Comment optimiser la saisie comptable des notes de frais des salariés ? Tenir une comptabilité organisée et rigoureuse est un impératif en entreprise. La gestion des notes de frais est une partie conséquente de ce travail de comptabilité.
Comment saisir les dépenses des salariés en fonction de leur nature dans les documents comptables ? Quelles sont les caractéristiques auxquelles doit répondre une note de frais ?
Zoom sur un document comptable dont l'importance est fondamentale.
Pourquoi saisir les notes de frais ?
Pour une entreprise, il est nécessaire de tenir à jour une comptabilité rigoureuse, et d'être en mesure de produire les notes de frais des salariés en temps réel, en cas de contrôle fiscal.
C'est pourquoi une solution de gestion des notes de frais est un outil indispensable.
Elle permet en effet d'avoir une vision précise de l'état des finances de votre entreprise, et de pouvoir prendre en connaissance de cause des décisions stratégiques.
Les notes de frais concrétisent les dépenses d'entreprise engagées par les employés pour le compte de leur société, l'entreprise peut être déchargée de la TVA sur ces dépenses, moyennant certaines conditions :
- la facture doit être éditée au nom de l'entreprise, les factures éditées au nom du salarié ou du dirigeant ne sont pas valables ;
- les factures doivent comporter tous les éléments indispensables à un bon suivi comptable : nom du client, nom du fournisseur, descriptif du bien vendu, prix hors taxe, montant de la TVA, numéro de la facture ;
- la TVA doit être indiquée clairement sur la facture, et être exigible chez le fournisseur.
Par ailleurs, pour que les notes de frais soient valables, elles doivent subir un archivage à valeur probante, c'est-à-dire qu'elles doivent répondre à trois caractéristiques.
- authenticité : la note de frais doit permettre de répondre aux questions suivantes : qui a édité la facture ? Quelle est la date de création du document ? Que contient-il ?
- intégrité : les données doivent être figées, non réinscriptibles, et traçables. La confidentialité du document doit être respectée notamment en gérant les accès par le biais d'une authentification forte ;
- intelligibilité : les documents doivent être enregistrés en format PDF ou TIFF.
Comment intégrer les dépenses en comptabilité ?
Les dépenses qui peuvent être justifiées par des notes de frais sont de plusieurs natures :
- les frais de déplacement : les comptes « voyages et déplacements » sont enregistrés sous le compte 6251. Les billets de train, avion, les frais de taxi... ne sont pas assujettis à la TVA ;
- quand, en déplacement, le salarié doit faire face à des frais annexes (logement, réception, restaurant...) les dépenses sont intégrées sous une autre classe : ils sont enregistrés sous l'intitulé « mission » sous le compte 6256 pour la partie hors taxe. La TVA s'applique, il faudra donc l'enregistrer en parallèle sous le compte 44566. Le compte crédité est le 401 : fournisseurs ;
- si les notes de frais correspondent à une invitation au restaurant d'un client, elles doivent être comptabilisées sous le compte réception sous la partie hors taxe (6257), et la TVA doit être comptabilisée en parallèle (44566). Là encore, c'est le compte 401 qui est crédité.
Attention
Pour valider les process comptables, il est souvent nécessaire de valider les documents par signature électronique. Il existe une multitude de solutions comptables sur le marché qui permettent cette intégration directement au moment de l'édition du document, ou ultérieurement, par voie de scan.