Comptabiliser la provision pour indemnités de congés payés

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La comptabilisation des indemnités de congés payés est obligatoire parce qu'elle répond aux conditions de comptabilisation d'un passif (dettes de l'entreprise auprès des tiers).

Elle peut toutefois se faire de deux manières, au choix de l'entreprise :

  • soit à la fin de chaque mois avec un ajustement en fin d'exercice ;
  • soit à la clôture de l'exercice et au moment de la prise des congés par le salarié.

En principe, le calcul des congés payés se fait salarié par salarié et en tenant compte des évolutions éventuelles qui interviendront au moment de la prise des congés (augmentation de salaire, variation des charges sociales et fiscales).

On compare ensuite la règle dite « des 10% » du salaire brut avec le salaire que devrait percevoir le salarié au moment de son départ en congés. Le mode de calcul le plus favorable au salarié sera retenu.

Provision pour congés payés : comment être sûr de devoir la provisionner pour l'ensemble des salariés ?

Le principe de la provision pour congés payés passée à la clôture de l'exercice est de tenir compte de la dette de l'entreprise envers ses salariés et les organismes sociaux.

La provision se calcule pour la totalité des droits acquis par les salariés à la date de clôture du bilan, sans faire abstraction d'une catégorie de salariés.

En effet, quelle que soit la situation qui peut se présenter, l'entreprise sera toujours redevable envers ses salariés de l'indemnité compensatrice de congés payés suite aux droits à congés acquis par ces derniers.

Le montant du calcul de l'indemnité ne doit pas être minoré, même si nous sommes en présence d'informations sur une rupture de contrat en cours par exemple. Les congés payés acquis par le salarié concerné lui seront versés soit sous forme d'indemnité compensatrice que l'on retrouve précisée sur le solde de tout compte, soit sous prise effective de jours de congés payés avant la fin de son contrat.

Cette règle est valable quel que soit le type de rupture du contrat de travail : fin de CDD, fin de contrat apprentissage ou de contrat de professionnalisation, démission du salarié, rupture conventionnelle, licenciement pour faute simple, grave ou lourde.

Comptabilisation de la provision pour congés payés à la fin de chaque mois : la méthode de l'abonnement

Cette méthode est généralement utilisée par ceux qui effectuent des situations mensuelles. Il s'agit de comptabiliser les congés payés au fur et à mesure de leur acquisition par les salariés.

Le calcul de cette « provision » est approximatif puisqu'on la calcule en multipliant la masse salariale brute du mois par 10%. Les charges sociales et fiscales sont calculées sur ce montant en fonction du ou des taux applicables à l'entreprise. Un ajustement est ensuite opéré en fin d'exercice.

Exemple de comptabilisation avec la méthode de l'abonnement

Imaginons une masse salariale mensuelle de 15 000¤. Un salarié est embauché en fin d'exercice. Son salaire brut s'élève à 3 000¤.

La période de référence commence en juin et l'exercice comptable coïncide avec l'année civile.

On obtient un total de congés payés fixé à (15 000¤ x 7 + 3 000) x 10% = 10 800¤

1/ Chaque mois, au moment de la mise à jour de la comptabilité du dossier, nous retrouvons cette écriture comptable :

Numéro de compte

Méthode de l'abonnement :
chaque fin de mois
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

6412

 

Congés payés1500¤

 

 

4886

Abonnement des charges

 

1500¤

2/ A la clôture de l'exercice, au moment de l'établissement du bilan, nous calculons et saisissons cette écriture comptable :

Numéro de compte

Méthode de l'abonnement à la
clôture de l'exercice
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

6412

 

Congés payés pour le complément1800¤

 

4886

 

Pour solder le compte à la clôture9000¤

 

 

4282

Pour la totalité

 

10800¤

3/ Au 1er jour de l'exercice suivant, ne pas oublier l'extourne de notre écriture de bilan ci-dessus, ce qui nous donne l'écriture comptable suivante :

Numéro de compte

À l'ouverture de l'exercice suivant
méthode de l'abonnement
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

4282

 

Pour la totalité des droits acquis à la clôture précédente10800¤

 

 

4886

Pour la totalité des droits acquis à la clôture précédente

 

10800¤

4/ Le mois où des salariés sont en congés, nous allons passer l'écriture comptable ci-dessous :

Numéro de compte

Méthode de l'abonnement
Les vacances des salariés
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

4886

 

Salaires perçus par les salariés18000¤

 

 

421

Salaires perçus par les salariés

 

18000¤

 
Ce schéma d'écritures pourra s'appliquer aussi bien aux congés payés qu'aux charges sociales et fiscales correspondantes, en fonction des choix effectués par l'entreprise.

Il suffira de répéter ce schéma en remplaçant les comptes 6412 (congés payés provisionnés) et compte 4282 (dettes provisionnées) par les comptes 645, 631, 633, 4382 et 4482 correspondants.

Autre méthode plus répandue :  comptabilisation de la provision pour congés payés à la clôture de l'exercice puis au moment de la prise des congés

Le mode de calcul de la provision pour congés payés (dettes provisionnées pour congés payés) est détaillé dans un autre article. Ce calcul, qui est le même que celui de l'indemnité compensatrice de congés payés, dépend du nombre de jours de congés acquis au cours de la période de référence.

Exemple de comptabilisation avec la méthode classique

L'entreprise calcule sa provision pour congés payés à la clôture de l'exercice pour 5 000¤. Les taux de cotisations sociales cumulés représentent 20% de ce montant.

Au moment de la prise de congés, les salariés perçoivent une indemnité totale de 15 000¤.

1/ A la clôture de l'exercice, au moment de l'établissement du bilan, nous calculons et saisissons l'écriture comptable suivante :

Numéro de compte

A la clôture de l'exercice :
comptabiliser la provision
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

6412

 

Congés payés provisionnés5000¤

 

 

4282

Congés payés provisionnés

 

5000¤

2/ Au 1er jour de l'exercice suivant, ne pas oublier l'extourne de notre écriture de bilan ci-dessus, en saisissant l'écriture comptable ci-après :

Numéro de compte

À l'ouverture de l'exercice
Extourne de la provision
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

4282

 

Congés payés provisionnés5000¤

 

 

6412

Congés payés provisionnés

 

5000¤

3/ Le mois où des salariés sont en congés, nous allons passer l'écriture comptable ci-dessous :

Au moment de la prise des congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DADS ou DSN.

Numéro de compte

Au moment de la prise de congésMontant

Débit

CréditDébitCrédit

6412 ou 6411

 

Congés payés pris par le salarié15000¤

 

 

421

Congés payés pris par le salarié

 

15000¤

Comptabilisation de la provision des charges fiscales et sociales sur  congés payés

À la clôture de l'exercice, les charges fiscales (CUFPA) et sociales sur congés payés acquis sont comptabilisées de la manière suivante :

Suite de l'exemple précédent

Pour la CUFPA, les montants des charges représentent 64¤ dont 30¤ soumis à TVA (cas d'école).

A la clôture de l'exercice comptable, lors de nos écritures de bilan, bien penser à saisir les écritures suivantes correspondantes respectivement aux provisions de charges sociales et fiscales sur congés payés :

Numéro de compte

Comptabilisation des charges socialesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

645

 

Charges sociales1000¤

 

 

4382

Charges sociales

 

1000¤

Calcul de la provision sur charges sociales

Pour rappel, nous avons précisé que l'entreprise de notre exemple applique un taux de 20% de cotisations sociales, ce qui se calcule ainsi : 5 000¤ x 20% = 1 000¤.

Numéro de compte

Charges fiscalesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

6313

 

Charges fiscales64¤

 

44586

 

TVA sur formation

 

 

4482

Charges fiscales

 

70¤