Entrepreneurs et indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont parfois vues comme une rémunération complémentaire par les dirigeants d'entreprises et membres des professions libérales. Leur objectif est de permettre le remboursement de frais supportés par le dirigeant en fonction du nombre de kilomètres parcourus.

Malgré une apparente simplicité, sans outil adapté, leur gestion peut être chronophage et la justification des frais engagés devenir difficile.

Ces frais apparaissent sur certaines déclarations de résultats sans que ce remplissage ne puisse être automatisé. Souvent calculées au tout dernier moment, elles engendrent parfois erreurs et complications.

Le calcul des indemnités kilométriques est donc souvent fait à la louche, au moment de la date limite de dépôt de la déclaration de résultat de l'entreprise. C'est le cas dans de nombreux petits commerces ou chez les professionnels libéraux.

Et si tout changeait dès le 1er janvier 2020, histoire de prendre de bonnes résolutions pour la nouvelle année et surtout, d'y passer le moins de temps possible ?

La gestion des notes de frais à partir d'une application ou d'un logiciel : les avantages

Les outils et applications s'appellent Expensya, Lucca, Notylus, Rydoo, Spendesk, Eurécia ou encore Izika pour n'en citer que quelques-uns. Ils sont très nombreux et proposent la gestion des notes de frais, parfois en quelques clics à peine suivis parfois d'une intégration dans la comptabilité.

L'utilisation de ces outils est d'autant plus pertinente qu'il est possible, depuis le 1er juillet 2019, de numériser les justificatifs au format papier et de jeter les originaux sous conditions d'identification, d'intégrité, d'horodatage, d'archivage de la copie etc. prévues par les textes fiscaux. Avant cette date, les anciennes règles s'appliquent et il faut conserver l'original.

Pour répondre à ces conditions, les logiciels de gestion des notes de frais au sens large peuvent proposer des coffres forts digitaux ouverts auprès de la caisse des dépôts et consignations, payés d'avance pour 6 ans, le délai de conservation des pièces pour l'administration fiscale.

À côté des grandes applications souvent bien connues, se créent de petites applications plus spécialisées encore pour faciliter la gestion des indemnités kilométriques. C'est ce que propose Izika.

Les règles de gestion des indemnités kilométriques

Le barème de l'administration fiscale doit être respecté pour le calcul de ces indemnités kilométriques. Il intègre la dépréciation du véhicule, les frais d'entretien et de réparation, les pneus, le carburant et les primes d'assurance et certaines dépenses sont exclues. Ce sont par exemple les tickets de parking ou de péage qui font aussi partie des frais de déplacement à des fins professionnelles.

Il faut donc penser à les intégrer dans les charges de l'entreprise libérale, artisanale ou commerciale lorsqu'ils ont un caractère professionnel. Dans les deux cas, factures ou barème, l'avantage principal est leur déductibilité du résultat fiscal de l'entreprise.

Si l'entreprise est une société, il faudra toutefois prendre garde à la taxe sur les véhicules des sociétés. La TVS s'applique aux véhicules qui n'appartiennent pas à la société dès 15 000 km parcourus pour son compte via les remboursements de frais kilométriques.

Pour bien gérer ses frais kilométriques, le premier réflexe est généralement le fichier excel mais il peut s'agir de tout document ou outil qui permet de justifier du nombre de kilomètres parcourus.  Il servira de justificatif en cas de contrôle fiscal.

Ainsi, de la même manière qu'une simple photo peut suffire pour digitaliser ses notes de frais, une application couplée à n'importe quel agenda électronique peut permettre le calcul automatique des indemnités kilométriques, même en cas de tournées ou de trajets en étoile depuis le bureau ou les locaux professionnels.

Le commerçant, artisan ou professionnel libéral remplit alors simplement son agenda électronique et l'outil calcule le nombre de kilomètres parcourus et les indemnités kilométriques correspondantes.

L'agenda électronique et le rapport généré par le logiciel sont les justificatifs du nombre de kilomètres parcourus globalement et à l'occasion de chaque déplacement professionnel.

Il suffira d'indiquer en complément, dans l'agenda, l'objet du déplacement et de paramétrer la puissance fiscale du véhicule utilisé dans l'application.

Toutes les informations sont réunies au même endroit et les trajets privés peuvent être exclus du calcul effectué par l'application en quelques clics.

Finalement, c'est peut être une bonne manière de commencer l'année 2020 sur de bonnes bases, en automatisant le calcul de ses frais kilométriques pour ne plus y penser.

Le calcul des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont réputées être utilisées conformément à leur objet à concurrence des montants prévus par le barème du prix de revient kilométrique fiscal.

Pour le particulier, le barème peut être utilisé pour le calcul des frais réels déductibles pour le trajet domicile lieu de travail.

En cas d'activité professionnelle, artisans, commerçants et professions libérales peuvent l'utiliser pour le calcul de leurs frais professionnels. Ils n'entrent jamais dans l'assiette de calcul des charges sociales.

Dans les deux cas, les indemnités kilométriques apparaissent sur la déclaration de revenus.

Ce barème fiscal des indemnités kilométriques ou barème kilométrique a été modifié pour la dernière fois par un arrêté du 11 mars 2019. Il donne les tarifs applicables aux automobiles, aux motocyclettes et aux cyclomoteurs.

Ces tarifs dépendent à la fois de la distance parcourue et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.