Le fichier des écritures comptables : quelques rappels essentiels

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Le fichier des écritures comptables (FEC) est obligatoire et doit être remis au vérificateur en cas de contrôle, dès la première intervention sur place (article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales). Les reports pour cause de FEC en préparation sont de plus en plus rares et l'administration fiscale n'hésite plus à appliquer une amende.

Le fichier FEC et les anomalies qu'il contient permettent d'orienter les contrôles du vérificateur.

Enfin, sa conformité et sa qualité au regard des principes comptables sont désormais contrôlées dans le cadre de l'examen de conformité fiscale (ECF). Pour rappel, l'ECF porte sur les questions fiscales délimitées par le chemin d'audit.

Le fichier des écritures comptables est devenu une obligation. Idéalement, le fichier FEC en comptabilité sera généré dans la foulée de l'envoi de la liasse fiscale pour en vérifier la conformité.

Le fichier des écritures comptables concerne toutes les entreprises, sauf exceptions, y compris celles du secteur non lucratif.

Le fichier des écritures comptables est obligatoire, même si la comptabilité est tenue sur Excel

Peu importe la nature de l'outil informatique qu'utilisent les entreprises. Depuis le 1er janvier 2014, dès lors qu'elles tiennent leur comptabilité via des systèmes informatisés elles ont l'obligation de valider, à la clôture annuelle, l'ensemble des écritures comptables, et de générer un FEC, et d'être en capacité de le fournir à l'administration fiscale en cas de contrôle.

L'absence d'utilisation d'un progiciel et d'un module ERP ne permet pas d'être exonéré de cette obligation. Tenir sa comptabilité sous Excel, c'est tenir une comptabilité « informatisée ».

Le fichier des écritures comptables contient un certain nombre d'informations telles que la date de comptabilisation, le libellé de compte, le numéro de compte, le montant en devise (à blanc si non utilisé) si applicable (liste non exhaustive). La qualité du FEC dépend des informations saisies et du paramétrage du logiciel comptable.

C'est une obligation à la charge du contribuable qui peut être mise à la charge du cabinet d'expertise comptable dans la lettre de mission.

Des logiciels permettent de vérifier et contrôler ce FEC avant tout contrôle fiscal. Ce fichier porte sur l' ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l'avis de vérification.

Le fichier FEC doit être fourni par celui qui tient la comptabilité : attention aux dossiers en révision

Les sanctions relatives au fichier des écritures comptables sont relativement lourdes : 5 000¤ minimum par exercice contrôlé dans le cadre d'une vérification de comptabilité.

Comment contrôler la saisie faite par le client ? Tout n'est pas affaire de logiciel : une mauvaise saisie, c'est un mauvais FEC.

Les lettres de missions de l'Ordre des experts-comptables prévoient que le client qui fait sa saisie est responsable de son fichier des écritures comptables. Au cabinet de respecter ensuite son obligation de conseil et de l'alerter sur la nécessité d'avoir un fichier à jour et d'effectuer une saisie correcte.

Les écritures doivent être validées avant la date limite de dépôt de la liasse fiscale

La validation des écritures est une obligation pour générer un FEC conforme. Les logiciels des experts-comptables permettent souvent de modifier, supprimer ou rajouter des écritures. C'est un système dit à brouillard.

Tant que les écritures ne sont pas validées, c'est-à-dire impossibles à modifier pour l'avenir, elles sont considérées comme non passées par l'administration fiscale.

Dans certains cas, le cabinet aura peut-être intérêt à valider les écritures avant la date limite d'envoi de la liasse, à envoyer une liasse fiscale provisoire avant de modifier les écritures et d'envoyer la liasse fiscale définitive.

L'objectif est d'éviter la remise en cause de ces écritures en cas de validation tardive.

Les écritures comptables qui fondent la déclaration de TVA doivent en principe être validées

Lorsque l'entreprise qui confie sa comptabilité à un expert-comptable chargé d'établir les déclarations de TVA, celui-ci peut, sous certaines conditions, ne pas valider les écritures avant l'envoi de sa déclaration de TVA.

La tolérance concerne les professionnels de l'expertise comptable qui établissent des déclarations de TVA alors même que toutes les écritures comptables n'ont pas été générées, et ce, pour leurs plus petits dossiers.

L'expert-comptable transmet alors, en même temps que le FEC, les circonstances dans lesquelles la comptabilité est tenue et les modalités d'établissement et de dépôt des déclarations de TVA.

Dans tous les cas, la date de validation des écritures comptables devra se situer avant la date limite de dépôt de la liasse fiscale, c'est-à-dire avant mi-mai pour une clôture au 31 décembre.