Les outils de pré-comptabilité fournissent aux TPE-PME des services essentiels concernant l'organisation et la réalisation de leur comptabilité, en facilitant notamment la transmission de certains documents financiers.
Toutefois, au regard des besoins actuels des dirigeants d'entreprise en matière de gestion et de pilotage, ces fonctionnalités peuvent paraître limitées.
Au moment de préconiser à leurs clients un outil de pré-comptabilité, il est important que les experts-comptables aient en tête les éléments suivants.
À quels besoins répond un logiciel de pré-comptabilité ?
La pré-comptabilité est un processus clé pour les TPE-PME. Elle consiste à organiser et transmettre les documents financiers avant la comptabilité proprement dite.
Les fonctionnalités des outils de pré-comptabilité se concentrent donc principalement sur la collecte et le traitement des factures (clients et fournisseurs), des justificatifs de dépenses (notes de frais) et des transactions bancaires.
Ils facilitent le travail de l'expert-comptable et préparent à la clôture comptable mensuelle, en automatisant les tâches comptables, en réduisant les erreurs, et en permettant un gain de temps significatif.
Généralement les TPE-PME implémentent la pré-comptabilité en utilisant les outils recommandés par leur expert-comptable.
Toutefois, au regard des besoins actuels des TPE-PME et de leurs attentes, qui vont bien au-delà du scope facture-dépense-banque, ces outils de pré-comptabilité ne sont pas forcément la solution la plus adaptée.
Et pour les autres besoins des TPE-PME ?
Désormais, la plupart des TPE-PME souhaitent être accompagnées au quotidien par leur expert-comptable, en mode « full service ». Par définition, les outils de pré-comptabilité ne peuvent pas répondre entièrement à ce besoin.
Par conséquent, faute d'avoir une solution de gestion adaptée, nombreux sont les dirigeants qui gèrent leur société à l'aide de tableurs et de documents éparpillés sur différents supports. Cette approche pose principalement deux problèmes pour le dirigeant :
- l'absence d'une vision globale et précise des indicateurs clés de l'entreprise ;
- des communications compliquées avec l'expert-comptable.
L'implémentation d'un système de gestion unifié dans une petite entreprise vise à améliorer l'organisation de celle-ci. Elle offre non seulement des informations pertinentes au dirigeant, mais assure aussi la transmission de données exactes et organisées au cabinet comptable.
Cette démarche bénéficie autant au chef d'entreprise qu'à l'expert-comptable. Le dirigeant profite d'un conseil quotidien sur des questions spécifiques, tandis que l'expert-comptable reçoit des données fiables et bien structurées.
La nécessité de définir les besoins particuliers de chaque client
Dans le contexte actuel, il est devenu essentiel pour les cabinets comptables d'évoluer au-delà de la préconisation de simples outils de pré-comptabilité, choisis uniquement pour leur facilité d'utilisation dans le processus de récupération des données. Cette approche unidimensionnelle ne répond plus aux exigences variées des différents dossiers traités par le cabinet.
Chaque client a des besoins spécifiques qui doivent être pris en compte de manière individualisée (par exemple : accompagnement dans la gestion de ses ressources humaines, optimisation de sa communication vis-à-vis des clients et des tiers,...).
Cela implique que le cabinet doit envisager d'offrir une gamme plus large et plus diversifiée de solutions. Cette variété permettrait de mieux s'adapter aux exigences uniques de chaque dossier, garantissant ainsi une approche plus personnalisée et efficace pour chaque client.
En somme, il est crucial pour les cabinets comptables de reconnaître et de répondre à la diversité des besoins de leurs clients en matière de pilotage de leurs entreprises, en proposant des solutions flexibles et adaptées à chaque situation. Cela permettrait non seulement d'améliorer la satisfaction du client, mais aussi d'optimiser l'efficacité du processus comptable dans son ensemble.
L'intérêt d'un outil de gestion : quelques exemples concrets
Comme nous l'avons vu, un outil de gestion permet d'aller plus loin qu'un outil de pré-comptabilité en proposant au dirigeant d'entreprise un accompagnement dans le pilotage quotidien de son activité.
Optimiser sa communication les prospects - Le logiciel de gestion d'Axoanaut propose un outil marketing pour booster les ventes en automatisant la gestion des campagnes marketing grâce à plusieurs fonctionnalités (création de templates/modèles d'envoi d'emailings ou de SMS à l'image de l'entreprise et programmation de l'envoi de campagnes au moment le plus opportun par exemple).
Simplifier la gestion de projet - Axonaut a développé un module spécifique sous forme d'outil de gestion de projet en ligne. Cet outil rassemble toutes les fonctionnalités nécessaires pour organiser efficacement les tâches en peu de temps. Il intègre un système de création de tâches où le dirigeant peut déterminer leur urgence, leurs dates de début et de fin, ainsi que la charge de travail prévue. Il pourra par la suite comparer cette estimation avec le temps effectivement passé, afin d'analyser les réussites et les échecs, et ainsi optimiser les processus futurs. De plus, cet outil permet d'attribuer une tâche à un ou plusieurs membres de l'équipe.
Améliorer la gestion RH - Le principal avantage de l'outil de gestion du personnel d'Axonaut est de permettre la dématérialisation de tous les documents relatifs au statut des collaborateurs, tels que les bulletins de salaire et les contrats de travail. Ces documents peuvent être intégrés via le module et associés aux employés concernés. Ils sont ensuite accessibles dans un tableau récapitulatif, qui affiche pour chaque employé sa situation (CDI, CDD, etc.), ses documents, son dernier bulletin de salaire, et son solde de congés restants. Cela offre un accès rapide à toutes les informations essentielles en un seul coup d'½il.
Le logiciel de gestion d'Axonaut propose d'autres fonctionnalités pour accompagner les dirigeants de TPE-PME dans le pilotage de leur activité, comme un outil CRM par exemple. Retrouvez l'ensemble de ces fonctionnalités sur le site d'Axonaut.
Si l'outil CRM vous intéresse particulièrement, Axonaut propose un livre blanc dédié, disponible en téléchargement.