Décompter les heures supplémentaires en cas d'absence

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Le décompte des heures supplémentaires est prévu par le code du travail. Cependant, de nombreux gestionnaires de paie utilisent une méthode plus favorable au salarié.

Ce décompte peut varier en cas d'absence du salarié ou en présence de jours fériés au cours de la semaine.

Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail. Elles se décomptent par semaine civile, du lundi à 0h au dimanche à 24h.

Les heures complémentaires apparaissent pour les salariés à temps partiel. Elles se décomptent de la même manière que les heures supplémentaires et s'appliquent dans certaines limites (10% ou un tiers des heures contractuelles selon la convention collective applicable).

Une convention ou un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer à la fois le taux de la majoration des heures supplémentaires et le contingent annuel des heures supplémentaires. Sans accord, il est fixé à 220 heures par décret.

Ces règles s'appliquent aux employeurs de droit privé mais des règles particulières existent pour les travailleurs à domicile et les salariés sous conventions individuelles de forfait en heures. Elles ne seront pas abordées.

Pour rappel, les salariés qui signent individuellement des conventions de forfait annuel en jours et les cadres dirigeants ne sont pas concernés par ces dispositions.

Le principe : un décompte des heures supplémentaires par semaine civile

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile sauf en cas d'annualisation du temps de travail. C'est l'article L3121-20 du code du travail qui le prévoit.

Cela signifie que si le salarié est absent tout ou partie de la semaine et qu'il fait moins de 35 heures par semaine, soit la durée légale du travail, il n'a pas fait d'heures supplémentaires.

À l'exception des salariés mensualisés dont le contrat de travail prévoit d'office des heures supplémentaires, le décompte des heures supplémentaires se fait par semaine civile échue.

Lorsqu'une semaine est à cheval sur deux mois, le paiement des heures supplémentaires ou complémentaires se fait sur la fiche de paie du second mois (sauf lorsque les heures supplémentaires sont contractualisées et mensualisées).

Le décompte des heures supplémentaires se fait en principe dans la limite de la durée hebdomadaire maximale de travail. Elle est fixée à 48 heures par semaine.

Il se fait aussi dans la limite de la moyenne de 44 heures maximum sur 12 semaines consécutives. Cette moyenne est portée à 46 heures sous conditions.

Exemple de décompte des heures supplémentaires en cas d'absence : le principe

Un salarié est payé 39 heures par semaine. Les heures supplémentaires sont mensualisées.

Pour diverses raisons personnelles, il demande un congé sans solde d'une journée. Ses horaires de travail font apparaître un total de 8 heures pour la journée d'absence.

Total des heures de la semaine : 39 - 8 = 31 heures.

Le nombre d'heures est inférieur à 35 heures. Il faudra lui enlever 4 heures normales et 4 heures supplémentaires.

La pratique des gestionnaires de paie : un décompte souvent plus favorable au salarié

Le décompte des heures supplémentaires en cas d'absence tel qu'il est prévu par le code du travail, n'est pas toujours appliqué à la lettre par les gestionnaires de paie.

Certains enlèvent des heures réelles, d'autres utilisent la méthode dite des jours ouvrés ou ouvrables.

Ces méthodes ne peuvent être utilisées que si elles sont plus favorables au salarié.

Comment décompter des heures supplémentaires avec un jour férié ?

En principe, en présence d'un jour férié chômé parmi les jours de la semaine, il n'y a plus d'heures supplémentaires (ponctuelles) pour la semaine concernée. Les heures réellement effectuées par le salarié passent alors en dessous de la barre des 35 heures hebdomadaires.

Un décompte plus favorable au salarié reste possible.

Décompte des heures supplémentaires et absences : les heures réparties sur la semaine

Dans le premier cas, plus favorable au salarié, on va considérer que le salarié a fait des heures supplémentaires pour ses jours de présence dans l'entreprise ou pour les heures effectuées en-dehors de ses horaires habituels.

On enlèvera simplement la ou les heures supplémentaires « manquées ».

Exemple de décompte des heures supplémentaires en cas d'absence : calcul en faveur du salarié

Un salarié fait 39 heures par semaine, à raison de 8 heures par jour du lundi au jeudi et de 7 heures le vendredi.

Il s'est absenté trois jours pour maladie, du lundi au mercredi.

Total des heures normales manquées : 3 * 7 = 21 heures normales.

Total des heures supplémentaires manquées : 3 * 1 = 3 heures supplémentaires à déduire.

Décompte des heures supplémentaires et absences : le prorata des heures non effectuées

Dans ce second cas, la méthode consiste à prendre un prorata, en fonction des jours ouvrés ou ouvrables. Cette méthode ne fonctionne que pour les heures supplémentaires prévues au contrat de travail et mensualisées.

Nombre de jours ouvrables : 6 * 52 / 12 = 26 jours ouvrables en moyenne dans le mois.

Nombre de jours ouvrés : 5 * 52 / 12 = 22 jours ouvrés environ dans le mois.

Exemple

En reprenant l'exemple précédent, du salarié absent du lundi au mercredi.

Nombre d'heures supplémentaires moyen : 4 * 52 semaines / 12 = 17,33 heures par mois.

Nombre d'heures à déduire : 17,33 / 26 * 3 = 1,9996 soit 2 heures.

Total des heures supplémentaires sur la fiche de paie : 15,33 heures.

Comment calculer les heures supplémentaires en cas d'absence ?

En cas d'absence du salarié au cours de la semaine (ou de la période de référence), le nombre d'heures effectuées par le salarié peut passer en dessous des 35 heures hebdomadaires. Les heures effectuées deviennent alors des heures normales. Elles ne sont simplement pas majorées.

Décompte des heures supplémentaires et temps de travail effectif

Les heures supplémentaires dépendent du temps de travail effectif du salarié. Toutes les heures rémunérées ne sont pas prises en compte. En voici quelques exemples (liste non exhaustive).

Sont ainsi exclues du décompte du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires :

  • les congés payés, congés paternité et maternité ;
  • les absences (la plupart des arrêts de travail) ;
  • les jours fériés ;
  • la journée de solidarité ;
  • les heures de récupération ;
  • les heures de pause rémunérées ;
  • le temps d'habillage et de déshabillage ou de douche ;
  • le trajet domicile - travail ;
  • les temps de pointage ;
  • les heures d'astreinte (sauf si le salarié doit réellement travailler pendant cette astreinte).

Sont en revanche assimilé à du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires effectuées :

  • les repos compensateurs ;
  • le temps passé en formation ;
  • les heures de délégation notamment.

Le contingent annuel d'heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont en principe effectuées dans les limites du contingent annuel d'heures supplémentaires. Ce contingent annuel peut être fixé par une convention ou un accord collectif ou par décret et peut être dépassé.

Les représentants du personnel (comité social et économique) sont alors obligatoirement informés des heures supplémentaires effectuées dans et au-delà du contingent fixé par l'accord ou la convention. Le code du travail prévoit une information préalable pour les heures effectuées dans la limite du contingent et d'un avis préalable au-delà.

À défaut d'accord, il est limité à 220 heures annuelles. Au-delà de ce seuil, la contrepartie en repos devient obligatoire.

Attention, pour rappel, même à l'intérieur du contingent, le salarié ne peut pas dépasser les durées maximales hebdomadaires de travail (44 ou 46 heures en moyenne selon le cas et 48 heures par semaine au maximum).

Enfin, toutes les heures supplémentaires effectuées par les salariés ne s'imputent pas sur le contingent annuel.

C'est le cas des heures supplémentaires effectuées dans le cadre de travaux urgents (prévenir un accident imminent, sauvetage etc.), de celles qui ouvrent droit à un repos compensateur équivalent ou de remplacement par exemple. C'est aussi le cas de la journée de solidarité dans la limite de 7 heures.

Décompte des heures supplémentaires et annualisation du temps de travail

Une convention ou un accord collectif peut prévoir la mise en place d'un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période qui peut aller jusqu'à 3 ans. La période de référence est alors supérieure à la semaine.

Dès lors que la période de référence est annuelle, il n'est plus fait référence à la durée légale hebdomadaire pour le décompte des heures supplémentaires. Constitue une heure supplémentaire, toute heure effectuée au-delà de 1 607 heures (sauf accord prévoyant un seuil inférieur).

L'accord peut aussi prévoir qu'au-delà d'un certain seuil, les heures supplémentaires seront payées. C'est par exemple le cas d'un accord qui prévoit l'annualisation des heures entre 35 et 37 heures par semaine et un paiement immédiat à partir de la 38è heure par semaine.

Un seuil à 39 heures pour le paiement immédiat des heures supplémentaires est prévu par l'article D3121-25 du code du travail.

Décompte des heures supplémentaires et période de référence supérieure à la semaine

Si aucune convention collective ou accord collectif ne s'applique, la période de référence peut aller jusqu'à :

  • 9 semaines dans les entreprises de moins de 50 salariés ;
  • 4 semaines dans les entreprises de 50 salariés et plus.

Les heures supplémentaires sont alors :

  • semaine par semaine, les heures qui dépassent 39 heures ;
  • les heures qui dépassent la moyenne de 35 heures sur la période de référence.


Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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