Dans l'article précédent, nous avions passé en revue une première série de bonnes pratiques et autres trucs et astuces pour déterminer la dette actuarielle des indemnités de fin de carrière (IFC) avec une démarche optimisée.
Dans ce second article, nous poursuivons notre partage d'expériences sur le sujet pour être le plus efficace possible !
Les conventions collectives et les accords d'entreprise
Les IFC à verser à chaque salarié dépendent de la convention collective que leur employeur applique et des droits et indemnités en découlant.
Pour ce paramètre crucial pour le calcul la dette actuarielle des IFC, il est impératif que le logiciel utilisé propose le plus grand nombre de conventions collectives et que celles-ci soient à jour.
Mais ce n'est pas tout... !
En effet, il est de plus en plus fréquent que les entreprises concluent des accords d'entreprises prévoyant des dispositions particulières en matière de départ à la retraite.
Dès lors, le calcul des IFC pour les salariés concernés doit être basé sur leur accord d'entreprise et non la convention collective dont ils dépendent.
Il convient de se renseigner si un tel accord est en vigueur dans l'entreprise.
Aucun logiciel ne peut intégrer de base ce type d'accord, par définition privés.
Par contre, il faut que l'ajout de tels accords soit possible.
Par ailleurs, le logiciel utilisé doit faire automatiquement le contrôle, salarié par salarié, ancienneté par ancienneté, entre les droits alloués par la convention collective (ou l'accord d'entreprise) et par le barème légal, de manière à retenir les indemnités les plus favorables.
Les catégories de salariés
En France, on peut distinguer différentes catégories de salariés, essentiellement les ouvriers, les ETAM (employés, techniciens, agents de maîtrise) et les ingénieurs et cadres.
Selon les conventions collectives et les accords d'entreprise, les droits en matière d'IFC peuvent varier pour chacune de ces catégories, voire simplement entre les non-cadres et les cadres.
Pour la dette actuarielle des IFC, il faut donc scinder les salariés selon leur catégorie et leur rattacher la convention collective et ses dispositions afférentes.
Par exemple :
- optique (lunetteries de détail) ?€« Agents de maitrise ;
- optique (lunetteries de détail) - Cadres ;
- optique (lunetteries de détail) - Ouvrier Employé.
Cette distinction des catégories de salariés s'applique de la même manière pour les accords d'entreprise.
A l'inverse, si la convention collective ou l'accord d'entreprise n'opère aucune distinction catégorielle et alloue les mêmes droits à tous les salariés, il n'est pas utile de répartir les employés entre cadres, ouvriers, etc.
Dans le logiciel, une seule catégorie est utile : « Ensemble des salariés » !
Le taux de turn-over
Pour un paramètre important, il faut éviter de retenir des turn-over constants pour tous les âges, car il est plutôt erroné de penser que la probabilité de départ d'un salarié est identique quand celui-ci a 29 ans ou a 58 ans.
De préférence, il convient d'appliquer des taux de turn-over différents selon les âges des salariés et avec un niveau plutôt élevé jusqu'à 30 ans, puis dégressif jusqu'à 50 ou 55 ans, puis 0% au-delà.
Dans l'idéal, l'analyse des départs des salariés de l'entreprise concernée sur une période de 5-10 ans minimum, permet de retenir la table reflétant le mieux le turn-over au sein de celle-ci.
Les informations dans l'annexe : contenu, exemples rédactionnels
Que la dette actuarielle en matière d'IFC soit enregistrée ou non sous la forme de provisions dans les comptes sociaux, les informations figurant dans l'annexe sont primordiales.
Ainsi, il convient d'indiquer dans l'annexe des comptes annuels :
- le montant de la « dette actuarielle » ;
- le détail des hypothèses retenues : âge de départ, type de départ (volontaire ou mise à la retraite), table de mortalité, turn-over, progression des salaires, taux d'actualisation, etc. ;
- la provision éventuelle comptabilisée ;
- la part faisant l'objet d'une externalisation.
Il en est de même de la mention en cas de changement de méthode comptable.
Pour toutes ces informations, le logiciel utilisé doit proposer une aide à la rédaction.
En pratique, les données ci-dessus doivent être automatiquement préparées et générées sous un format Word, avec les paragraphes prérédigés.
Puis chaque utilisateur a simplement à réaliser un « copier/coller » dans l'annexe des comptes annuels !
Un outil avec une assistance réactive
Même avec un logiciel d'aide au calcul performant, il ne faut pas exclure que l'utilisateur soit confronté à un blocage lors de l'import des données pour les salariés, à une évolution à expliquer pour le montant de la dette actuarielle par rapport à N-1, etc.
Sans être systématiquement dans une situation de travail à la dernière minute, il faut pouvoir compter sur une assistance dudit logiciel disponible et réactive.
Car si un problème survient sur le sujet des IFC au moment du bouclage du dossier, c'est tout le dossier qui est bloqué !
S'en suit alors en général un message adressé à l'assistance de l'outil comprenant des termes comme « urgent », « URGENT », « très URGENT », voire « URGENTISSIME »...
Bon, ça a un peu près le même effet que si vous appuyez six fois sur le bouton de l'ascenseur pour le faire venir plus vite... ?
Blague à part, par exemple, MyFides dispose d'une assistance dont la réactivité et l'efficacité ne sont plus à démontrer.
Animée par des experts-comptables pour des experts-comptables, les intervenants connaissent parfaitement le « stress » des clôtures de dossiers et s'attachent à régler les difficultés dans les meilleures conditions.
Les chiffres, des chiffres... mais pas que !
Le calcul de la dette actuarielle aboutit mécaniquement à un chiffre. C'est une évidence.. mais ça ne doit pas être la seule finalité !
En effet, s'arrêter à un « chiffre » serait un certain gâchis, tant les informations intégrées constituent une mine d'informations pour apporter aux clients une valeur ajoutée.
Concrètement, l'outil utilisé doit proposer des analyses telles que :
- les indemnités probables à verser dans les 5 ans, ainsi que dans les 10 ans ;
- la répartition des départs dans le temps La pyramide des âges ;
- la répartition femmes / hommes, cadres / non-cadres ;
Celles-ci doivent être présentées aux clients sous la forme d'un rapport ou d'un diaporama de présentation, généré en deux clics.
L'objectif est de permettre aux clients d'adopter une approche prospective et prévisionnelle en la matière, de prendre les bonnes décisions afin d'en optimiser la gestion pour éviter les « à-coups » de trésorerie préjudiciables au développement et à la pérennité de toute entreprise.
In fine, d'expérience, avec un logiciel approprié, on se rend vite compte que les IFC sont une des rares thématiques pour laquelle le temps à passer pour aboutir à des résultats est inversement proportionnel à la valeur ajoutée des informations (utiles) présentées aux clients.
MyFides est une association créée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients. Elle a développé initialement une solution exclusive de chiffrage et présentation des passifs sociaux de l'entreprise liés aux indemnités de fin de carrière : IFC by MyFides.
Retrouvez notre lexique des indemnités de fin de carrière et notre FAQ.