Entreprise 2.0 : comment limiter l'envoi d'e-mails en interne ?

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Modifié le 12/07/2017
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L'e-mail est né en 1971. A l'époque il s'agissait de pouvoir communiquer d'un ordinateur à l'autre avant même l'invention d'Internet. Depuis, bien que les technologies aient évolué, presque rien n'a changé dans son fonctionnement.

Selon une étude de la start-up Contatta, un employé passe en moyenne 13 heures par semaine devant son écran à lire, analyser et répondre aux e-mails reçus en interne et en externe. Cela représente une moyenne de 80 e-mails reçus par jour selon l'étude d'Osterman Research datant d'avril 2013. Dans l'autre sens, 30 e-mails sont envoyés par chaque employé en une journée.

Bien que les mails externes peuvent difficilement être supprimés ; ceux en interne peuvent être repensés pour le bien de l'entreprise et des employés. Pour limiter l'aspect chronophage de l'action et l'argent investi, d'autres solutions plus efficaces pourraient remplacer les e-mails comme vecteurs de communication interne entre salariés.

Le problème majeur est que cette solution, bien que comportant certains défauts, est ancrée en entreprise et qu'il est parfois difficile d'amorcer le changement et de proposer une solution nouvelle mais qui n'aurait pas encore forcément fait ses preuves.

Toutefois pour repenser l'entreprise de demain nous vous donnons 4 bonnes raisons de ne plus communiquer par e-mail en interne, 5 idées de plateformes à tester pour remplacer les e-mails et enfin 7 outils de travail collaboratif en entreprise pour s'adapter aux nouveaux modes de fonctionnement de l'entreprise !

4 bonnes raisons de ne plus communiquer par mail en interne



Vous gagnerez de l'argent

En effet les mails coûtent cher, très cher : avec en moyenne 13 heures par employé par semaine dédiées à la lecture des e-mails, soit un tiers des heures travaillées des employés, une grande part des salaires est donc dédiée à la lecture - souvent peu efficace et organisée - des e-mails.

80% du temps consacré aux e-mails est ainsi jugé contre-productif, soit plus de 10 heures par semaine utilisées par les employés à des fins non efficaces.

Vos employés seront moins stressés

Ces heures perdues en lecture et réponse aux e-mails sont ressenties par les employés, les font culpabiliser et stresser. Ils ont également des difficultés à prioriser leurs réponses et à ne pas se sentir débordés.

Dans notre société, un défaut majeur règne : le besoin du « tout, tout de suite » qui nous pousse à répondre dès que nous recevons un email... et à exiger le même retour de la part de nos collaborateurs !

Vos employés seront plus productifs

Logiquement, si on retire près de 10 heures de non-productivité à un employé pour lui assigner d'autres tâches, il sera davantage efficace. Il est d'ailleurs important de noter que l'employé est moins productif lorsqu'il est interrompu régulièrement dans ses missions, ce qui est le cas de la réponse aux e-mails.

Vous pourrez mieux catégoriser et prioriser les messages

Un souci majeur de l'e-mail est la priorisation et la catégorisation des messages. Bien que des solutions existent selon les serveurs mails choisis (Gmail, Outlook...), comme les libellés, il reste souvent difficile de faire le tri parmi les messages de communication interne reçus, de différencier l'urgent et l'important... du reste !

5 plateformes pour communiquer autrement en interne

Les réseaux sociaux d'entreprise (RSE) attirent de plus en plus de sociétés afin de remplacer l'email. Que ce soit dans les grandes entreprises qui doivent gérer des milliers de collaborateurs ou dans les start-up où le travail collaboratif est souvent l'un des axes principaux mis en place, les RSE sont perçus comme une alternative économique et plus efficace pour transmettre des informations en interne.

88% des décideurs du secteur des technologies de l'information estiment ainsi que les RSE sont plus efficaces que les e-mails selon le logiciel Jive, en 2015.

Voici donc 5 plateformes et outils à tester dans votre entreprise pour vous lancer dans les réseaux sociaux en interne (promis, Facebook n'en fait pas partie !).

Slack

Son fondateur, Stewart Butterfield, a également créé Flickr quelques années avant de se lancer dans ce RSE. Très pratique pour créer des conversations à plusieurs en entreprise (conversations éphémères avec des hashtags ou durables), Slack permet d'échanger des idées, des documents... Semblable  à un chat interne avec de nombreuses fonctionnalités, Slack intègre différents outils utilisés couramment en entreprise pour faciliter le partage de données.

Salesforce Chatter

Fonctionnalité de Salesforce, fameux éditeur de logiciels de solution clients, Chatter est un outil pour communiquer plus efficacement en entreprise et permet également de partager de nombreux documents rapidement et facilement au sein d'une équipe.

Microsoft Yammer

Yammer est la solution proposée par Microsoft pour rester constamment au goût du jour et faciliter la vie des employés en entreprise. Comme Slack et de nombreuses autres plateformes, il est possible de créer des groupes publics et généraux (pour parler du prochain afterwork par exemple) ou des groupes privés par équipe qui permettent de communiquer autour d'un projet spécifique.

Jive

Jive, contrairement à ses concurrents, se présente davantage comme un Intranet où des informations peuvent être communiquées. Il propose une intégration à Salesforce, Office 365, Google...Il s'agit davantage d'un outil RH et de communication interne, plus qu'une plateforme d'échange entre les collaborateurs.

Tibbr

Le dernier outil de notre liste appuie sa stratégie sur la communication partout, même à distance. La plateforme affirme briser les codes de l'entreprise et mettre en avant chaque employé de la même manière. Tibbr permet également d'être plus efficaces pour les tâches journalières de l'employé.

7 solutions en ligne pour travailler de manière collaborative en entreprise

Car communiquer n'est pas le seul objectif du travail en entreprise et parce qu'il faut également agir, de nouvelles plateformes se développent en France et dans le monde pour travailler de manière collaborative en entreprise afin de gagner du temps, de l'argent et simplifier la vie des salariés.

La seule contrainte ? Il faut former les employés en amont : le Change Management est important à amorcer pour rassurer ses collaborateurs et les éclairer sur les qualités du nouvel outil.

Basecamp permet ainsi d'organiser sa to-do list et de planifier des événements à venir.

Huddle permet de manager des projets et est notamment utilisé par des départements politiques en Angleterre et les cabinets Deloitte et KPMG, notamment pour sa sécurité reconnue.

Podio permet une communication rapide et est particulièrement adapté sur mobile pour échanger entre collaborateurs sur les projets en cours.

Producteev vous permet également de gérer votre to-do list, de déléguer des projets à votre équipe et de prioriser vos tâches.

Redbooth vous permet de vous organiser et d'échanger par messages mais également grâce à un système de vidéo-conférence intégré.

Tracky annonce dès sa page d'accueil que son système vous permettra de réduire la diffusion d'e-mails en entreprise. L'outil vous permet de conserver et partager vos documents importants, tout en avançant sur vos projets, même à distance.

Trello est utilisé par Pixar et Google entre autre, il est aujourd'hui particulièrement apprécié des jeunes entrepreneurs pour son utilisation intuitive et visuelle : organisez votre emploi du temps, listez vos idées, référencez vos projets dans un tableau interactif... Pratique !

L'e-mail a-t-il dit son dernier mot ?

Non, il est bien sûr toujours très utile, notamment pour échanger avec des collaborateurs externes. Afin de le moderniser, Microsoft travaille régulièrement à l'amélioration de l'intégration de nouveaux outils dans ses e-mails et IBM a lancé The Verse pour intégrer la collaboration à l'e-mail classique. Si l'e-mail évolue et s'adapte à nos besoins contemporains, il pourrait concurrencer les plateformes de partage et de communication dont nous parlions précédemment. A elles de se présenter comme une solution complémentaire nécessaire.

Pour finir, nous aimerions vous partager une petite anecdote qui fête ses 10 ans cette année : le « No Mail Friday » ! Il s'agit d'une solution mise en place dès 2007 dans certaines grandes entreprises (Deloitte, Canon...) afin d'inciter les employés à ne pas échanger par e-mail le vendredi et de trouver une autre manière de communiquer durant 20% de leur temps.

A l'époque, les outils collaboratifs et réseaux sociaux n'existaient pas mais le besoin de communiquer autrement se faisait déjà sentir ! A refaire dans les entreprises qui n'ont pas encore choisi de moyen de communication annexe à l'e-mail pour voir ce vers quoi les employés se dirigent naturellement pour communiquer...

Affaire à suivre !

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Sarah Gillot est Chef de Projet Online Marketing pour Makerist - start-up à Berlin - afin de développer le marché français.