Décompter les heures supplémentaires en cas d'absence

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Modifié le 22/04/2019
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Le décompte des heures supplémentaires est prévu par le code du travail. Cependant, de nombreux gestionnaires de paies utilisent une méthode plus favorable au salarié.

En effet, qui dit absence dans une semaine, dit aussi disparition des heures supplémentaires de la semaine.

Les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée légale du travail. Elles se décomptent par semaine civile, du lundi à 0h au dimanche à 24h.

Ce décompte a des conséquences en cas d'absence du salarié.

Le principe : un décompte des heures supplémentaires par semaine civile

Les heures supplémentaires sont décomptées par semaine civile. C'est l'article L3121-20 du code du travail qui le prévoit.

Cela signifie que si le salarié est absent tout ou partie de la semaine et qu'il fait moins de 35 heures, soit la durée légale du travail, il n'a pas fait d'heures supplémentaires.

Exemple

Un salarié est payé 39 heures par semaine. Les heures supplémentaires sont mensualisées.

Pour diverses raisons personnelles, il demande un congé sans solde d'une journée. Ses horaires de travail font apparaître un total de 8 heures pour la journée d'absence.

Total des heures de la semaine : 39 - 8 = 31 heures.

Le nombre d'heures est inférieur à 35 heures. Il faudra lui enlever 4 heures normales et 4 heures supplémentaires.



La pratique des gestionnaires de paies : un décompte souvent plus favorable au salarié

Le décompte des heures supplémentaires tel qu'il est prévu par le code du travail, n'est pas toujours appliqué à la lettre par les gestionnaires de paies.

Certains enlèvent des heures réelles, d'autres utilisent la méthode dite des jours ouvrés ou ouvrables.

Ces méthodes ne peuvent être utilisées que si elles sont plus favorables au salarié.

Les heures supplémentaires réparties sur la semaine

Dans de nombreux cas, on va considérer que le salarié a fait ses heures supplémentaires pour ses jours de présence dans l'entreprise ou pour les heures effectuées en-dehors de ses horaires habituels.

On enlèvera simplement la ou les heures supplémentaires « manquées ».

Exemple

Un salarié fait 39 heures par semaine, à raison de 8 heures par jour du lundi au jeudi et de 7 heures le vendredi.

Il s'absente trois jours pour maladie, du lundi au mercredi.

Total des heures normales manquées : 3 * 7 = 21 heures normales.

Total des heures supplémentaires manquées : 3 * 1 = 3 heures supplémentaires à déduire.

Le prorata des heures non effectuées

Dans ce second cas, la méthode consiste à prendre un prorata, en fonction des jours ouvrés ou ouvrables. Cette méthode ne fonctionne que pour les heures supplémentaires prévues au contrat de travail et mensualisées.

Nombre de jours ouvrables : 6 * 52 / 12 = 26 jours ouvrables en moyenne dans le mois.

Nombre de jours ouvrés : 5 * 52 / 12 = 22 jours ouvrés environ dans le mois.

Exemple

En reprenant l'exemple précédent, du salarié absent du lundi au mercredi.

Nombre d'heures supplémentaires moyen : 4 * 52 semaines / 12 = 17,33 heures par mois.

Nombre d'heures à déduire : 17,33 / 26 * 3 = 1,9996 soit 2 heures.

Total des heures supplémentaires sur la fiche de paie : 15,33 heures.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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