2023 est une année cruciale pour la profession en matière de facture électronique. A la fin de cette période fiscale, il ne restera plus qu'un an pour préparer l'obligation de réception applicable à toutes les entreprises, et ce quelle que soit leur taille. Toutefois, il n'est pas encore trop tard pour définir un planning et mettre en place votre plan d'actions pour 2023 ! Voici quelques conseils pour vous y aider.
Pourquoi il faut agir maintenant, sans attendre 2024 ?
Au 1er juillet 2024, l'ensemble des experts-comptables et de leurs clients devront être prêts et inscrits dans l'annuaire national pour pouvoir réceptionner leurs factures fournisseurs. Avec deux périodes fiscales avant l'entrée en vigueur de la réforme, il ne reste donc que très peu de temps pour se former, informer les clients et s'équiper d'une plateforme de facturation électronique !
Attendre 2024 c'est s'exposer à des retards, mais aussi voir les clients des cabinets s'orienter vers le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui ne placera pas l'expert-comptable au coeur de son fonctionnement et qui ne sera pas compatible avec les logiciels de production comptable de la profession. En d'autres termes, c'est prendre le risque de la désintermédiation.
Certains cabinets ont déjà choisi de désigner un référent « facture électronique » en interne en charge de faire la veille, d'organiser des réunions d'information avec les collaborateurs, de les inscrire à des webinaires, de répondre à leurs questions. Son rôle peut également être de sensibiliser et d'informer les clients ainsi que de les accompagner dans le déploiement de la PDP choisie par le cabinet au sein de leurs entreprises.
1er semestre 2023 : se former au sein du cabinet et mettre en place une équipe pilote
Jusqu'en mai 2023 au moins, difficile de mobiliser l'ensemble du cabinet au cours de la période fiscale. En revanche, il est possible de commencer à désigner et sensibiliser une équipe pilote, mais aussi de se former soi-même !
Un bon point d'entrée peut être le livre blanc « Facturation électronique : lancez-vous dès maintenant ! » qui donne des réponses aux principales questions posées par les experts-comptables et leurs collaborateurs sur ce sujet, comme :
- pourquoi généraliser la facture électronique ?
- quels sont les gains pour les entreprises ? Pour l'administration ?
- qu'est-ce que la facturation électronique ? De quel format parle-t-on ?
- qu'entend-on par e-invoicing et e-reporting ? Quel sera le rôle des futures plateformes ?
- quelles sont les entreprises concernées ? A quelle date ?
- comment adapter les modes de production du cabinet et l'offre commerciale ?
- comment préparer les équipes et les clients à ce changement ?
Télécharger gratuitement le livre blanc « Facturation électronique : lancez-vous dès maintenant ! ».
Au fil des rendez-vous bilans puis tout au long du 2e semestre : informer vos clients
Le mot d'ordre : anticiper ! Certains clients auront besoin de plus de temps que d'autres pour décrypter la réforme et comprendre ses impacts sur leur processus de facturation. Les rendez-vous bilans qui se tiendront tout au long du 1er semestre 2023 constituent le moment idéal pour aborder la réforme de la facturation électronique et sensibiliser vos clients.
Pas besoin à ce stade de rentrer dans les détails techniques, surtout si vous n'avez pas encore fini de travailler sur les outils et méthodes du cabinet. Concentrez-vous plutôt sur les bénéfices et opportunités pour les clients, tout en insistant sur le meilleur service rendu par le cabinet. Plusieurs contenus peuvent vous aider à structurer ce discours, en mettant en avant les arguments les plus percutants :
- Experts-comptables : comment accompagner les TPE/PME vers la facture électronique ?
- Experts-comptables : quels arguments déployer pour convaincre vos clients d'utiliser jefacture.com ?
- Facture électronique : quel est le rôle des experts-comptables ?
Certains cabinets ont fait le choix de proposer des webinaires sur le thème de la facturation électronique à leurs clients. Il est possible d'investir dans un studio interne, mais c'est aussi faisable avec des moyens techniques plus légers : un ordinateur, une webcam, une bonne connexion internet... et surtout une bonne communication ! jefacture.com met également à disposition de vos clients des webinaires hebdomadaires gratuits pour les informer sur l'obligation et leur présenter la plateforme. Pour les inscrire, cliquez ici.
2e semestre 2023 : former et rassurer vos collaborateurs
Une fois la période fiscale terminée, c'est-à-dire en pratique au 2e semestre, voire dès le mois de juin 2023, il devient opportun de lancer un plan de formation plus large.
Ce dernier est indispensable, car les collaborateurs des cabinets n'ont pas forcément le même niveau d'information que leur expert-comptable sur la généralisation de la facture électronique. Plus vite vous prenez les devants dans cette sensibilisation, meilleure sera l'adhésion interne au projet.
Attention toutefois à ne pas créer de l'anxiété ! Évoquer les gains de productivité de la facture électronique sans donner du contexte, c'est générer des inquiétudes immédiates, en particulier sur leur emploi. Il est important de les rassurer et de les réaffecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée : de nombreuses missions d'accompagnement peuvent être réalisées par des collaborateurs qui sont aujourd'hui sur des postes de saisie et de pointage des comptes : recouvrement amiable, mandat de paiement, gestion administrative...
jefacture.com propose des webinaires gratuits tous les jeudis pour découvrir notamment le contexte légal de l'obligation de facture électronique, les fonctionnalités de la plateforme jefacture.com, et son écosystème. C'est une façon simple de sensibiliser vos équipes à ce sujet : inscrivez-les.
2e semestre 2023 : lancer des nouvelles procédures
Les phases d'information et de formation évoquées ci-dessus et les travaux de votre équipe pilote ont d» vous donner une vision plus claire des changements à apporter dans votre organisation. Toutefois, avant de généraliser ces procédures à l'ensemble de vos clients, il est recommandé de les tester sur quelques clients « privilégiés ».
En effet, en commençant par communiquer auprès des clients « innovateurs » et « primo adoptants », on obtient en effet de meilleurs résultats : accueil positif, retours constructifs... Il est ensuite possible de capitaliser ces acquis pour convaincre progressivement le reste du portefeuille.
4 actions qui peuvent être lancées dès maintenant sur les dossiers :
- identifier les clients finaux par numéro SIREN ;
- distinguer les obligations applicables par type de client ;
- sensibiliser ses clients à l'obligation de facture électronique et les orienter vers la plateforme adaptée ;
- remettre à plat son processus de facturation pour le rendre compatible avec la facture électronique.
Au service de la Profession Comptable, jefacture.com est un acteur majeur de la généralisation de la facture électronique annoncée par les pouvoirs publics.
jefacture.com apporte des bénéfices au cabinet : gain de temps et de productivité, opportunité de diversifier ses missions... et à ses clients : diminution des frais et des tâches administratives, simplification des échanges avec le cabinet, meilleure gestion des factures et de leur règlement,...