Vos salariés sont amenés à se déplacer fréquemment. Les notes de frais s'empilent et les montants s'envolent. Il est possible de réagir rapidement face aux coûts directs, les remboursements, et indirects, les formalités administratives de gestion. Encadrer les frais professionnels, c'est donc le challenge que nous vous proposons ce mois-ci.
Les frais professionnels prennent principalement la forme de remboursements des frais de repas, d'hôtel et de transport des salariés. L'employeur doit assumer la prise en charge des frais engagés par les salariés pour l'exercice de leur mission contractuelle. Mais il peut en fixer des limites ou opter pour un remboursement forfaitaire.
Et pourquoi pas les supprimer pour éviter tout excès à l'avenir ?
Frais professionnels : fixer des limites aux notes de frais
Les frais professionnels sont en principe remboursés sur la base des frais réels engagés par le salarié. C'est la traditionnelle note de frais où doivent être annexées les factures détaillées. Or lorsqu'aucune limite de prise en charge n'a été donnée par l'employeur, il ne peut refuser le montant des notes de restaurant ou d'hôtel du salarié. Il est donc essentiel de fixer des plafonds de dépense pour les différentes catégories de frais engagés par les salariés. L'employeur n'est alors contraint de rembourser le salarié qu'à hauteur des plafonds fixés prévus. Autre précaution que vous conseille la documentation « Gérer le personnel » des Editions Tissot : fixer un délai maximum pour communiquer les notes de frais. Passé le délai, le salarié ne peut plus en demander le remboursement. Car en l'absence d'accord d'entreprise ou de simple note de service sur le sujet, le salarié peut venir exiger le remboursement de frais datant de 3 ans auparavant !
Frais professionnels : privilégier les remboursements forfaitaires
La gestion administrative des notes de frais est complexe et le suivi en paie demande une attention de tous les instants. Il est ainsi parfois plus simple de procéder à un remboursement forfaitaire des frais des salariés, en se basant sur le barème des frais professionnels fixé annuellement par l'URSSAF. Attention, certaines branches professionnelles prévoient aussi des barèmes minimas à respecter par les employeurs. Le remboursement forfaitaire permet d'éviter les dépenses excessives. Il limite aussi les formalités administratives nécessaires pour bénéficier des exonérations sociales des frais remboursés. La documentation « Gérer le personnel » des Editions Tissot vous fournit une illustration parfaite avec le remboursement des frais de transport par l'utilisation du barème fiscal kilométrique. Plus besoin de conserver toutes les factures du salarié, une simple note de frais mentionnant les kilomètres accomplis signée par le salarié et la copie de sa carte grise suffisent pour assurer le remboursement sans risque de redressement URSSAF.
Frais professionnels : supprimer les remboursements
L'employeur peut-il décider du jour au lendemain de ne plus rembourser de frais à ses salariés ? La réponse est évidemment non, sauf à ne plus leur faire faire de déplacements. Ou, comme le propose la documentation « Gérer le personnel » des Editions Tissot, en mettant à disposition des salariés des outils évitant toute dépense de sa part. Est ici évoquée la mise à disposition du salarié d'un véhicule de service, d'une carte essence ou d'une carte de paiement au nom de l'entreprise. Dans ce cas de figure, plus de frais professionnels à rembourser donc plus de documents administratifs à conserver. Néanmoins, cela nécessite une confiance dans le salarié, car l'encadrement du coût des déplacements se révèle beaucoup plus difficile que lors d'un simple remboursement de frais plafonnés. Une note de service s'impose donc lors de la mise à disposition de moyens appartenant à l'entreprise. En l'absence de limites sur l'utilisation de ces moyens, l'employeur pourrait aussi risquer un redressement de l'URSSAF, très fréquent notamment lorsque le salarié dispose d'un véhicule de service qu'il conserve le week-end.
Le traitement des frais professionnels demeure un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. Comme nous venons de le voir, l'employeur dispose heureusement de plusieurs possibilités pour adapter au mieux la gestion de ces frais en fonction de l'activité de l'entreprise. Sachant que les modalités retenues peuvent être différentes entre les salariés si des raisons objectives le justifient.
Au sein de la documentation « Gérer le personnel » des Editions Tissot, vous trouverez plusieurs fiches détaillées dédiées au remboursement des différents frais professionnels engagés par les salariés. Les obligations vis-à-vis des salariés comme de l'URSSAF y sont expliquées pas-à-pas, accompagnées de conseils clairs et des outils pratiques nécessaires à la mise en place d'une gestion des frais efficace et encadrée.
Pour vous aider dans la réussite du challenge de ce mois-ci, nous vous offrons la possibilité de tester gratuitement la documentation « Gérer le personnel » des Editions Tissot pendant 15 jours. La question des frais de déplacement professionnel pose aussi la question des déplacements du salarié entre son domicile et son lieu de travail. Découvrez quelles sont les obligations de l'employeur en la matière et comment y faire face au quotidien.
Encadrer les frais professionnels
Téléchargez gratuitement la documentation « Gérer le personnel »