Depuis le 1er janvier 2023, toute entreprise est tenue de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès du guichet électronique des formalités d'entreprises (guichet unique). Il s'agit du nouveau portail internet sécurisé géré par l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI).
Les experts-comptables doivent donc désormais utiliser ce nouveau service pour effectuer ces formalités pour le compte de leurs clients.
Quelles sont les principales interrogations 15 jours après la mise en service de ce nouveau guichet ? Les formalistes de LegalVision apportent leur expérience et leurs conseils aux professionnels du Chiffre.
Retour sur la mise en place du guichet unique
Le guichet unique (créé par la loi Pacte, articles 1 et 2) remplace les différents réseaux de CFE par une plateforme unique, collectant l'ensemble des informations et des pièces nécessaires à la confection du dossier de formalités et constituant l'interface directe entre les organismes destinataires et les entreprises.
Le guichet unique est opérationnel depuis le 1er avril 2021, mais les CFE continuaient jusqu'au 31 décembre 2022 d'assurer leurs missions en parallèle. Les entreprises avaient donc plusieurs choix pour réaliser leurs formalités : dépôt physique du dossier, transmission par voie postale ou saisine par voie électronique, via le portail d'un CFE ou le guichet unique. Cette période de transition a donc pris fin le 31 décembre 2022.
15 jours après son entrée en vigueur, quel est le premier bilan ?
D'après les retours de nombreux professionnels, les débuts sont difficiles et la plateforme doit faire face à de nombreux problèmes techniques. Selon certaines informations, le guichet unique a été la cible d'une attaque de déni de services (DDoS) le 3 janvier 2023. Cette technique de cyberattaque consiste à saturer un service en envoyant une quantité de demandes impossible à traiter afin de le rendre inaccessible. Selon le ministère de l'Économie et des Finances, ce problème est résolu depuis le 7 janvier 2023.
Concernant les formalités de création, la plateforme est opérationnelle mais des corrections et des améliorations sont apportées en continu.
S'agissant des formalités de modification et de cessation d'activité, la plateforme n'est pas encore complètement opérationnelle, des développements sont actuellement en cours pour la réalisation de certaines formalités.
En parallèle, une procédure de secours a été mise en place par un arrêté du 28 décembre 2022 (publié au Journal officiel du 29 décembre 2022), afin de permettre aux déclarants de continuer à réaliser ces formalités sur la plateforme guichet entreprises, pendant les prochains mois.
Cette procédure de secours peut être déclenchée lorsque les critères cumulatifs suivants sont remplis :
- les dépôts des dossiers ne peuvent être réalisés en raison soit d'une indisponibilité générale du service informatique du guichet unique, soit d'un blocage d'un type de formalité particulier ayant un caractère répétitif et empêchant toute déclaration conforme ;
- il n'est pas possible de déterminer une solution alternative, permettant le dépôt du dossier par l'intermédiaire du guichet unique ;
- l'impossibilité de déposer n'est pas de nature à pouvoir être résolue par le guichet unique dans un délai de 15 jours à compter de la réception du signalement.
Pour information, le Conseil national de l'Ordre des experts-comptables invite aussi les membres de la profession à indiquer leurs questions, leurs retours d'expérience et leurs propositions d'amélioration via un formulaire.
Enfin, concernant le registre national des entreprises (RNE), les modalités de signature électronique des déclarations ont été précisées par un décret du 23 décembre 2022 (décret n°2022-1620 du 23 décembre 2022).
Au-delà de ces difficultés techniques, l'entrée en vigueur du guichet unique soulève aussi de nombreuses questions de fond de la part des professionnels du Chiffre.
Aperçu des principales questions rencontrées par les formalistes de LegalVision
Est-il toujours possible d'effectuer le dépôt des comptes annuels sur Infogreffe après le 31 décembre 2022 ? Faut-il le faire obligatoirement sur le guichet unique ? Peuvent-ils être déposés par courrier directement auprès du greffe ?
Au 1er janvier 2023, il existe toujours deux méthodes pour effectuer le dépôt des comptes :
- par voie dématérialisée via le guichet unique ;
- au format papier directement auprès du greffe.
Disposons-nous d'un délai supplémentaire pour réaliser les dépôts papiers ?
Non, vous ne disposez d'aucun délai supplémentaire concernant la réalisation des dépôts papiers, les délais restent les mêmes à savoir 1 mois à compter de la décision d'approbation pour les dépôts papiers et 2 mois pour les dépôts dématérialisés.
Qui doit être porteur du compte sur le site du guichet unique (collaborateur/expert-comptable/cabinet) ?
Il est possible de créer un compte au nom d'un cabinet et de rattacher à ce cabinet des administrateurs et des utilisateurs.
Est-il possible de télécharger les Kbis et les certificats de non-faillite sur le site du registre national des entreprises ?
Non, les Kbis et autres documents liés au RCS (CNF, états des privilèges et des garanties, CNO, actes...) sont à commander directement auprès du greffe concerné.
De nombreuses autres questions et réponses sur l'arrivée de cette plateforme sont abordées dans la FAQ du guichet unique.
Pourquoi choisir un prestataire externe pour réaliser les formalités juridiques ?
En choisissant de se faire accompagner par un cabinet de formalités légales, les experts-comptables peuvent bénéficier des avantages suivants :
- un gain de temps et une réactivité dans la réalisation puis le dépôt des formalités de leurs clients ;
- l'assurance de ne pas avoir de rejets auprès de l'ensemble des organismes (RCS, URSSAF, Impôts, ...) et de l'INPI ;
- une optimisation des coûts sur les formalités (par exemple un expert en formalité sera capable de réduire le coût de revient d'une annonce légale).
Les formalistes de LegalVision sont des professionnels en matière de réalisation et de déclaration des formalités des entreprises. Ils réalisent chaque année plus de 30 000 formalités pour le compte de professionnels du Droit et du Chiffre.
Des contenus dédiés pour accompagner les professionnels du Chiffre
LegalVision propose des webinaires afin d'accompagner les professionnels concernant l'entrée en vigueur du guichet unique :
LegalVision gère également sur LinkedIn un groupe d'entraide des professionnels du Droit et du Chiffre pour la saisie des formalités sur le guichet unique.
LegalVision présentera aux professionnels, à l'occasion d'un 3ème webinaire : « Guichet unique des entreprises : Premiers retours d'expérience », diffusé le 19 janvier 2023, de 11h30 à 12h, son retour d'expérience, ses astuces et les pièges à éviter. Les inscriptions sont ouvertes.