La France s'apprête à connaître une transformation majeure dans le domaine de la facturation avec la mise en place d'une réforme significative sur la facturation électronique. Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques est finalement reportée au 1er septembre 2026.
Si cette évolution représente un pas de géant vers la modernisation des processus administratifs et financiers des entreprises, elle impose également aux entreprises un défi majeur : la nécessité de mettre à jour leurs processus internes, notamment en ce qui concerne la gestion des notes de frais. Une démarche qui reste encore floue et sur laquelle il est important de revenir pour tenter de comprendre la situation et ses impacts.
Dématérialisation des factures : rappels et mise à jour
La dématérialisation des factures fait référence à l'utilisation de factures sous forme électronique plutôt que papier. Ce processus n'est pas simplement une transformation numérique de la facture papier ; il s'agit plutôt d'une intégration complète des factures dans les systèmes informatiques, permettant ainsi une automatisation et une optimisation des processus de comptabilité et de gestion financière. Et ses avantages sont nombreux :
- renforcement de la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de création, d'envoi et de traitement des factures ;
- sécurisation des relations commerciales ;
- facilitation des déclarations de TVA par le pré-remplissage ;
- lutte contre la fraude fiscale et réduction de l'écart de TVA au moyen de recoupements automatisés ;
- anticipation de l'évolution de l'activité des entreprises afin de favoriser un pilotage fin des actions des pouvoirs publics en matière de politique économique.
Le gouvernement a annoncé dans le communiqué de presse du 28 juillet 2023 le report du calendrier de déploiement de la généralisation de la facturation électronique entre entreprises. Ainsi, dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, l'amendement déposé le 17 octobre 2023 par le gouvernement reporte la généralisation, qui s'appliquera en deux temps à partir de 2026 :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.
L'ancien calendrier prévoyait un déploiement à partir de juillet 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et 2026 pour les autres.
L'articulation entre notes de frais et facturation électronique : identifier les scénarios pertinents
Dans le contexte de la numérisation des processus financiers en entreprise, un des défis principaux se présente avec la digitalisation des notes de frais, typiquement initiées par les employés pour des dépenses telles que les repas, le carburant ou les péages. Contrairement aux factures fournisseurs, déjà couramment échangées sous forme électronique, les notes de frais nécessitent une approche de numérisation plus globale et accessible.
Une méthode efficace pour relever ce défi est d'adopter des applications mobiles performantes. Ces applications permettent aux employés de scanner leurs reçus et tickets directement avec leur smartphone. La technologie intégrée à ces applications est conçue pour capturer automatiquement les informations pertinentes et les transmettre instantanément à la plateforme de dématérialisation de l'entreprise. Cette dernière effectue un contrôle et une complétion des données avant de les archiver dans un système électronique dédié. Ce système ne se limite pas à la simple conservation des données : il offre également aux managers et administrateurs des outils numériques pour superviser, organiser et contrôler ces informations, assurant ainsi une gestion efficace et sécurisée des notes de frais dans l'environnement numérique de l'entreprise.
Or, dans le cadre de la facturation électronique, l'enjeu est de relier la note de frais au logiciel de paie et à la plateforme de dématérialisation. Imaginons 2 scénarios.
Scénario 1 : l'entreprise paye la dépense de voyage
Dans certains cas, les notes de frais sont rédigées au nom de l'entreprise. Lorsque la note de frais est émise sous cette forme, elle doit être traitée comme une facture classique, incluant toutes les mentions légales requises. En tant qu'opération entre entités soumises à la TVA, cette pratique s'intègre dans le cadre de la facturation électronique et doit comporter les mentions suivantes :
- le numéro SIREN ;
- l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
- l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
- le paiement de la taxe d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Exemple
Pierre, un collaborateur parisien, organise une tournée commerciale à Toulouse pour rencontrer des partenaires pendant 3 jours. Son entreprise réserve et paye par avance son hôtel. La dépense liée au voyage d'affaires rentre dans le cadre classique d'une relation client-fournisseur entre l'acheteur (l'entreprise de Pierre) et l'hôtelier.
Scénario 2 : le collaborateur avance les frais
Lors d'un déplacement professionnel, il arrive souvent qu'un salarié doive avancer certaines dépenses de voyage avec ses fonds personnels. Ces dépenses, sous réserve de respecter les conditions établies par l'entreprise, sont par la suite remboursées. Cette méthode permet à l'employé d'avancer les coûts initialement, avant d'être remboursé par son entreprise, qui reçoit parallèlement la facture sous forme électronique, si bien sur la facture est au nom de l'entreprise. Cela établit l'employé comme un intermédiaire de paiement, simplifiant le processus de remboursement tout en assurant la conformité avec les exigences de la facturation électronique. Cette approche facilite la gestion des dépenses de déplacement tout en s'alignant avec les protocoles financiers modernes.
Comment se préparer à connecter ses notes de frais à la facturation électronique ?
La première chose à faire est d'adopter un outil numérique de gestion des notes de frais. Cela signifie abandonner le pilotage des remboursements avec Excel, car la gestion de vos déplacements est lente, source d'erreurs, loin d'être optimisée et susceptible de créer plus de problèmes que de solutions. Avec une plateforme de gestion de frais professionnels, vous participez à la digitalisation de votre organisation en simplifiant les processus, en assurant un meilleur suivi interne, en stockant les données dans le cloud et en accélérant le remboursement pour vos salariés.
La deuxième chose est de travailler ses différents cas d'usage. Cela signifie identifier les situations dans lesquelles votre organisation sera confrontée à la facturation électronique avec les notes de frais. C'est, par exemple, le cas, lorsque :
- l'entreprise paye tout ou partie d'une dépense en avance via une carte bancaire corporate ;
- l'entreprise applique le remboursement au réel pour les frais de déplacement ;
- le collaborateur se déplace dans des pays étrangers avec la complexité qui en découle - en particulier en dehors de l'Union Européenne.
À chaque fois, il est important de mettre à jour ses processus internes et de documenter le parcours et le suivi des dépenses de voyage dans le cadre de la mise en place de la facturation électronique.
Pour Damien Palausi, Directeur Solution Consulting SAP Concur, le sujet reste encore complexe, car « Si SAP Concur travaille depuis longtemps sur le sujet de la facturation électronique, tout n'est pas encore au point au niveau de l'administration, ce qui peut expliquer le report de deux ans. Nos équipes travaillent sur les cas d'usage, et il est important que la mise en place de la facturation électronique obligatoire ne se fasse pas au détriment de l'efficience opérationnelle des entreprises qui ont beaucoup investi ces dernières années pour digitaliser leur processus ».
Les dirigeants d'entreprises doivent rester en veille sur l'évolution de cette réforme afin de s'assurer que leurs systèmes soient compatibles pour éviter tout problème au moment de la généralisation de la facturation électronique. Travailler avec un éditeur capable d'intégrer le sujet des notes de frais dans ce schéma constitue une garantie de sécurité supplémentaire dans le flou actuel qui entoure le passage à la facturation électronique.
Gabriel Dabi-Schwebel