Un outil pour la performance du cabinet, au service du client

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Modifié le 30/09/2015
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Diminuer le temps consacré à la mission traditionnelle, faire gagner du temps aux clients tout en sécurisant les process et recentrer l'activité des professionnels sur le conseil.. Et si un outil pouvait permettre tout cela ?

Enjeux majeurs pour la pérennité et le développement des cabinets, la dématérialisation doit permettre des gains de temps et de productivité considérables. Ces gains de temps et de productivité pourront être mis au service du client qui n'aura plus besoin de saisir sa comptabilité sur excel.

Et dans certains cas, la dématérialisation permettra d'aller encore plus loin, en proposant de réelles innovations et en libérant du temps pour les missions à forte valeur ajoutée.

Les nouvelles technologies pour la performance de la mission traditionnelle

La mission traditionnelle s'est banalisée. Autrefois rentable, au point de permettre aux cabinets d'offrir les conseils et certaines autres missions (l'assistance à contrôle fiscal), la tenue des comptes est aujourd'hui une mission à très faible valeur ajoutée. Le client ne lui accorde plus aucune importance et y voit tout au plus, une obligation fiscale.

C'est en partie pour cette raison, que de très nombreux cabinets ont du mal à négocier leurs honoraires à la hausse pour renouer avec la rentabilité et se doivent de trouver d'autres solutions. Car malgré cela, ils sont encore nombreux à offrir gracieusement les conseils dispensés à leurs clients.

Dans un marché devenu très concurrentiel, les stratégies des cabinets divergent et les plus innovants d'entre eux, utilisent les nouvelles technologies à bon escient.

Les stratégies des cabinets

Pour l'année 2013, plus de 40% des cabinets enregistraient un chiffre d'affaires en baisse par rapport à celui de l'année précédente [1]. La banalisation de la mission traditionnelle va de pair avec le refus des clients d'accepter les augmentations d'honoraires, de demander une baisse des tarifs pour rester client ou la volonté de rechercher un cabinet moins cher.

Des cabinets dits "Low Cost" ont ainsi vu le jour, dans le but de répondre à cette demande. En proposant des prix attractifs pour la tenue des comptes (et uniquement la tenue), ils attirent les clients.

Ces cabinets tirent les coûts de production vers le bas grâce à la dématérialisation et/ou en faisant faire une partie du travail au client. Ce dernier pourra être amené à effectuer tout ou partie de la saisie lui-même ou sera rappelé à l'ordre à chaque fois que le classement des pièces comptables ne conviendra pas par exemple.

En allant plus loin, on peut même imaginer un mode freemium, c'est à dire la gratuité totale de la mission traditionnelle, entièrement dématérialisée (ou effectuée en grande partie par le client) et ne coûtant presque rien, dans des cabinets qui factureront d'autres prestations. C'est ce que permettent déjà, les nouvelles technologies.

L'utilisation des nouvelles technologies

Les nouvelles technologies permettent de numériser de très nombreux documents, tout en automatisant leur traitement grâce aux logiciels de reconnaissance de caractères (les OCR). Elles permettent aussi d'accéder à toutes les applications métiers sur internet, de n'importe quel endroit et à partir de n'importe quel terminal.

Ces deux éléments sont des enjeux majeurs pour les cabinets d'expertise comptable qui diminuent ainsi les coûts liés à la tenue des comptes (moins d'investissements).

La numérisation des documents comptables, lorsque le logiciel de reconnaissance de caractères est suffisamment performant, fait gagner un temps considérable. Un simple scanner, un logiciel et une connexion internet suffisent et tout le reste, y compris la comptabilisation peut devenir automatique.

C'est ce que propose le logiciel Compta.com, accessible à distance, par internet, depuis 2004 et disponible en priorité pour les cabinets franchisés.

La numérisation des factures est effectuée par le client lui-même soit envoyés au franchiseur par la poste. Dans tous les cas, ils peuvent être envoyés par lots (plusieurs factures en même temps, d'une ou plusieurs pages chacune), directement dans le logiciel. La récupération des pages numérisées et leur comptabilisation se fait ensuite en quelques clics et les factures sont conservées dans ce que l'on appelle un coffre-fort numérique sécurisé.

Ce coffre-fort numérique contient tous les documents scannés liés à la vie de l'entreprise (statuts, déclarations, baux commerciaux, fiches de paies réalisées par le cabinet etc.) et ces documents peuvent être récupérés par le client à tout moment.

Et lorsque tous les salariés de l'entreprise cliente ne doivent pas accéder à tous les documents, il est même possible de définir plusieurs profils utilisateurs, permettant à chacun d'accéder aux informations et documents qui le concernent.

Et la franchise dans tout cela ?

Compta.com propose un site internet dédié au réseau et un logiciel à tous ses franchisés. Toute la communication est donc centralisée et effectuée par le franchiseur.

L'avantage d'une telle organisation est la mutualisation des coûts de communication (par le reversement d'un léger pourcentage du chiffre d'affaires). L'inconvénient est le fait qu'un client ne visera pas un cabinet en particulier, mais le réseau tout entier pour sa marque.

Les conséquences de la coexistence entre un réseau de franchise et le site internet du franchiseur (pas uniquement pour la communication) ont été tranchées par le Cour de cassation en 2006. Le site internet du franchiseur n'est pas assimilable à un point de vente et ne porte pas atteinte à la clause d'exclusivité territoriale qui peut exister dans les contrats de franchise [2].

Un outil au service du client, qui permet la réorientation vers le conseil

Lorsque la transition vers les nouvelles technologies de l'information et de la communication est bien anticipée, elle peut parfois donner naissance à un outil au service du client. La saisie d'une comptabilité parallèle sur excel devient alors totalement inutile et le client consulte ses tableaux de bord, générés automatiquement, directement dans le logiciel.

Experts-comptables et collaborateurs peuvent alors se consacrer à l'essentiel : les missions à forte valeur ajoutée.

L'abandon du fichier excel et des outils alternatifs

De nombreux entrepreneurs refusent d'attendre une comptabilité qui arrive parfois plusieurs mois après la clôture de leur exercice, pour rassembler les informations nécessaires à la gestion de leur entreprise.

Ils tiennent ainsi, pour certains, une véritable comptabilité parallèle sur excel, dans laquelle ils saisissent un grand nombre d'informations, génèrent leurs factures, calculent leur TVA ou leurs bénéfices à la fin de chaque mois etc.

Et c'est ainsi que le travail est effectué deux fois. Une première fois par le client et une seconde fois par le cabinet, qui facturera, en plus, des honoraires.

N'est-ce pas là une perte de temps et d'argent pour tout le monde ? Sans compter le risque de non-conformité des factures (sur lesquelles il manquerait des mentions obligatoires) ?

Deux solutions existent dans ce cas :

  • reprendre les éléments saisis par le client dans une matrice et les réimporter dans le logiciel du cabinet ;
  • proposer un outil accessible au client et surtout, utile pour sa gestion.

Proposer un logiciel qui évite une saisie fastidieuse au client :

  • en permettant la numérisation des factures d'achat et leur comptabilisation en quelques clics ;
  • en permettant de générer des factures de vente conformes à la réglementation (automatiquement à partir des bons de livraison) puis des tableaux de bord pour les délais de paiement ;
  • en proposant un compte de charges lorsque la facture est reconnue par le logiciel de reconnaissance de caractères et utilisé par d'autres clients qui ont un code APE similaire ;
  • en permettant l'importation des relevés bancaires ou de comptes paypal ;
  • en effectuant le lettrage automatiquement ;
  • en générant des bordereaux de remises de chèques, acceptés par la plupart des banques ;
  • en générant automatiquement l'email de réclamation de pièces manquantes au client.

Celui-ci peut représenter un gain de temps considérable pour les deux parties et donc d'argent pour le client. Et c'est ce que fait déjà Compta.com.


Le client qui se connecte au logiciel peut accéder à un certain nombre de tableaux de bord et à un échéancier des règlements clients, semaine par semaine.

En investissant très tôt dans la recherche, Compta.com est un logiciel précurseur, à jour de toutes les évolutions réglementaires récentes (y compris du Fichier des Ecritures Comptables ou FEC). Cet outil ne cesse d'évoluer. Le but est ici de permettre à tous les franchisés, de se consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée : le conseil.

Le FEC : qu'est-ce que c'est ? 

Le fichier des écritures comptables est un fichier dématérialisé qui contient toutes les données comptables d'un exercice et doit être présenté à l'administration fiscale en cas de contrôle.

Il est automatiquement généré par le logiciel de comptabilité et est obligatoire, pour toutes les entreprises qui tiennent leurs comptes à l'aide d'un logiciel, depuis le 1er janvier 2014.

Compta.com a permis l'export d'un fichier des écritures comptables dès le mois d'août 2013 et l'import de ce fichier (pour reprendre une comptabilité), en mars 2014 [3].

La réorientation des cabinets vers les missions de conseil

La pérennité des cabinets d'expertise comptable va dépendre de leur capacité à diminuer le temps consacré à la mission traditionnelle, mise à mal et peu rentable, et à se réorienter vers les missions de conseil.


Cette réorientation est d'autant plus importante, que les nouvelles technologies risquent fort, de remplacer l'homme dans tous les travaux répétitifs et sans grand apport intellectuel.

Mais il ne s'agira pas simplement de faire du conseil pour faire du conseil et d'y consacrer d'autant plus de temps que l'offre n'aura pas été réfléchie. Les cabinets devront s'appuyer sur leurs compétences internes, profiter de l'expérience de chacun et créer des offres standardisées, à moindre coût (pour le cabinet), tout en proposant ces conseils à un grand nombre de clients.

Parfois, la réorientation des collaborateurs vers ces nouvelles missions, créatrices de valeur, passera par la formation qui peut représenter un coût non négligeable, surtout pour un petit cabinet.

D'autres fois, lorsque les cabinets seront organisés en franchise, la solidarité entre franchisés leur permettra d'industrialiser à la fois les missions de conseil et les opérations de communication, pour diminuer les coûts ou de sous-traiter à un membre de réseau, plus spécialisé.

A terme, lorsque la mission traditionnelle sera entièrement dématérialisée, le client aura alors une relation limitée au logiciel, pour tout ce qui concerne la tenue des comptes, et une relation plus poussée avec son cabinet, pour les missions de conseil.

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Compta.com propose un logiciel gratuit de comptabilité et de facturation sur Internet.