En vue de l'arrivée prochaine de la facture électronique, Dext a souhaité mettre en lumière la stratégie du cabinet Sogapex, avec le témoignage de l'un de ses experts-comptables associés, Jean Saphores, également élu de l'Ordre des experts-comptables en charge d'ECMA et EDIFICAS.
Préparation des clients, recrutement, formation des collaborateurs et nouvelles missions, comment le cabinet se prépare-t-il à 1 an de l'entrée en vigueur de cette réforme ?
Les nouveaux défis à relever
« La profession va connaître un changement fondamental, mais qui, pour sûr, renforcera les cabinets ainsi que la profession s'il est bien appréhendé », Jean Saphores.
Les défis à relever pour les cabinets sont d'ordres structurels, ils vont devoir revoir leur processus.
Premier défi, lorsque certains dossiers étaient auparavant gérés annuellement (notamment les réels simplifiés ou les BNC), c'est désormais mensuellement que les cabinets devront tenir la comptabilité de leurs clients.
Le second défi sera ensuite de récupérer l'ensemble des factures sur une plateforme unique, notamment lorsqu'on sait que le portail public de facturation propose de gérer uniquement les factures soumises à la réforme.
Qu'en sera t-il des factures à l'international et des transactions B2C et autres facturettes (part énorme du flux de factures français) ?
Présentation du cabinet Sogapex
Sogapex, cabinet basé à Saint-Quentin, accompagne plus de 1 000 clients, principalement des TPE et PME, à travers la France.
Dirigé par 5 experts-comptables associés, le cabinet dispose d'une équipe de 70 collaborateurs. Il propose des services d'expertise comptable, de conseil juridique et fiscal, de gestion de la paie, d'audit, de création d'entreprise, de gestion de patrimoine et de conseil en organisation informatique.
Paradoxalement, c'est grâce à sa digitalisation débutée il y a plusieurs années que Sogapex offre une proximité renforcée avec ses clients, basée sur la confiance.
Sa priorité : former les équipes et diffuser l'information
Le cabinet a entamé le processus de familiarisation avec la réforme de la facture électronique en veillant à ce que les 5 associés soient formés et à jour. Cette information a ensuite été diffusée à l'ensemble des équipes, garantissant que chacun dispose d'une solide compréhension de la réforme.
Avant de communiquer avec les clients, le cabinet souhaite s'assurer que ses équipes maîtrisent pleinement le sujet de la facture électronique et se sentent à l'aise pour en discuter. Selon Jean Saphores, dans un projet de cette envergure qui implique de nombreux changements, il est primordial que tous les associés et collaborateurs adhèrent pleinement à cette initiative commune.
Sogapex a prévu de fonctionner par étape :
- généraliser l'automatisation de la collecte ;
- généraliser la collecte et le traitement automatisé des factures fournisseurs ;
- atteindre le 100% de dématérialisation de ses dossiers clients d'ici fin 2023 ;
- avoir formé tous les collaborateurs d'ici fin 2023 ;
- commencer la réconciliation mensuelle des factures avec les règlements bancaires ;
- monter une équipe de pilotage dès que le choix des outils de facturation électronique aura été validé.
Préparation des clients : sensibilisation en 2023 et formation en 2024
Sogapex sensibilise déjà ses clients à la réforme en mettant en avant les avantages plutôt que les contraintes.
La formation des clients se fera en 2024 après une année de sensibilisation en 2023.
« Si le cabinet ne prend aucune action dès maintenant, 80% des clients attendront le 1er juillet 2024, et finiront pas demander au cabinet de les aider. La clé est de leur faire comprendre que la réforme est l'opportunité pour nous d'améliorer et compléter leur prestation », Jean Saphores.
Des journées complètes de formation seront organisées en présentiel et en distanciel. Les clients les plus à l'aise avec le digital seront les premiers à être formés.
L'objectif est de renforcer la relation de confiance avec les clients en les positionnant en tant que partenaires privilégiés.
Plus de précisions sur le recrutement, les formations et les nouvelles missions à horizon 2024, en téléchargeant le case study Dext.
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