Exemples d'erreurs en comptabilité : les comptes de tiers

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Modifié le 04/07/2017
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La gestion des comptes de tiers est un bon moyen de vérifier le niveau en comptabilité d'un collaborateur. Le bordel dans les comptes de tiers est souvent considéré comme le signe d'une mauvaise compréhension ou d'un niveau trop moyen en comptabilité.

Voici quelques erreurs qui nous paraissent fréquentes et obligent à des corrections et réaffectations dans les comptes de tiers.

Heureusement pour nous, la plupart des logiciels proposent une fonction de réaffectation automatique dans les bons comptes. Une sélection des lignes à réaffecter et un clic droit peuvent être suffisants.

Passer toutes les paiements reçus en clients divers

On se situe ici dans l'hypothèse d'une petit commerce qui n'a que très peu de créances et dans lequel les clients paient à la sortie du magasin ou à la commande sur internet.

Les seules créances potentielles sont les clients réguliers qui ont ce que l'on appelle une ardoise et qui paient au mois.

Tous les virements reçus, les remises de chèques, paiements cartes bleues et remises d'espèces sont alors comptabilisés au crédit du compte client unique.

Cette solution oblige à vérifier, au moment de la révision :

  • les apports des associés en sollicitant le client du cabinet ou le dirigeant ;
  • les remboursements d'assurances éventuels ;
  • les virements de compte à compte mal gérés ;
  • les remboursements de CICE ou les versements de l'ASP en cas de contrat aidé par exemple.

La solution consiste donc, au moment de la révision, à pointer tous ces éléments un par un pour être certain de l'exactitude du compte client unique.

Une recherche par montants sera peut être aussi nécessaire en cas de remboursement du CICE qui aura été comptabilisé de la même manière au crédit du compte client afin de solder le compte 444000.

Exemple

Une société à l'IS, PME au sens communautaire, a réalisé un déficit au cours de l'exercice précédent. Elle ne paie donc pas d'impôt sur les sociétés et peut bénéficier du remboursement de CICE. Ses acomptes d'IS ont été remboursés.

Ce remboursement, malgré le libellé faisant référence à la DGFIP ou au SIE a été passé au crédit du compte « clients divers » unique. Il en va de même des acomptes.

Le montant du remboursement de CICE s'élevait à 2 000¤ et les remboursements d'acomptes d'IS à 5 000¤.


Une réaffectation des écritures ou une écriture de rectification permettra de régler le problème et de solder le compte 444. Lorsque la réaffectation automatique n'est pas possible, une écriture complémentaire et une contre-passation suivie d'une écriture correcte seront la solution.

Numéro de compte

Correction erreur d'imputationMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411div

 

Rectification remboursement CICE2000¤

 

 

444xxx

Rectification remboursement CICE

 

2000¤

Numéro de compte

Correction erreur d'imputationMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411div

 

Rectification remboursement acomptes d'IS5000¤

 

 

444xxx

Rectification acomptes d'IS

 

5000¤

Créer un compte de tiers par facture et par paiement dans les TPE

L'habitude de créer un compte de tiers pour chaque paiement et un autre pour la facture correspondante nous semble être une habitude héritée de ceux qui ont travaillé dans les grandes entreprises. Le comptable crée alors théoriquement un compte par opération (la facture ou le contrat et son règlement) et non un compte par fournisseur ou client.

L'inconvénient de la création d'un compte de tiers par opération dans les TPE/PME

Si cette pratique peut être adaptée pour de grandes entreprises, dotées d'un comptable client ou fournisseur, elle ne l'est pas forcément dans une entreprise plus petite. Cette pratique peut servir dans les grandes entreprises dont les clients sont souvent d'autres grandes entreprises (les contrats se chiffrent parfois en millions).

Dans les TPE, on se retrouve assez rapidement avec un nouveau compte par ligne d'écriture ou presque. Le libellé sur l'extrait de compte n'est pas le nom du restaurant mais celui de la société qui exploite le fonds de commerce ? Le comptable crée alors un compte pour la facture et un compte pour le paiement.

Les comptes débiteurs et créditeurs se succèdent sans jamais pouvoir se lettrer. Et le collaborateur en charge de la révision passe des heures à faire correspondre les factures avec leurs règlements et à supprimer les comptes inutiles. Pourtant, au départ, l'objectif était de faciliter le lettrage des comptes et le suivi des contrats.

La réflexion sur les informations utiles et le lettrage

Dans les petites entreprises, le même objectif peut être respecté (faciliter le lettrage) en adaptant la création des comptes de tiers aux spécificités du dossier ou aux objectifs à atteindre.

Si le suivi des comptes clients n'est pas nécessaire (en l'absence de créances), un compte client unique peut suffire.

Dans les autres cas, le compte fournisseur ou client par opération n'est pas la meilleure solution. En revanche, créer un compte par fournisseur ou client important, peut s'avérer nécessaire pour en faciliter le suivi.

Ensuite pour les autres frais, il est tout à fait possible de créer un compte pour toutes les factures de restaurant, un pour les frais de transport ou un compte pour le carburant par exemple. Il est aussi possible de créer un compte fournisseur ou client par lettre de l'alphabet.

L'objectif est de trouver le juste milieu entre le compte par ligne d'écriture et le compte unique qui contient des centaines d'opérations et n'est plus lettrable sans y consacrer un temps infini.

Utiliser systématiquement un compte fournisseur pour les impôts et les taxes

Le collaborateur débutant ne connaît pas tous les impôts, les taxes ou les charges et contributions sociales de l'entreprise.

Il crée alors parfois un compte fournisseur pour la médecine du travail, la formation professionnelle, la taxe d'apprentissage, la caisse des congés payés etc. sans se poser de questions.

On se retrouve alors avec un compte pour chaque organisme collecteur et les comptes ouverts en fin d'exercice pour les charges à payer ne sont pas soldés. Pire, l'écriture est parfois passée en charges une seconde fois. La première fois au moment des opérations de clôture des comptes, et la seconde fois au moment du paiement au cours de l'exercice suivant.

Une solution simple consisterait à lister, dossier par dossier, tous les impôts, taxes parafiscales et organismes collecteurs afin de mieux informer la personne en charge de la saisie des opérations. Cette personne peut être un collaborateur ou l'entrepreneur lui-même lorsqu'il tient sa comptabilité.

En attendant, l'outil de recherche par montants permettra généralement de réaffecter les écritures dans les bons comptes et de lettrer les comptes 43 ou 44 correspondants.

La date de paiement ou de remboursement des différentes sommes est également un bon indice. Un télé-règlement :

  • le 15 ou le 16 mars a de fortes chances de correspondre à un acompte d'impôt sur les sociétés ;
  • le 19 juillet dans une SARL peut correspondre à un acompte de TVA ;
  • entre le 15 et le 20 décembre rappelle la CFE ou cotisation foncière des entreprises.

Connaître les dates de règlement des différents impôts et taxes peut aider à les imputer correctement.

Lettrer les comptes de tiers en tenant compte uniquement des montants

Le lettrage des comptes est une opération simple, qui peut prendre du temps. Pour aller plus vite, il est souvent tentant de classer les opérations par montants.

Seulement voilà. Lorsque les montants facturés sont toujours les mêmes, le comptable finit parfois par lettrer un paiement du mois de janvier N avec une facture du mois de décembre N. Il considère ainsi que son entreprise a payé une facture plusieurs mois avant même de la recevoir ?

Cette probabilité est trop faible pour pouvoir correspondre à la réalité. L'absence d'une facture d'un montant identique du mois de janvier N ou décembre N-1 est bien plus courant.

Pour gagner du temps au lettrage, nous vous proposons d'utiliser le classement par montants en faisant attention aux dates ou d'utiliser les raccourcis claviers proposés par certains logiciels. Pour lettrer sous Coala, il suffit :

  • d'ouvrir le compte ;
  • d'appuyer sur F6 pour faire disparaître les écritures lettrées ;
  • de sélectionner les écritures à lettrer ;
  • de consulter le solde de lettrage en bas de l'écran et s'il indique zéro ;
  • d'appuyer sur F7 pour lettrer.

Les autres logiciels proposent certainement des raccourcis similaires.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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