Les dépenses de personnel représentent plus de 52% de l'assiette du CIR déclaré en 2020. L'Administration fiscale est donc particulièrement vigilante sur ce point et fixe des conditions strictes sur l'éligibilité de ces dépenses.
Les salariés entrant dans l'assiette du CIR
Pour être comprises dans l'assiette du crédit d'impôt recherche, les dépenses de personnel doivent concerner des chercheurs et techniciens de recherche directement et exclusivement affectés aux opérations de recherche ou de développement expérimental.
De ce fait, les activités qui ne s'inscrivent pas directement dans les tâches scientifiques et techniques de la R&D et qui ne sont pas réalisées par du personnel qualifié pour la R&D sont expressément exclues de l'assiette du CIR. C'est le cas pour la finance, les ressources humaines, affaires réglementaires, juridiques, commerciales... qui sont couvertes par le forfait relatif aux dépenses de fonctionnement.
Chercheurs
Les chercheurs sont des scientifiques ou des ingénieurs :
- travaillant à la conception ou à la création de produits, de procédés, de méthodes ou de systèmes nouveaux ;
- titulaires d'un master ou qui, sans remplir ces conditions de diplôme, ont acquis cette qualification au sein de leur entreprise.
Techniciens
Les techniciens de recherche sont des personnes qui travaillent en étroite collaboration avec les chercheurs, pour assurer le soutien technique indispensable aux travaux de recherche et de développement expérimental.
Ils réalisent notamment les opérations suivantes :
- préparation des substances, des matériaux et des appareils pour la réalisation d'expériences ;
- assistance des chercheurs pendant le déroulement des expériences ou exécution des expériences sous le contrôle des chercheurs ;
- entretien et surveillance du fonctionnement des appareils et des équipements nécessaires à la recherche et au développement expérimental.
Auteurs / dirigeants
Lorsqu'un salarié est rémunéré en tant qu'auteur d'une invention, ce montant est inclus dans l'assiette du CIR (que cela soit dans le cadre de son contrat de travail ou de sa propre initiative).
Les dirigeants d'entreprise, qu'ils soient salariés ou non, peuvent être assimilés à des chercheurs ou techniciens de recherche à la double condition suivante :
- ils participent effectivement et personnellement aux projets de recherche éligibles au CIR ;
- leur rémunération est déductible du résultat fiscal.
Les dépenses éligibles
Salaires et cotisations sociales
Les dépenses de personnel de recherche doivent constituer des charges fiscalement déductibles. Sont pris en compte dans l'assiette du CIR :
- les salaires bruts, congés payés, avantages en nature, primes ;
- les cotisations sociales obligatoires.
Il s'agit des cotisations dues au titre des assurances sociales (maladie, invalidité, vieillesse...), chômage, retraite complémentaire et prévoyance complémentaire.
Sont ainsi exclues les taxes assises sur les salaires (taxe d'apprentissage, formation professionnelle continue, effort de construction...).
Constituent des dépenses de personnel éligibles au CIR, les sommes liées à :
- la participation, au titre de l'exercice au cours duquel elles sont réparties entre les salariés.
- l'intéressement, au titre de l'année au cours de laquelle elles sont versées.
Le cas des jeunes docteurs
Les dépenses de personnel qui se rapportent à des personnes titulaires d'un doctorat ou d'un diplôme équivalent, sont prises en compte pour le double de leur montant pendant les vingt-quatre premiers mois suivant leur premier recrutement en CDI, à condition que l'effectif salarié R&D de l'entreprise ne soit pas inférieur à celui de l'année précédente.
La notion de « premier recrutement » est définie comme le premier contrat de travail à durée indéterminée (CDI) conclu postérieurement à son doctorat par un jeune docteur pour des fonctions liées à son niveau de diplôme, quel que soit le lieu de recrutement (en France ou à l'étranger).
L'effectif salarié R&D comprend les chercheurs et techniciens de recherche salariés inclus dans l'assiette du CIR. Les personnels de recherche qui ne sont pas salariés de l'entreprise (mis à disposition, intérimaires, dirigeant non salarié, stagiaires) ne doivent pas être pris en compte dans le calcul de l'effectif. Il convient de comparer l'effectif moyen de l'année de l'embauche à l'effectif moyen de l'année précédente.
Les dépenses de fonctionnement
A noter que des dépenses de fonctionnement, déterminées forfaitairement et sans justificatif, entrent dans l'assiette du CIR. Elles permettent de couvrir les activités administratives. Ces dépenses sont calculées :
- au titre des chercheurs / techniciens : forfait de 43% de ces dépenses de personnel ;
- au titre des jeunes docteurs : forfait de 200% des dépenses de personnel (calculées sur la base du salaire non doublé).
Ces deux forfaits sont ajoutés à l'ensemble des dépenses entrant dans l'assiette du CIR.
Les points de vigilance sur les dépenses de personnel
Le poste représentant plus de la moitié des dépenses déclarées au CIR, l'Administration fiscale accorde une vigilance particulière à la justification de ce dernier.
La nécessité de déterminer les heures R&D
L'Administration fiscale précise que, bien que les chercheurs et techniciens soient affectés en permanence à des fonctions de recherche, cela ne rend pas nécessairement leur activité éligible en totalité au CIR.
L'entreprise devra tenir compte des activités non éligibles du personnel telles que les heures de formation, déplacements, commandes de matériel, recrutement...
L'entreprise doit donc définir le temps réellement passé à la réalisation d'opérations de R&D, toute détermination forfaitaire étant expressément exclue.
Afin de satisfaire ce point, l'entreprise doit définir et suivre avec précision un processus de saisie des temps, une reconstitution a posteriori des heures R&D étant un risque majeur pour l'entreprise.
On peut proposer les bonnes pratiques suivantes :
- saisir les heures R&D réalisées chaque fin de semaine ;
- faire le lien avec chaque opération de R&D ;
- effectuer des contrôles de cohérence chaque fin de mois par le responsable R&D ;
- relancer les retardataires.
Les informations du dossier justificatif
Pour rappel, l'administration fiscale indique qu'un dossier justificatif de CIR se constitue tout au long de l'année au cours de laquelle l'entreprise souhaite déclarer des dépenses de R&D. Un dossier reconstitué ultérieurement, pour les besoins d'un contrôle, va engendrer pour l'entreprise de réelles difficultés à détailler ses travaux antérieurs et, par voie de conséquence, générer des incompréhensions pour l'expert du ministère.
Au sein de l'onglet du fichier Excel dédié aux dépenses de personnel, il est demandé de :
- identifier précisément le personnel engagé ;
- décrire son rôle dans chaque opération de R&D (compétences et activités mises en ½uvre pour participer à la levée des verrous) ;
- transmettre les CV et fiches de poste ;
- préciser le temps passé sur chaque opération de R&D et non sur un axe de R&D complet.
Il est indispensable qu'il y ait adéquation entre le temps déclaré et l'activité décrite.
Pour les jeunes docteurs, il convient d'obtenir une copie du doctorat et de justifier du respect des conditions définies préalablement (« premier recrutement », variation d'effectif R&D...).
En résumé, seuls les salariés R&D entrent dans l'assiette des dépenses de personnel du CIR. L'entité doit mettre en place et appliquer un processus R&D performant, et ce dès le premier jour de l'exercice au titre duquel elle souhaite bénéficier du CIR.
Afin de documenter le dossier justificatif, il convient de :
- saisir les heures R&D au fil de l'eau ;
- obtenir les copies des diplômes, CV, fiches de poste dès l'embauche ;
- faire le lien avec les opérations de R&D identifiées préalablement.
Mathias Rodier est expert-comptable, il a rédigé un mémoire d'expertise-comptable sur les spécificités de la démarche d'audit dans une société de chimie verte et les problématiques associées (financement de l'innovation, CIR, process R&D).