Mise en place d'un pôle digital dans un cabinet en ligne

Le nombre de cabinets d'expertise comptable en ligne semble augmenter régulièrement au fur et à mesure que les technologies deviennent plus matures.

Parfois, l'expert-comptable qui se lance dans cette aventure est inscrit à l'Ordre des experts-comptables depuis longtemps. Parfois, c'est une création ex-nihilo ou l'adjonction d'une filiale.

Tout se passe alors sur le site internet du cabinet, par téléphone, email et via les différentes solutions logicielles ou applications mobiles.

Témoignage dans un cabinet d'expertise comptable qui a créé une filiale pour son offre en ligne via le logiciel QuickBooks avec Thomas Naulier, expert-comptable associé chez NL&Associés.

Le gain de temps il est très simple, sur un portefeuille classique, le collaborateur gérait entre 30 et 40 dossiers selon la taille du portefeuille.
Et aujourd'hui, un collaborateur chez moi en gère 60.

Thomas NAULIER, expert-comptable chez NL & Associés » Voir le témoignage vidéo

La stratégie digitale à mettre en place au sein du cabinet comptable en ligne

Sans stratégie, la mise en place d'une offre de comptabilité en ligne peut être un changement qui paraît vite insurmontable. L'adoption d'une stratégie pour décider de ce que sera le futur cabinet et la mise en place d'une planification pour y arriver sont indispensables. Ces éléments varient en fonction des objectifs de chaque cabinet.

Le point commun des cabinets d'expertise comptable qui réussissent à passer ce cap semble être la création d'un pôle digital ou au minimum, le fait de faire appel à un collaborateur dédié aux technologies. Dans tous les cas, il n'existe pas de réponse unique à la transition digitale d'un cabinet.

Ainsi, la stratégie du cabinet devrait inclure :

• les clients à cibler ;
• l'offre de service ;
• les compétences des collaborateurs (y compris numériques) ;
• le marketing ;
• les aspects financiers avec le montant des honoraires.

Les étapes suivantes du processus de transformation du cabinet peuvent consister à s'informer un maximum pour prendre connaissance des différentes options qui s'offrent à lui et la prise en compte du temps nécessaire à l'implémentation des technologies.

Alors que la mise en place d'un second écran pour chaque collaborateur ne prend que quelques heures, l'implémentation d'une nouvelle technologie comme la GED peut demander des mois de travail.

Il faut donc bien choisir ses technologies en fonction de ses objectifs. Avec un logiciel intuitif et simple à utiliser tel que QuickBooks, la mise en place au sein du cabinet se limite généralement à quelques heures pour les premiers clients.

À titre d'exemple, le site unbonexpertcomptable.com créé en 2017 propose une « offre dédiée à des clients dans toute la France tout en gardant seulement les bureaux parisiens » précise Thomas Naulier.

Les clients sont « attirés par des prix plus compétitifs que ceux d'un cabinet traditionnel et une offre de services élargie » et le « cabinet touche des clients qu'il n'aurait jamais eu par la voix traditionnelle » via son offre digitale.

L'éducation ou formation des collaborateurs et des clients : la création d'un « pôle digital »

La création d'un pôle digital ou l'affectation d'une personne dédiée aux nouveaux outils technologiques est ce qui permet de faciliter la transition, à la fois des collaborateurs en place et des clients, anciens et nouveaux.

Les nouveaux clients peuvent alors être « accompagnés dès leur arrivée dans le cabinet ». Chez NL&Associés, c'est « une heure entière de formation gratuite qui leur est proposée sur leur nouvel outil, en complément de toute la documentation disponible sur l'utilisation du logiciel QuickBooks ».

Des emails d'accueil du client contenant l'essentiel des informations à connaître sur le fonctionnement des outils sont également envoyés. L'objectif est de faciliter la prise en main par les clients.

Aujourd'hui, « 40% des clients traditionnels du cabinet ont migré sur QuickBooks, les 60% restants ne migreront probablement pas » témoigne encore Thomas Naulier.

En 18 mois, le cabinet d'expertise comptable en ligne aura attiré 270 nouveaux clients, tous à l'aise avec les technologies et friands de temps réel et d'outils qui leur font gagner du temps.