La gestion des congés payés fait partie intégrante de la mission sociale des cabinets. Pourtant, faute de temps disponible, l'intervention du cabinet se cantonne souvent à une gestion « comptable » des congés, limitée au traitement mensuel des congés sur les bulletins de salaire, et une fois par an à la gestion de la réouverture des congés payés et au calcul de la provision comptable.
La pratique et le contentieux nourri sur le sujet montrent que cela n'est pas suffisant, les obligations de l'employeur n'étant pas toujours respectées, notamment dans les TPE/PME.
Dès lors, sans revenir sur les contrôles « de base » en la matière, il nous a semblé utile de mettre en avant 6 contrôles à opérer pour sécuriser les pratiques de vos clients.
L'outil « Social'360 by MyFides » permet de vérifier spécifiquement le respect par l'employeur de ses obligations en matière de congés payés.
Le calendrier légal de gestion des congés est-il respecté ?
Principe
Le code du travail impose à l'employeur de respecter un certain nombre d'échéances dans la gestion des congés payés. Ainsi, dans le cadre d'une période de référence classique (du 1/06/N-1 au 31/5/N), il convient de :
- consulter le CSE sur la période des congés et l'ordre des départs ;
- informer les salariés de la période de prise des congés applicable (1/03 au plus tard, soit au moins 2 mois avant l'ouverture de la période de congés) ;
- informer les salariés des dates de congés (au plus tard 1/04 ou 1 mois avant le départ en congés) ;
- informer les salariés d'éventuelles modifications de dates de congés fixées (au plus tard 1/04 ou 1 mois avant le départ en congés) ;
- régulariser l'indemnité de congés de la période écoulée (paie du mois de juin) ;
- vérifier la prise de 12 jours ouvrables en continu minimum (31/10 au plus tard) ;
- attribuer les jours de fractionnement éventuels (31/10 ou lors de la réouverture des congés payés).
Le point de vigilance
Le respect du calendrier en matière de congés payés permet à l'employeur de faire respecter les règles et périodes de congés fixées et donc d'opposer aux salariés son pouvoir de direction en la matière. A défaut, les salariés pourront difficilement être sanctionnés s'ils ne respectent pas les dates de prise de congé prévues.
Le juge considère par exemple que l'employeur qui ne fixe pas l'ordre des départs par écrit ou qui ne délivre pas d'autorisation d'absence écrite ne saurait reprocher par la suite à un salarié d'être parti en congé sans autorisation préalable (CA Nancy 9 février 2011, n°10-1344).
Quelques bonnes pratiques en cabinet
- vérifier les obligations conventionnelles spécifiques ;
- informer les clients du formalisme applicable et de l'échéancier ;
- accompagner les clients dans la rédaction d'une note de service sur les congés payés.
L'outil « Social'360 by MyFides » intègre une base documentaire interactive qui permet d'accéder, pour chaque point de contrôle, aux textes de référence mais également à la documentation publique pour approfondir un point spécifique s'il n'est pas entièrement maitrisé.
Le nombre de jours de congés acquis est-il conforme ?
Le principe
Un salarié acquiert légalement 2,5 jours ouvrables (2,08 jours ouvrés) de congés pour chaque mois de travail effectif ou toute période équivalente (période de 4 semaines ou de 24 jours de travail effectif).
Le point de vigilance
Dans un certain nombre d'hypothèses, le salarié est susceptible d'acquérir davantage de congés payés. Dans ces situations, il est donc nécessaire de vérifier si le compteur de congés doit ou non être revalorisé :
- application d'un accord collectif, d'un usage ou d'un contrat de travail plus favorable que la loi ;
- absences assimilées à du temps de travail pour l'acquisition des congés (congés de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption, arrêt de travail pour cause d'AT/MP dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an, dispositions conventionnelles...) ;
- fractionnement du congé principal (cf. infra) ;
- application de la règle d'arrondi à l'entier supérieur lorsque le nombre de jours de congés acquis sur la période n'est pas un nombre entier ;
- attribution de jours de congé supplémentaire aux parents âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente (2 jours de congé supplémentaires par enfant à charge ou 1 jour si le congé légal < 6 jours) ;
- attribution de jours de congés supplémentaires aux parents âgés d'au moins 21 ans au 30 avril de l'année précédente n'ayant pas droit à un droit à congé annuel intégral (2 jours de congé supplémentaires par enfant à charge dans la limite du plafond de 30 jours ouvrables d'acquisition).
Quelques bonnes pratiques en cabinet
- vérifier les obligations conventionnelles spécifiques ;
- identifier les salariés ayant des compteurs de congés inférieurs à 30 jours /an ;
- identifier les salariés bénéficiaires de congés supplémentaires ;
- valider les compteurs de jours acquis lors de la réouverture des congés payés (lors de la paie de juin en cas d'application de la période légale de congés payés).
Les jours supplémentaires de fractionnement ont-ils été comptabilisés ?
Le principe
Si le congé principal de 4 semaines n'est pas pris dans son intégralité dans la période allant du 1er mai au 31 octobre, il est dit fractionné. Si tel est le cas et qu'au 31 octobre, le nombre de congés restants du congé principal est d'au moins 3 jours ouvrables, le salarié a droit à 1 ou 2 jours de congés supplémentaires, dits jours de fractionnement (C. tr. Art. L 3141-23)
Le point de vigilance
L'employeur peut se dispenser d'accorder ces jours supplémentaires si le salarié y renonce. Cette renonciation doit être obligatoirement expresse (Cass. soc. 19 juin 2002, n°99-45837). Ainsi :
- une note de service prévoyant la renonciation des salariés aux jours de fractionnement ne vaut pas renonciation expresse ;
- l'accord exprès du salarié est nécessaire même si un accord collectif prévoit le principe de renonciation aux jours de fractionnement.
Quelques bonnes pratiques en cabinet
- informer le client sur le formalisme nécessaire à la renonciation par le salarié aux jours supplémentaires de congés ;
- informer le client dès le mois de septembre des soldes de congés principaux potentiellement générateurs de congés de fractionnement ;
- intégrer les jours de fractionnement acquis aux compteurs de congés payés lors de la réouverture des congés payés.
Des congés non pris par le salarié ont-ils été supprimés
Le principe
Il n'existe pas de droit à report ou d'indemnisation des congés payés non pris lorsque, de son fait, le salarié n'a pas pris la totalité de ses congés avant l'expiration de la période de prise des congés. Toutefois, si l'impossibilité de prendre les congés est imputable à l'employeur, le salarié peut bénéficier de l'indemnisation du préjudice qui en résulte.
Les points d'attention
La réglementation et la jurisprudence reconnaissent le droit pour le salarié au report des congés payés non pris dans un certain nombre d'hypothèses : accord de l'employeur ; maladie avant la période de congés, retour de congé maternité ou d'adoption, retour du congé parental...
Également, la Cour de cassation a jugé que la mention du droit à congés sur le bulletin de paie vaut reconnaissance par l'employeur que ces congés restent dus, y compris ceux acquis au titre d'une période antérieure à la période de référence en cours (Cass. soc. 26-3-2014, n°12-23634).
Ne pas faire attention au contenu du compteur de congés figurant sur les bulletins de salaire peut coûter cher !
Quelques bonnes pratiques en cabinet
- informer les clients du droit ou non à report des congés lors de la réouverture des congés ;
- interroger le client sur son souhait de reporter ou non les congés lors de la réouverture des congés ;
- vérifier les obligations conventionnelles spécifiques.
Des congés payés non pris ont-ils été indemnisés au cours du contrat de travail ?
Le principe
Le droit à congés est un droit à repos et non un droit à indemnisation. Ainsi un employeur qui remplacerait la prise de congés par une prime s'expose à une demande de rappel de salaire. La Cour de cassation (Cass. soc. 13 juin 2012, n°11-10929) est claire sur ce sujet : le versement d'une indemnité ne peut suppléer la prise effective des congés. Un employeur a ainsi été condamné à régulariser 101 jours de congés acquis par un salarié entre 2013 et 2017, sans pouvoir invoquer la prescription (CJUE, 22 septembre 2022, C-120/21) !
Le point d'attention
La Cour de cassation est plus restrictive qu'auparavant sur la validité des clauses de rémunération incluant l'indemnité de congés payés dans la rémunération. Elle précise que la clause du contrat de travail se bornant à mentionner que la rémunération variable s'entendait congés payés inclus, sans préciser la répartition entre la rémunération et les congés payés, n'est ni transparente ni compréhensible, et ne peut donc être opposée au salarié.
Quelques bonnes pratiques en cabinet
- sensibiliser les clients au risque qu'il y a à indemniser des congés payés non pris sous forme de prime en cours de contrat ;
- accompagner les clients dans la rédaction de contrats de travail intégrant la rémunération des congés payés dans la rémunération variable.
L'outil « Social'360 by MyFides » permet de générer automatiquement un compte-rendu de mission à partir du questionnaire et des informations préalablement renseignés.
Le paramétrage de l'indemnité de congés payés est-il conforme ?
Le principe
L'employeur doit valoriser l'indemnité de congés selon 2 modes de calcul prévus par la loi (maintien de salaire ou calcul au 1/10), et appliquer la méthode de calcul la plus favorable au salarié (C. tr. Art. L 3141-24).
La méthode de calcul au 1/10 (qui n'est pas toujours appliquée à tort) peut se révéler plus favorable au salarié notamment lorsqu'il perçoit des rémunérations variables.
Les points d'attention
Les éléments de salaire et périodes de calcul prises en compte dans les 2 calculs sont différents :
- pour le calcul au maintien de salaire, on se réfère à la rémunération perçue le mois précédant le départ en congés, l'indemnité correspondant à la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congés si le salarié avait continué à travailler ;
- pour le calcul au 1/10, on se réfère à la période de référence fixée par l'accord collectif (année précédente ou à défaut, du 1/06 N-1 au 31/05 N), l'indemnité totale correspondant à 1/10 de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence.
Quelques bonnes pratiques en cabinet
- vérifier les éléments inclus / exclus de l'assiette de congés payés en fonction de la composition de la rémunération des salariés ;
- vérifier le paramétrage du calcul de l'indemnité de congés payés dès qu'un nouvel élément de salaire est versé au personnel ;
- régulariser le 1/10 éventuel a minima une fois par an.
Les obligations liées à la gestion des congés payés sont nombreuses et parfois non respectées. Notre outil de diagnostic social « Social'360 by MyFides » permet aux cabinets d'identifier rapidement les carences de leurs clients en la matière, et de générer des missions d'accompagnement complémentaires.
MyFides est une association créée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients.
Elle propose de nombreux outils pratiques : chiffrage et présentation des passifs sociaux de l'entreprise liés aux indemnités de fin de carrière (IFC by MyFides) ; vérification de la conformité du Fichier des Ecritures Comptables (veryFEC) et d'Examen de Conformité Fiscale (ECF).
En 2023, MyFides lance un nouvel outil, dédié au diagnostic de conformité sociale : Social'360 by Myfides.