Décompter les heures supplémentaires en cas d'absence

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Le décompte des heures supplémentaires est prévu par le code du travail. Cependant, de nombreux gestionnaires de paie utilisent une méthode plus favorable au salarié.

Ce décompte peut varier en cas d'absence du salarié ou en présence de jours fériés au cours de la semaine.

Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail. Elles se décomptent par semaine civile, du lundi à 0h au dimanche à 24h.

Les heures complémentaires concernent les salariés à temps partiel. Elles se décomptent de la même manière que les heures supplémentaires et s'appliquent dans certaines limites (10% ou un tiers des heures contractuelles selon la convention collective applicable).

Une convention ou un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer à la fois le taux de la majoration des heures supplémentaires et le contingent annuel des heures supplémentaires. Sans accord, il est fixé à 220 heures par décret.

Le principe : un décompte des heures supplémentaires par semaine civile

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile échue sauf en cas d'annualisation du temps de travail. C'est l'article L3121-20 du code du travail qui le prévoit.

Cela signifie que si le salarié est absent tout ou partie de la semaine et qu'il fait moins de 35 heures par semaine, soit la durée légale du travail, il n'a pas fait d'heures supplémentaires.

Lorsqu'une semaine est à cheval sur deux mois, le paiement des heures supplémentaires ou complémentaires sont reportées sur le prochain bulletin de paie.

Le décompte des heures supplémentaires se fait dans la limite de la durée hebdomadaire maximale de travail. Elle est fixée à 48 heures par semaine, dans la limite de la moyenne de 44 heures maximum sur 12 semaines consécutives. Cette moyenne est portée à 46 heures sous conditions.

Exemple de décompte des heures supplémentaires en cas d'absence : le principe

Un salarié est payé 39 heures par semaine. Les heures supplémentaires sont mensualisées.

Pour diverses raisons personnelles, il demande un congé sans solde d'une journée. Ses horaires de travail font apparaître un total de 8 heures pour la journée d'absence.

Total des heures de la semaine : 39 - 8 = 31 heures.

Le nombre d'heures est inférieur à 35 heures. Il faudra lui enlever 4 heures normales et 4 heures supplémentaires.

La pratique des gestionnaires de paie : un décompte souvent plus favorable au salarié

Le décompte des heures supplémentaires en cas d'absence tel qu'il est prévu par le code du travail, n'est pas toujours appliqué à la lettre par les gestionnaires de paie.

Certains enlèvent des heures réelles, d'autres utilisent la méthode dite des jours ouvrés ou ouvrables.

Ces méthodes ne peuvent être utilisées que si elles sont plus favorables au salarié.

Comment décompter des heures supplémentaires avec un jour férié ?

En principe, en présence d'un jour férié chômé parmi les jours de la semaine, il n'y a plus d'heures supplémentaires (ponctuelles) pour la semaine concernée. Les heures réellement effectuées par le salarié passent alors en dessous de la barre des 35 heures hebdomadaires.

Un décompte plus favorable au salarié reste possible.

Certains gestionnaires de paie appliquent la méthode des jours ouvrés ou ouvrables et d'autres la méthode des heures réelles. Ces méthodes ne peuvent être utilisées que si elles sont plus favorables au salarié.

Décompte des heures supplémentaires et absences : les heures réparties sur la semaine

Dans le premier cas, plus favorable au salarié, on va considérer que le salarié a fait des heures supplémentaires pour ses jours de présence dans l'entreprise ou pour les heures effectuées en-dehors de ses horaires habituels.

On enlèvera simplement la ou les heures supplémentaires « manquées ».

Exemple de décompte des heures supplémentaires en cas d'absence : calcul en faveur du salarié

Un salarié fait 39 heures par semaine, à raison de 8 heures par jour du lundi au jeudi et de 7 heures le vendredi.

Il s'est absenté trois jours pour maladie, du lundi au mercredi.

Total des heures normales manquées : 3 x 7 = 21 heures normales.

Total des heures supplémentaires manquées : 3 x 1 = 3 heures supplémentaires à déduire.

Décompte des heures supplémentaires et absences : le prorata des heures non effectuées

Dans ce second cas, la méthode consiste à prendre un prorata, en fonction des jours ouvrés ou ouvrables. Cette méthode ne fonctionne que pour les heures supplémentaires prévues au contrat de travail et mensualisées.

Nombre de jours ouvrables : 6 x 52 / 12 = 26 jours ouvrables en moyenne dans le mois.

Nombre de jours ouvrés : 5 x 52 / 12 = 22 jours ouvrés environ dans le mois.

Exemple

En reprenant l'exemple précédent, du salarié absent du lundi au mercredi.

Nombre d'heures supplémentaires moyen : 4 x 52 semaines / 12 = 17,33 heures par mois.

Nombre d'heures à déduire : 17,33 / 26 x 3 = 1,9996 soit 2 heures.

Total des heures supplémentaires sur la fiche de paie : 15,33 heures.

Décompte des heures supplémentaires et temps de travail effectif

Les heures supplémentaires dépendent du temps de travail effectif du salarié. Toutes les heures rémunérées ne sont pas prises en compte. En voici quelques exemples (liste non exhaustive).

Sont ainsi exclues du décompte du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires : les congés payés, congés paternité et maternité, les absences (la plupart des arrêts de travail), les jours fériés, la journée de solidarité, etc.

Sont en revanche assimilés à du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires effectuées : les repos compensateurs, le temps passé en formation, les heures de délégation notamment.

Décompte des heures supplémentaires et annualisation du temps de travail

Une convention ou un accord collectif peut prévoir la mise en place d'un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période qui peut aller jusqu'à 3 ans. La période de référence est alors supérieure à la semaine.

Dès lors que la période de référence est annuelle, il n'est plus fait référence à la durée légale hebdomadaire pour le décompte des heures supplémentaires. Constitue une heure supplémentaire, toute heure effectuée au-delà de 1 607 heures.

L'accord peut aussi prévoir qu'au-delà d'un certain seuil, les heures supplémentaires seront payées. C'est par exemple le cas d'un accord qui prévoit l'annualisation des heures entre 35 et 37 heures par semaine et un paiement immédiat à partir de la 38e heure par semaine.

Un seuil à 39 heures pour le paiement immédiat des heures supplémentaires est prévu par l'article D3121-25 du code du travail.