Le kit de survie spécial période fiscale

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Le moment tant redouté de la période fiscale a débuté et avec elle, de nombreuses heures (pour ne pas dire de nuits) passées au cabinet avec des montagnes de documents qui s'amassent sur les bureaux. Et si pour 2023 ça se passait autrement ?

L'équipe de Chaintrust vous propose de découvrir ses conseils et bonnes pratiques pour que les prochains mois se passent le plus sereinement possible pour vous et vos collaborateurs.

Pourquoi la période fiscale est-elle aussi intense ?

Tous les ans, entre janvier et mai, s'étend la période fiscale, qui correspond au moment où les entreprises doivent faire leur bilan comptable sur l'exercice écoulé. Cela nécessite qu'un certain nombre de déclarations auprès des administrations soit réalisées. Partenaire privilégié des chefs d'entreprise, vous êtes aux premières loges pour les accompagner dans ces démarches. On parle notamment de la CVAE, de la CA12, de la liasse fiscale... 

Oui mais voilà, tout cela entraîne une charge de travail très importante à répartir dans un laps de temps assez court. Entre le respect des échéances, le suivi de chaque dossier, la collecte des justificatifs et les relances de certains clients, les journées deviennent vite interminables... Pour que cette fois-ci, la période fiscale se passe sans encombre, on vous a concocté nos meilleures astuces !

#1 Planifier la période fiscale

Vous le savez, l'anticipation c'est le nerf de la guerre pendant la période fiscale. C'est pourquoi, il est fortement recommandé d'identifier chaque échéance à respecter. De cette manière, vous pourrez prioriser vos tâches en fonction des deadlines et ainsi mieux vous organiser. Pensez aussi à lister ce qu'on appelle les jalons, c'est-à-dire les tâches secondaires pour chaque dossier : éléments à compléter, procédures de transmission, étapes de validation, correctifs...

Pour visualiser d'un coup d'½il l'avancement des missions, nous vous conseillons de mettre en place un rétroplanning au sein de votre cabinet. C'est une bonne manière de limiter le stress de vos collaborateurs, puisque tout le monde à une idée de ce sur quoi il doit travailler et à quel moment. Si vous avez déjà l'habitude de mettre  en place cet outil dans votre cabinet, vous pouvez aller plus loin en utilisant la méthode Kanban. Dans un tableau, vous avez différentes colonnes :

  • à faire ; 
  • en cours ;
  • fait.

À l'intérieur, vous déplacez les dossiers clients en fonction de leur état d'avancement. C'est une bonne manière de travailler en équipe : si un collaborateur a finalisé ses dossiers, il peut aider un autre comptable à avancer sur les siens.

#2 Prévenir vos clients 

La communication est la clé d'une période fiscale réussie. Informez vos clients dès que possible qu'un certain nombre de déclarations doivent être réalisées pour leur entreprise. Profitez-en pour leur demander les pièces justificatives et leur rappeler les dates butoirs à respecter. Les chefs d'entreprises ont beaucoup d'autres choses à gérer, il en va de votre responsabilité de veiller à ce que tous les éléments dont vous avez besoin soient en votre possession. Pour une communication efficace et transparente, nous vous conseillons de leur fournir un calendrier fiscal. Cela vous évitera les nombreuses relances et vous permettra d'avancer plus rapidement sur vos dossiers.

Au-delà de l'aspect purement administratif, votre rôle en tant qu'expert-comptable c'est aussi de conseiller les dirigeants dans leur prise de décision. En les prévenant en amont que vous serez moins disponibles de janvier à mai, vous pourrez davantage vous concentrer sur la période fiscale, sans avoir à gérer de missions transverses.

#3 Utiliser les bons outils 

En période de rush, les outils digitaux sont vos amis ! Si vous n'avez pas encore opéré la transition digitale de votre cabinet, c'est peut-être le moment de le faire et vous allez vite comprendre pourquoi lorsque vous aurez découvert tous les avantages que le numérique peut vous apporter.

Tout d'abord, en période fiscale, une bonne partie de votre temps est consacré à la collecte de documents. Pour simplifier cette étape, il existe de nombreux outils collaboratifs qui permettent à vos clients de déposer toutes leurs pièces justificatives sur un seul espace numérique. C'est ce que l'on appelle des GED qui permettent la dématérialisation de factures et autres documents. Chez Chaintrust, on a développé une fonctionnalité de dépôt accessible par vos clients pour partager avec vous les factures utiles à la saisie comptable.

Du côté des cabinets, c'est un véritable atout puisque vous retrouvez encore plus facilement les éléments dont vous avez besoin sans avoir à relancer vos clients. C'est donc une bonne manière de fluidifier vos échanges.

Tout moyen est bon à prendre pour gagner du temps. Nous vous recommandons fortement de combiner les outils pour vous libérer d'autres tâches chronophages. Chez Chaintrust, nous proposons une solution pour automatiser toute la partie saisie comptable de votre cabinet. Composé d'un OCR et d'une puissante IA, notre technologie va lire et classer automatiquement les pièces dans les bons comptes pour générer des écritures comptables, prêtes à être utilisées dans votre logiciel de production. Oublié les longues heures passées sur de la saisie, on s'en occupe pour vous, le risque d'erreur manuelle en moins.

#4 Apprenez des années passées 

On ne le dira jamais assez, c'est avec l'expérience acquise d'année en année que vous pourrez mieux appréhender la période fiscale. Faites la rétrospective de ce qui a bien fonctionné en 2022 et reproduisez ce qui a été un succès : le rétroplanning a été utile ? Vous avez communiqué en amont auprès de vos clients ? Avez-vous besoin de former certains nouveaux collaborateurs ?

Attardez-vous aussi à identifier les « clients difficiles » avec lesquels vous allez devoir redoubler d'efforts pour obtenir les documents. De cette manière, vous allez pouvoir mettre en place un plan d'action et garantir le bon déroulement des différentes tâches pendant la période fiscale.

Pour conclure, la période fiscale, c'est le moment de l'année où vous êtes les plus attendus par tous vos clients, PME comme grands comptes. Pour que ces prochains mois se passent au mieux dans votre cabinet comptable, pensez à prendre le temps de bien organiser vos équipes en amont et à vous munir des meilleurs outils du marché ! On vous souhaite à tous bon courage.


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