Le recours à l'utilisation d'une facture est un élément essentiel afin de justifier de la traçabilité d'une opération commerciale.
Selon le premier alinéa de l'article L 441-3 du commerce1 : "Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent l'objet d'une facturation"
Une simple lecture du deuxième alinéa permet de prendre connaissance des obligations suivantes :
- Le vendeur est tenu de délivrer une facture
- l'acheteur doit la réclamer
- la facture doit être rédigée en double exemplaire. Un exemplaire devant être conservé par le vendeur et l'acheteur
Le troisième et le quatrième alinéa de l'article L 441-3 et R 123-237# du code de commerce indiquent les mentions obligatoires devant figurer sur les factures :
- le nom des parties
- leur adresse
- la date de vente ou de réalisation de la prestation de service
- la quantité
- la dénomination précise
- le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des services rendus
- les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou prestations de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture
- la date à laquelle le règlement doit intervenir
- les conditions d'escomptes applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente
- le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture
- le numéro unique d'identification de l'entreprise délivré conformément à l'article D123-235 du code commerce
- le numéro RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où la société émettrice est immatriculée
- le lieu du siège social de la société émettrice
- si le siège social est à l'étranger : dénomination, forme juridique et numéro d'immatriculation dans l'Etat où elle a son siège
- le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-majoritaire
- le cas échéant voir disposition si la société est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique au sens du chapitre VII du titre II du livre Ier du code de commerce : la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification.
En cas de non-respect des 10 paragraphes ci-dessus, l'article L 441-4 mentionne les conséquences du non respect des dispositions de l'article L-441-3, à savoir :
- une amende de 75 000 euros
- l'amende peut être porté à 50% de la somme facturée ou celle qui aurait dû être facturé.
Le non-respect des dispositions prévues par les alinéas 11 à 16 est condamné par une contravention de la 4ème classe.
Depuis le décret 2012-1115 du 2 octobre 20123, le principe d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales est instauré.
Après l'article D. 441-4 du code de commerce, il est inséré un article D. 441-5 ainsi rédigé :
« Art. D. 441-5. - Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue au douzième alinéa du I de l'article L. 441-6 est fixé à 40 euros. »
Ainsi, à compter du 1er janvier 2013, tout professionnel en retard de paiement dans ses transactions commerciales devra, outre les pénalités de retard, payer une indemnité forfaitaire de 40¤.
Cette indemnité devra être mentionnée sur les factures et figurée dans les conditions générales de vente. L'absence de la mention de l'indemnité forfaitaire et de son montant, dans les conditions de règlement est sanctionnée d'une amende de 15 000 euros (alinéa 14 de l'article L. 441-6 du code de commerce).
La DGCCRF a indiqué que cette indemnité n'était pas soumise à TVA dans son note d'information n°2012-164 du 29 novembre 2012. Des précisions relatives aux modalités de traitement fiscal devrait faire l'objet d'une publication ultérieure.