'il tombe malade pendant ses congés, il ne bénéficie d'aucun report et cumule son indemnité de congés payés avec ses indemnités journalières de Sécurité sociale.
La rupture du contrat de travail et le solde des congés payés non pris
En cas de rupture du contrat de travail, il y a deux solutions qui s'offrent à l'employeur et au salarié.
Solder les congés payés sous forme d'indemnités
Les congés payés restants au dernier jour du contrat sont payés sous forme d'indemnités de congés payés sur le dernier bulletin de salaire. Cette solution permet à l'employeur de conserver son salarié jusqu'au dernier jour du contrat.
Prendre les congés payés restants avant la fin du contrat
L'employeur et le salarié peuvent se mettre d'accord pour que le salarié prenne ses derniers congés payés acquis avant sa date de départ. Cette solution est valable si le nombre de congés payés restants n'est pas trop élevé.
Il est également possible d'utiliser les deux méthodes, à savoir solder une partie des congés payés restants et régler sous forme d'indemnité le solde.