Les logiciels de caisse ou systèmes de caisse tels que les caisses enregistreuses sont considérés comme les principaux vecteurs de fraude à la TVA.
Depuis le 1er janvier 2018, ils doivent être conformes à la réglementation. Chaque éditeur de logiciel ou concepteur d'un système de caisse doit fournir soit une attestation individuelle, soit un certificat délivré par un organisme accrédité.
Les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse non conforme s'exposent à des sanctions en cas de contrôle fiscal. Les logiciels de gestion et de comptabilité en ligne ou logiciels multi-fonctions, sont également concernés par la certification dès lors qu'ils sont équipés d'une fonctionnalité de caisse.
L'obligation d'utiliser un logiciel ou système de caisse conforme à la réglementation anti-fraude est prévue par l'article 286 du code général des impôts. Elle concerne toute personne assujettie à la TVA :
- qui effectue des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation ;
- et qui enregistre ces opérations au moyen d'un logiciel de caisse ou système de caisse.
Dès lors que l'article 289 du CGI sur la facturation s'applique, il n'y a pas lieu de s'équiper d'un logiciel ou d'un système de caisse.
Logiciel de caisse non conforme : les risques et sanctions pour l'entreprise
Les sanctions sont relativement lourdes puisque l'amende de 7 500¤ s'applique potentiellement jusqu'à la mise en conformité.
En cas d'utilisation d'un logiciel de caisse ou système de caisse non sécurisé, l'amende est fixée à 7 500¤ par logiciel ou système utilisé. Mais attention, l'administration fiscale peut effectuer ce contrôle à tout moment, sans attendre la notification d'une vérification de comptabilité.
Le contrôle inopiné, non notifié à l'entreprise, est possible dans les locaux professionnels entre huit heures et vingt heures dans la plupart des cas. Si les horaires d'ouverture de l'entreprise sont différents, le contrôle inopiné peut avoir lieu en-dehors de ces horaires, lorsque l'entreprise est ouverte.
L'assujetti dispose alors d'un délai de 30 jours à compter de la réception du procès verbal qui constate le manquement pour présenter l'attestation ou le certificat. S'il produit l'attestation ou le certificat dans ce délai, l'amende n'est pas appliquée.
Si l'assujetti s'oppose au contrôle, l'amende de 7 500¤ s'applique immédiatement.
En cas d'application de l'amende, l'assujetti dispose d'un délai total de 60 jours pour se mettre en conformité, à compter de la remise du procès verbal initial.
Passé ce délai, l'administration fiscale peut appliquer l'amende une nouvelle fois. L'amende s'applique autant de fois que nécessaire jusqu'à la mise en conformité de l'assujetti avec cette nouvelle obligation.
Logiciel de caisse : conformité ne veut pas dire nouveau logiciel
L'obligation de disposer d'un logiciel de caisse ou système de caisse conforme aux nouvelles règles fiscales n'oblige pas nécessairement à s'équiper d'un nouveau matériel. Un logiciel de gestion en ligne dédié aux petites entreprises et équipé d'une fonctionnalité de caisse peut remplacer un matériel parfois coûteux.
C'est ainsi qu'une simple mise à jour du matériel existant, éventuellement incluse dans le contrat de maintenance du logiciel peut suffire. Cette mise à jour peut être incluse dans les contrats de maintenance annuels. Si elle ne l'est pas, la mise en conformité sera comptabilisée en charge.
Le logiciel de caisse ou système de caisse doit remplir les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.
De la même manière, il n'est pas créé d'obligation de s'équiper d'un logiciel de caisse pour ceux qui n'en auraient jamais utilisé. L'obligation de conformité s'applique aux seuls logiciels qui disposent d'une fonctionnalité de caisse, ceux qui permettent l'enregistrement des opérations d'encaissement.
Plusieurs cas de dispenses ont été prévus pour les plus petits assujettis et les assujettis exonérés. Les dispenses concernent :
- les assujettis non redevables de la TVA, ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA ;
- les assujettis qui effectuent uniquement des opérations exonérées ;
- les exploitants agricoles qui bénéficient du remboursement forfaitaire agricole.
Les ventes à distance et les opérations intracommunautaires sont également exclus.
Cet article a été rédigé par QuickBooks, le logiciel de facturation en ligne certifié anti-fraude.
Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online de 2014 à 2022, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.