La généralisation de la facturation électronique va-t-elle simplifier la vie de vos collaborateurs et de vos clients ? Pas si vous ne maitrisez pas au préalable les flux qui entrent et qui sortent de votre cabinet d'expertise comptable.
Établir une cartographie des flux s'avère donc indispensable pour profiter à plein des gains de productivité à venir. Comment faire ?
Actuellement : de la boîte à chaussures à la reconnaissance de caractères en passant par le mail... ou la messagerie instantanée
C'est le revers de la médaille, après quelques décennies de bouleversements technologiques. Bien souvent, les nouveaux modes de communication, les nouvelles solutions mises sur le marché n'ont pas substitué un mode de transmission à un autre, mais en ont simplement ajouté de nouveaux.
Conséquence concrète, contrairement aux flux bancaires, souvent bien dématérialisés et organisés, la collecte des factures d'achats est souvent très hétérogène au sein des cabinets. L'apparition de nouveaux outils, paradoxalement, a compliqué l'environnement des cabinets, le travail des collaborateurs, et l'expérience utilisateur des clients.
Dans cette configuration, la mise en place d'un point d'entrée digital unique au sein du cabinet, permet de numériser et de rationaliser les flux. Connecté à un logiciel de reconnaissance automatique, il devient alors possible d'automatiser la saisie indépendamment du mode de collecte.
Intérêt du point d'entrée numérique unique avant 2024 | |
Sans point d'entrée unique | Avec un point d'entrée unique |
Le cabinet subit les choix d'organisation du client | Le cabinet rationalise les modes de collecte pour son client |
Les collaborateurs doivent gérer en même temps de nombreux canaux de collecte | Les collaborateurs ont un point d'entrée unique pour la collecte |
Expérience utilisateur dégradée | Expérience utilisateur homogène |
Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026 : un nouveau flux de facture électronique... qui s'ajoute aux autres
Le 1er juillet 2024, c'est la première étape de la généralisation de la facturation électronique, avec deux volets :
- une obligation de réception pour toutes les entreprises dans le champ de la réforme, quelle que soit leur forme ;
- une obligation d'émission pour les grandes entreprises.
Concrètement, à compter de cette date, les cabinets d'expertise comptable vont voir apparaître un nouveau flux sur leur cartographie : des flux entrants de factures électroniques depuis des PDP ou le PPF, ne serait-ce que pour les factures émises par les fournisseurs d'énergie ou de téléphone de leurs clients.
Or, tant que la facture électronique ne sera pas généralisée, ces nouveaux flux vont cohabiter avec les flux existants, que continueront à émettre les entreprises plus petites : factures au format PDF simple envoyées par mail, factures papier envoyées par courrier, pièces mises à disposition sur l'extranet du fournisseur, etc. On ne peut donc pas compter sur cette étape de la réforme pour simplifier les choses !
Intérêt du point d'entrée numérique unique entre 2024 et 2026 | |
Sans point d'entrée unique | Avec un point d'entrée unique |
Le cabinet continue à subir les choix d'organisation du client | Le cabinet continue à rationaliser les modes de collecte pour son client |
Les collaborateurs doivent gérer les mêmes flux qu'avant, et même un de plus... celui de factures électroniques ! | Le nouveau flux entrant de factures électroniques vient s'intégrer dans le processus de collecte mis en place |
Risque de devoir se connecter sur X plateformes différentes pour récupérer les factures d'achat émises par les grandes entreprises | Récupération automatique des factures sur la plateforme utilisée par le client, sans intervention humaine |
Après le 1er juillet 2026
On pourrait penser que tout se réglera le 1er juillet 2026, avec, enfin, une généralisation totale de la facturation électronique. Fini les boîtes à chaussures, les envois par mail, et la connexion sur les divers sites de fournisseurs ! Est-ce si s»r ? Malheureusement, la réponse est non !
D'une part, tous vos clients ne choisiront pas la même plateforme, et ce quel que soit les efforts que vous déploierez pour les convaincre d'utiliser celle que vous aurez choisie. Si rien n'est fait pour collecter automatiquement les flux provenant de ces multiples plateformes, la généralisation de la facturation électronique peut donc s'avérer chronophage : c'est le grand retour des listes de comptes et d'identifiants pour récupérer les données nécessaires à la saisie !
Ensuite, tout montre que certains types de flux ne vont pas entrer dans les « tuyaux » de la facturation électronique, y compris après le 1er janvier 2026. C'est très vraisemblablement le cas des facturettes, type note de restaurant, et ce sera sans aucun doute celui des factures émises par des fournisseurs étrangers, qui ne sont pas soumis aux mêmes règles. Sans automatisation de la collecte, les collaborateurs risquent donc de continuer à gérer des facturettes papier ou des PDF par mail, et ce même après 2026. Là encore, déployer un point d'entrée unique présente des avantages indéniables.
Intérêt du point d'entrée numérique unique après 2026 | |
Sans point d'entrée unique | Avec un point d'entrée unique |
Gestion manuelle des facturettes et des factures émises par des fournisseurs étrangers | Numérisation, et reconnaissance automatique des facturettes et des factures émises par les fournisseurs étrangers |
Plusieurs flux continuent à subsister | Un flux de collecte unifié en provenance du point d'entrée digital |
Lancez-vous !
On le voit, déployer le portail de services du cabinet, son point d'entrée unique, est un choix pérenne pour les cabinets. C'est utile dès 2023, mais cela le restera en 2024, 2025, 2026 et au-delà ! Tous les cabinets d'expertise ont donc intérêt à mener cet exercice dès maintenant :
- établir leur cartographie des flux, tant en collecte qu'en restitution, tant en comptabilité qu'en paie ou en juridique ;
- déployer un point d'entrée unique, multiflux, en marque blanche, avec une application smartphone.
L'enjeu est stratégique : mettre en place une organisation compatible facture électronique pour dégager du temps aux équipes et offrir immédiatement de nouveaux services aux clients, à commencer par l'accompagnement sur la facturation électronique lui-même !