Tous les professionnels du chiffre ont à gagner à utiliser la Business Intelligence. Les cabinets d'expertise comptable ne sont pas en reste. Le métier connaît de profonds bouleversements avec la dématérialisation, l'automatisation, la facturation électronique, l'IA, le Big Data, etc.
C'est justement le moment de s'interroger sur un équipement en BI pour la finance, afin de compléter judicieusement les outils financiers du cabinet.
Nous vous expliquons dans cet article les atouts de la BI pour votre organisation et vous conseillons sur la manière de vous y prendre pour l'implémenter.
BI pour les métiers de la finance : définition, principes et fonctionnement
La BI ou Business Intelligence était il y a encore quelques années réservée aux équipes financières des grandes entreprises. Elle se démocratise et devient accessible même aux TPE, artisans, commerçants ou professions libérales, grâce aux cabinets d'expertise comptable.
Qu'est-ce qu'un outil de Business Intelligence (BI) pour la finance ?
La Business Intelligence ou BI est parfois appelée également informatique décisionnelle. Elle regroupe toutes les applications et techniques qui aboutissent à restituer une information structurée et analysée en vue d'une prise de décision éclairée. Pour la finance d'entreprise, la Business Intelligence constitue un processus capable d'exploiter la data issue de la facturation, des achats, de la trésorerie et de la paie notamment.
Les étapes d'un processus décisionnel pour données financières
Un outil BI pour la finance procède par étape. La chaîne décisionnelle se déroule comme suit :
- collecte des données afin de récupérer automatiquement la data de différentes sources d'information ;
- structuration des données collectées avec consolidation, nettoyage et formatage ;
- stockage des données dans un entrepôt, le datawarehouse ;
- restitution de l'information sous forme de rapports, tableaux de bord et indicateurs grâce à une visualisation de la data pertinente (dataviz) ;
- analyse et exploitation des données par le cabinet ainsi que par les entreprises clientes.
BI dans le domaine de la finance : atouts et opportunités pour élargir les missions en entreprise
Les outils de Business Intelligence pour la finance aident grandement les experts-comptables dans les missions d'analyse financière et de gestion. Ils apportent de l'automatisation pour bâtir et actualiser les tableaux de bord, mais pas seulement.
Les avantages de la BI axée finance pour le cabinet et ses collaborateurs
Une des particularités d'un cabinet, c'est la multiplicité des clients en portefeuille. L'établissement du reporting financier et la mise à jour périodique des indicateurs de gestion gagnent donc à s'automatiser. C'est un des premiers retours rapides sur investissement d'une solution BI en finance.
Vous économisez des tâches chronophages et sans valeur ajoutée qui s'effectuent traditionnellement sur Excel. Avec ces heures libérées, les collaborateurs se consacrent à l'analyse des données et informations financières ainsi qu'au conseil aux dirigeants. Le contenu de la mission évolue vers un service de business partner.
En outre, les outils BI contribuent à réduire les risques d'erreurs par rapport à un tableur Excel. La mise à jour des rapports financiers se simplifie. Quant à la consolidation des informations, même avec une grande quantité de données, elle devient un jeu d'enfant.
En segmentant le portefeuille clients par secteur d'activité par exemple, vous structurez les indicateurs clés pertinents. Vous rationalisez ainsi les reportings. Vous disposez d'une base d'information pour réaliser du benchmark, donc comparer la performance financière par métier.
La Business Intelligence apporte de la valeur à la mission client
Avec la BI, l'expert-comptable communique régulièrement avec ses clients grâce à un support d'information actualisé, pertinent et visuel. Il améliore sa pédagogie vis-à-vis des dirigeants. Ceux-ci décident en fonction de données claires, à jour et qu'ils comprennent. La valeur perçue de la mission du cabinet augmente chez ses clients. Cet axe stratégique prend toute son importance à l'aube de la facturation électronique qui va réduire les missions comptables au profit des analyses et du conseil.
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La BI orientée finance, une opportunité pour élargir les missions dans les entreprises
La réunion de présentation du bilan comptable reste un moment d'échanges privilégiés. Au-delà des données financières, vous identifiez alors des besoins d'accompagnement de votre client. Toutefois, avec la BI axée finance au sein de votre cabinet, le tableau de bord devient dynamique. De nombreuses données et indicateurs se suivent aisément au mois et non plus à l'année. En animant ce reporting récurrent auprès de vos clients, vous créez des missions nouvelles en matière de conseil de gestion.
Comment déployer la BI axée finance dans son cabinet ?
Réel projet stratégique pour votre cabinet, la BI exige une organisation méthodique. Vous découvrirez en détail nos recommandations dans le livre blanc rédigé par Finthesis et téléchargeable à la fin de cet article. Voici la synthèse des points à travailler.
Analyse et segmentation du portefeuille client
Après avoir déterminé vos objectifs stratégiques, commencez par répartir vos clients en fonction de la taille de l'entreprise et du secteur d'activité. Pour chaque catégorie, tentez d'identifier leurs questions et besoins récurrents en termes de tableaux de bord et d'indicateurs. Cette organisation aide le cabinet d'expertise comptable à définir ensuite les types de reportings financiers et opérationnels à déployer.
Choix du bon outil BI pour son cabinet
À l'heure où la quantité de data ne cesse de grandir alors que le temps pour décider se raccourcit, Excel ou Google Sheets s'avèrent insuffisants pour le reporting financier. Des solutions comme Power BI de Microsoft semblent accessibles. Toutefois, elles demandent une prise en main régulière et approfondie pour rester opérationnel au-delà des formations de départ.
Certaines applications décisionnelles du type plateforme sur le Cloud se connectent directement aux autres outils du cabinet. Ce type de logiciel n'exige plus l'achat de licences. L'entreprise n'a pas à héberger l'application et les données sur son propre serveur. Certaines de ces solutions restent généralistes, d'autres sont spécialisées. Finthesis vous propose justement une telle solution BI en ligne, conçue par et pour les experts-comptables.
Détermination des bons indicateurs pour le reporting financier
Déployer une solution de BI financière dans votre cabinet suppose que les reportings émis soient pertinents, lus et analysés. Le choix des indicateurs clés à insérer dans les tableaux de bord revêt alors toute son importance. Évitez toutefois la sur-information car vous noyez les données à surveiller. Soignez aussi les graphiques et les jauges, ils participent à une bonne datavisualisation du reporting financier.
Formation des collaborateurs et pédagogie auprès des clients
La pédagogie interne comme externe fait partie des étapes clés pour un projet de BI en finance. En démarrant avec quelques collaborateurs ouverts au changement, vous disposez d'ambassadeurs pour embarquer le reste de l'équipe dans l'exploitation de la data. À terme, toutes les personnes susceptibles de se servir de la Business Intelligence doivent suivre une formation sur l'outil BI.
Quant aux entreprises clientes, la pédagogie est de mise afin qu'elles exploitent réellement les tableaux de bord créés grâce à la Business Intelligence. Expliquez et réexpliquez si nécessaire chaque indicateur retenu et son mode de calcul. Organisez des réunions périodiques du type business review pour échanger sur les résultats intermédiaires et l'évolution de la performance.
La Business Intelligence constitue un réel levier pour les cabinets. Avec des solutions adaptées à votre profession comme Finthesis, vous gagnez en pertinence et en efficacité.
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