Comptabiliser un chèque impayé ou sans provision

Le fait qu'un chèque soit sans provision ne suffit pas à autoriser la comptabilisation de la créance en créance irrécouvrable. L'entreprise qui a émis le chèque sans provision peut :

• payer par tout autre moyen et notamment en espèces pour remplacer le chèque ;
• ou approvisionner son compte et permettre le paiement du chèque.

La comptabilisation des frais de chèque impayé se fait au débit d'un compte 627 Services bancaires et assimilés.

Comptabiliser les chèques impayés sans provision, émis par l'entreprise et transmis aux fournisseurs

Certaines entreprises donnent des chèques à leurs fournisseurs qui acceptent de les remettre à l'encaissement plus tard.

Lorsque le fournisseur remet le chèque à l'encaissement, le compte bancaire de l'entreprise n'est pas toujours approvisionné. C'est le risque encouru. Le chèque ne sera pas payé. Les pratiques des banques ne sont pas harmonisées et l'opération peut apparaître de trois manières différentes :

• le chèque rejeté n'apparaît pas sur le relevé bancaire ;
• le chèque apparaît en plus et en moins sur le relevé (il y a donc deux lignes) ;
• le chèque apparaît mais la provision est bloquée sur un compte bancaire bis comme en cas d'émission de chèque de banque ou de saisie-attribution.

Possibilité n°1 : le chèque sans provision n'apparaît pas sur le relevé de compte

Dans ce cas, il n'y a rien à faire. Le chèque restera simplement dans la liste des opérations non rapprochées. Le rapprochement bancaire n'est pas impacté.

Possibilité n°2: le chèque sans provision est débité puis crédité par la banque

Lorsque la banque passe deux écritures, deux solutions sont possibles.

Lorsque la présentation du chèque et son rejet apparaissent sur le même relevé de compte, il n'est pas forcément nécessaire de passer une nouvelle écriture. L'absence de rapprochement du chèque rejeté permet de gagner du temps. Le solde rapproché correspondra au solde du relevé et le chèque rejeté restera dans les opérations en cours.

Lorsque la présentation du chèque et son rejet apparaissent sur deux relevés différents, les choses se compliquent. Le chèque a déjà été rapproché au moment de sa présentation.

Il faudra alors passer une écriture complémentaire pour tenir compte du rejet du chèque. Cette écriture sera une extourne de l'écriture qui a été passée pour comptabiliser le chèque. On veillera aussi à ne pas lettrer la facture du fournisseur avec le chèque rejeté. L'écriture initiale d'émission du chèque doit être lettrée avec sa contrepassation pour indiquer l'absence de paiement de la facture du fournisseur.

La seconde présentation du chèque obligera à passer une nouvelle écriture pour solder la facture du fournisseur.

Cette seconde écriture est rapprochée et le lettrage du compte 401VET laisse apparaître la dette envers le fournisseur.

Possibilité n°3 : la provision du chèque est bloquée sur un compte bancaire bis

Le blocage de la provision sur un compte bis est généralement demandé par l'entreprise qui a émis le chèque pour éviter l'interdiction bancaire.

Elle peut aussi régler directement son fournisseur, en espèces ou par tout autre moyen pour régulariser l'incident.

En l'absence de régularisation directe, la banque conserve alors la provision sur ce compte bis jusqu'à la seconde présentation ou jusqu'à l'expiration du chèque soit pendant un an et 8 jours.

Comptabiliser les chèques impayés ou sans provision, reçus des clients

Le chèque donné par un client de l'entreprise a fait l'objet d'une remise de chèques qui a, le plus souvent, été comptabilisée préalablement au traitement du relevé de compte.

Même lorsque les écritures sont importées dans le logiciel de comptabilité, il est possible d'utiliser un compte 511 pour ces remises de chèques afin d'en obtenir le détail en comptabilité, client par client. Ce détail sera souvent utile pour traiter les chèques sans provision puisque la banque crédite généralement le total de la remise de chèques et débite uniquement le chèque rejeté.

Là encore, il suffira d'extourner l'écriture d'origine.

Le compte 5112 peut être remplacé par le compte 411 du client, surtout dans les petites entreprises.

Le rejet du chèque à deux reprises ne permet pas, à lui seul, de considérer que la créance est irrécouvrable et d'annuler la vente. Le client peut émettre un nouveau chèque ou venir régler par tout autre moyen.