Comptabiliser un chèque impayé ou sans provision

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Modifié le 26/02/2018
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Le chèque sans provision est un chèque qui n'est pas payé au moment de sa présentation à la banque du tireur, celui qui émet et signe le chèque, faute de provision suffisante sur ce compte.

Parfois, le chèque reste impayé parce qu'il manque une mention obligatoire sur le chèque. L'exemple type est l'absence de signature.

Le mode de comptabilisation de ces chèques impayés et sans provision n'est pas le même si l'entreprise les a reçus ou émis.

Le fait qu'un chèque soit sans provision ne suffit pas à autoriser la comptabilisation de la créance en créance irrécouvrable. L'entreprise qui a émis le chèque sans provision peut :

  • payer par tout autre moyen et notamment en espèces pour remplacer le chèque ;
  • ou approvisionner son compte et permettre le paiement du chèque.

Comptabiliser les chèques impayés sans provision, émis par l'entreprise et transmis aux fournisseurs

Certaines entreprises donnent des chèques à leurs fournisseurs qui acceptent de les remettre à l'encaissement plus tard.

Lorsque le fournisseur remet le chèque à l'encaissement, le compte bancaire de l'entreprise n'est pas toujours approvisionné. C'est le risque encouru. Le chèque ne sera pas payé. Les pratiques des banques ne sont pas harmonisées et l'opération peut apparaître de trois manières différentes :

  • le chèque rejeté n'apparaît pas sur le relevé bancaire ;
  • le chèque apparaît en plus et en moins sur le relevé (il y a donc deux lignes) ;
  • le chèque apparaît mais la provision est bloquée sur un compte bancaire bis comme en cas d'émission de chèque de banque ou de saisie-attribution.

Exemple

Un magasin de vente de prêt à porter achète des vêtements en grande quantité, en fonction des collections. La collection automne hiver a été commandée et plusieurs chèques de 10 000¤ ont été émis.

L'un de ces chèques est rejeté pour insuffisance de provision et le magasin vient de recevoir un courrier qui l'en informe.

Possibilité n°1 : le chèque sans provision n'apparaît pas sur le relevé de compte

Dans ce cas, il n'y a rien à faire. Le chèque restera simplement dans la liste des opérations non rapprochées. Le rapprochement bancaire n'est pas impacté.

Possibilité n°2: le chèque sans provision est débité puis crédité par la banque

Lorsque la banque passe deux écritures, deux solutions sont possibles.

Lorsque la présentation du chèque et son rejet apparaissent sur le même relevé de compte, il n'est pas forcément nécessaire de passer une nouvelle écriture. L'absence de rapprochement du chèque rejeté permet de gagner du temps. Le solde rapproché correspondra au solde du relevé et le chèque rejeté restera dans les opérations en cours.

Lorsque la présentation du chèque et son rejet apparaissent sur deux relevés différents, les choses se compliquent. Le chèque a déjà été rapproché au moment de sa présentation.

Il faudra alors passer une écriture complémentaire pour tenir compte du rejet du chèque. Cette écriture sera une extourne de l'écriture qui a été passée pour comptabiliser le chèque. On veillera aussi à ne pas lettrer la facture du fournisseur avec le chèque rejeté. L'écriture initiale d'émission du chèque doit être lettrée avec sa contrepassation pour indiquer l'absence de paiement de la facture du fournisseur.

La seconde présentation du chèque obligera à passer une nouvelle écriture pour solder la facture du fournisseur.

Exemple suite

Le chèque a été rapproché sur l'extrait de compte du mois de juin. Le 1er juillet, le chèque est rejeté et le compte de l'entreprise, crédité de la somme correspondante.

Numéro de compte

Rejet du chèque

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

5121

 

Chèque xxx rejeté10000¤

 

 

401VET

Chèque xxx rejeté

 

10000¤

Cette seconde écriture est rapprochée et le lettrage du compte 401VET laisse apparaître la dette envers le fournisseur.

Possibilité n°3 : la provision du chèque est bloquée sur un compte bancaire bis

Le blocage de la provision sur un compte bis est généralement demandée par l'entreprise qui a émis le chèque pour éviter l'interdiction bancaire.

Elle peut aussi régler directement son fournisseur, en espèces ou par tout autre moyen pour régulariser l'incident.

En l'absence de régularisation directe, la banque conserve alors la provision sur ce compte bis jusqu'à la seconde présentation ou jusqu'à l'expiration du chèque soit pendant un an et 8 jours.

Attention : certaines banques étrangères acceptent le versement d'espèces sur ce compte bis, restituent la provision sur le compte principal et paient le chèque à partir du compte bis ! Il existe alors un relevé de compte séparé !

Exemple suite

Pour régulariser sa situation, l'entreprise demande à sa banque de bloquer la provision pour assurer le paiement du chèque lors de sa seconde présentation.

Le chèque est présenté une seconde fois un mois plus tard.

Numéro de compte

Blocage de la provision

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

467

 

Blocage de la provision chèque 12310000¤

 

 

5121

Blocage de la provision chèque 123

 

10000¤

Numéro de compte

Déblocage de la provision

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

5121

 

Déblocage de la provision chèque 12310000¤

 

 

467

Déblocage de la provision chèque 123

 

10000¤

Numéro de compte

Paiement du chèque

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

401VET

 

Paiement du chèque 12310000¤

 

 

5121

Paiement du chèque 123

 

10000¤

Comptabiliser les chèques impayés ou sans provision, reçus des clients

Le chèque donné par un client de l'entreprise a fait l'objet d'une remise de chèques qui a, le plus souvent, été comptabilisée préalablement au traitement du relevé de compte.

Même lorsque les écritures sont importées dans le logiciel de comptabilité, il est possible d'utiliser un compte 511 pour ces remises de chèques afin d'en obtenir le détail en comptabilité, client par client. Ce détail sera souvent utile pour traiter les chèques sans provision puisque la banque crédite généralement le total de la remise de chèques et débite uniquement le chèque rejeté.

Là encore, il suffira d'extourner l'écriture d'origine.

Exemple

Une entreprise remet 5 chèques à l'encaissement, provenant de cinq clients différents pour un montant total de 5 000¤. L'un des chèques d'un montant de 1 000¤ est rejeté.

Il sera présenté une seconde fois lors d'une remise de chèques ultérieure et rejeté.

L'entreprise utilise un compte 511200 pour les chèques à encaisser.

Numéro de compte

Remise de chèques

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

5121

 

Remise de chèques n°a1235000¤

 

 

5112

Remise de chèques n°a123

 

5000¤

Numéro de compte

Rejet du chèque

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

5112

 

Rejet du chèque du client A1000¤

 

 

5121

Rejet du chèque du client A

 

1000¤

Numéro de compte

Remise de chèques seconde présentation

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

5121

 

Remise de chèques n°a125 seconde présentation1000¤

 

 

5112

Remise de chèques n°a125

 

1000¤

Numéro de compte

Rejet du chèque après seconde présentation

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

5112

 

Rejet du chèque du client A1000¤

 

 

5121

Rejet du chèque du client A

 

1000¤

Numéro de compte

Annulation du chèque

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

411cltA

 

Annulation du chèque du client A1000¤

 

 

5112

Annulation du chèque du client A

 

1000¤

Numéro de compte

Transfert en clients douteux

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

416cltA

 

Client douteux A1000¤

 

 

411cltA

Client douteux A

 

1000¤

Le compte 5112 peut être remplacé par le compte 411 du client, surtout dans les petites entreprises.

Le rejet du chèque à deux reprises ne permet pas, à lui seul, de considérer que la créance est irrécouvrable et d'annuler la vente. Le client peut émettre un nouveau chèque ou venir régler par tout autre moyen.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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