Difficile de se retrouver dans la jungle des formalités juridiques : CFE (centres de formalités des entreprises), organismes destinataires, dépôt papier ou en ligne, guichet en ligne,... les possibilités ne manquent pas.
Mais la loi Pacte a instauré un nouveau guichet unique pour les entreprises, qui entrera pleinement en vigueur en 2023. Concrètement, quels sont les changements majeurs auxquels vous devez vous attendre ?
Petit rappel historique
Les centres de formalités des entreprises (CFE) permettent aux entreprises de souscrire en un même lieu les déclarations relatives à leur création, aux modifications de leur situation et à la cessation de leur activité. Selon l'activité de l'entreprise, 7 réseaux différents entrent en jeu :
- les chambres de commerce et d'industrie (CCI) ;
- les chambres des métiers ;
- les greffes des tribunaux de commerce ;
- l'URSSAF ;
- les centres des impôts ;
- les chambre nationale de la batellerie artisanale (CNBA) ;
- les chambres d'agriculture.
Les CFE ont notamment pour missions de recevoir les formulaires accompagnés des pièces justificatives, d'assurer un contrôle de complétude du dossier, et de le transmettre aux organismes destinataires des formalités. Tous réseaux confondus, 1 400 CFE traitent chaque année près de trois millions de formalités, selon trois modalités : dépôt physique du dossier, transmission par voie postale ou saisine par voie électronique.
Enfin, s'ajoutent aux 7 réseaux de CFE les nombreux organismes destinataires des formalités : services des impôts des entreprises, organismes de Sécurité sociale, INSEE, greffes, etc.
La 1ère version du guichet entreprise : une couche supplémentaire qui a ajouté de la complexité
En 2010, un premier téléservice « guichet-entreprises.fr » a été mis en place. Ce guichet ne remplaçait pas les CFE, mais permettait simplement d'effectuer gratuitement les démarches par voie électronique en s'appuyant sur les réseaux de CFE pour le traitement des dossiers. Toutefois, en l'absence d'obligation généralisée de déclarer les formalités par cette voie, le service était assez peu utilisé (environ 62 000 formalités en 2017 sur un total d'environ 3 millions par an) [1].
Au final, on avait donc avec un système assez complexe, avec 7 CFE ayant parfois développé leur propre plateforme dématérialisée (pour n'en citer que quelques uns : www.lautoentrepreneur.fr, www.cfenet.cci.fr, www.cfe-urssaf.fr, www.cfe-metiers.com et www.infogreffe.fr) et, couche supplémentaire, un guichet entreprises pouvant servir d'intermédiaire.
Dans les faits, le recours aux formalités électroniques en France est donc resté à un niveau relativement faible, en dépit du progrès technologique (31% en 2015 par exemple).
Le big bang du nouveau guichet unique
Le « nouveau guichet unique » (c'est-à-dire celui créé par la loi Pacte) repose sur une approche différente. L'objectif n'est pas ici de créer une couche supplémentaire, bien au contraire. Il s'agit plutôt de remplacer les différents réseaux de CFE par une plateforme unique, collectant l'ensemble des informations et des pièces nécessaires à la confection du dossier de formalités et constituant l'interface directe entre les organismes destinataires et les entreprises. Le guichet unique électronique ne se substitue toutefois pas aux organismes destinataires qui restent seuls compétents pour apprécier la régularité des dossiers reçus.
Point important, en parallèle, il s'agit aussi de généraliser la voie dématérialisée pour l'accomplissement des formalités de création, de modification et de cessation des activités des entreprises.
Période transitoire et obligation généralisée : le calendrier 2021-2023
Depuis le 1er avril 2021, nous sommes dans une phase transitoire. Le nouveau guichet unique, géré par l'INPI, est opérationnel, mais les CFE continuent à assurer leurs missions en parallèle. Les entreprises ont donc plusieurs choix pour réaliser leurs formalités : dépôt physique du dossier, transmission par voie postale ou saisine par voie électronique, via le portail d'un CFE ou le guichet unique. Mais cette période de transition prendra fin le 31 décembre 2022.
A compter du 1er janvier 2023, le guichet unique se substituera en effet au dispositif transitoire ainsi qu'à l'activité des CFE. Et à compter de cette date, les formalités de création, de modification de la situation et de cessation d'activité des entreprises s'accompliront exclusivement par voie électronique.
Quelles conséquences pour les cabinets d'expertise comptable ?
2023 sera indubitablement l'année des changements : après le démarrage de la généralisation de la facture électronique, les experts-comptables doivent donc aussi s'attendre à une obligation de dématérialisation des formalités juridiques.
Comme d'habitude, c'est à la fois un bouleversement des habitudes pour les cabinets qui déposent actuellement leurs actes au format papier, mais c'est également une incroyable opportunité d'automatiser au maximum les processus de production, et donc d'améliorer la productivité et la rentabilité de ces missions.
Mais pourquoi attendre 2023 ? Des solutions d'externalisation du secrétariat juridique, comme LegalVision existent déjà. Elles permettent de structurer dès aujourd'hui le cabinet de demain, que ce soit en termes de processus de production, de compétences internes, et d'offre commerciale.
[1] Les chiffres contenus dans cet article sont issus de l'étude d'impact du projet de loi Pacte.