Le système d'information financière d'une entreprise repose sur 5 piliers : la gestion des achats, la gestion des ventes, le pilotage de la trésorerie, la gestion de la paie et la tenue de la comptabilité.
Chaque domaine a ses spécificités, mais tous doivent être interconnectés. Dans ces conditions, quels sont les choix technologiques à disposition des directeurs administratifs et financiers ?
On distingue généralement 4 grandes catégories de configurations ou « stacks ».
Première solution : l'ERP « qui sait tout faire »
L'avantage de ce type de solution est bien s»r de concentrer en un seul et même endroit toutes les informations comptables et financières de l'entreprise, de la gestion des stocks à la paie, et de la comptabilité à la facturation ou à la gestion de trésorerie. Ces solutions intégrées gèrent par ailleurs des opérations complexes, comme la gestion de la consolidation dans les groupes de sociétés, ou les flux internationaux.
Toutefois, cette option présente plusieurs inconvénients. Le co»t, tout d'abord car les ERP sont peu accessibles au PME, et encore moins aux TPE. La complexité de migration, de déploiement et d'usage, ensuite, avec bien souvent de nombreux jours de formation à la clé.
La faible adaptation aux normes françaises (comptables et fiscales) aussi, que l'on constate chez certains éditeurs du marché, notamment parce que les produits ont été pensés avant tout pour les marchés anglo-saxons. La faible interopérabilité avec des solutions tierces, enfin, conséquence logique de l'approche « all-in-one » de ce type de solutions.
Deuxième solution : un outil spécialisé pour la comptabilité et un autre pour le pilotage financier
Compte tenu des inconvénients de la solution ERP évoquée ci-dessus, de nombreuses entreprises font le choix de « détacher » la partie comptable de leur système d'information financière.
L'idée est alors de conserver l'approche « tout-en-un » pour le pilotage financier uniquement, en laissant au service comptable la possibilité de choisir un logiciel plus standard sur le marché. Cette solution présente plusieurs avantages. Elle est moins co»teuse que la mise en place et l'adoption d'un ERP global, mais aussi plus facile à faire accepter aux équipes.
Toutefois, la principale difficulté de ce type de configuration est la réconciliation des données financières et comptables. Bien souvent, les systèmes d'information comptables et financiers n'interagissent pas en temps réel, et la collaboration entre les équipes s'en trouve pénalisée.
« Avant Pennylane, sur le marché, une entreprise pouvait choisir un ERP tout-en-un. [...] L'alternative était de prendre un outil de production comptable [...] qui est robuste et « fait le boulot » mais [...] trop axé comptable et donc mal interfacé avec les outils de gestion de l'entreprise. Cela implique de perdre un temps précieux à récolter la donnée et la fiabiliser - et surtout de ne pas disposer d'une source de vérité financière unique », Arthur Waller, CEO Pennylane.
Troisième solution : la constellation d'outils spécialisées
Il peut être tentant de rechercher, pour chaque besoin spécifique de la direction financière, le meilleur outil du marché. Sur le papier, c'est la solution idéale, qui permet de bénéficier de l'innovation du marché tout en construisant un « stack » sur mesure.
Pourtant, cette caractéristique est aussi l'inconvénient principal de cette configuration : il est extrêmement compliqué, voire impossible, de connecter autant de flux différents, et donc de travailler sur une information financière unique, en temps réel. D'autant qu'une interconnexion réussie à un instant T peut être remise en cause par une simple mise à jour d'un des maillons de la chaîne.
La collaboration des différents services se voit compromise par cette fragmentation du processus de production de l'information. C'est aussi l'option la plus co»teuse, la souscription d'une multitude d'abonnements revenant toujours plus cher qu'une solution tout-en-un.
Notre recommandation : un outil finance et compta agile, connectable « à la carte » à des outils spécialisées
C'est l'option qui permet de réconcilier le meilleur des mondes évoqués plus haut. Elle retient l'approche « tout en un » d'abord, en offrant une source de vérité financière unique entre comptabilité et finance, mais ne prétend pas « mieux faire que tout le monde ». Ces solutions de nouvelle génération se veulent donc ouvertes et interopérables avec des outils tiers.
Les directions financières peuvent ainsi conserver certaines solutions qui leur conviennent, et les connecter simplement, ou utiliser les fonctionnalités natives de leur solution principale.
Par définition, ces solutions ne sont pas aussi complètes qu'un ERP, et ne répondront peut-être pas à tous les besoins des directions financières des grandes entreprises internationales, ou des groupes de sociétés complexes. Elles n'en ont cependant pas l'ambition, et s'avèrent donc être un choix gagnant pour l'écrasante majorité des TPE/PME.
« Vous me demanderez pourquoi personne ne l'a fait avant - ma réponse sera simple : les acteurs anglo-saxons se cassent les dents sur les spécificités de la comptabilité française et les autres acteurs européens n'ont pas encore osé s'attaquer au défi technique de reconstruire à la fois un Cegid/Sage ET en même temps un outil de gestion financière complet, ce qui nécessite des investissements et un savoir-faire R&D significatifs, et beaucoup de patience », Arthur Waller, CEO Pennylane.
La finance sans la compta ?
Bien s»r, de nombreuses TPE/PME préfèrent conserver le pilotage de certaines fonctions financières tout en externalisant l'établissement des comptes annuels à un cabinet d'expertise comptable. Qu'il s'agisse d'une externalisation totale (tenue) ou partielle (révision seulement), le principe d'une vérité financière unique reste applicable.
L'expert-comptable, premier conseiller des entreprises, a en effet besoin d'une information financière exhaustive pour pointer les comptes, établir les déclarations fiscales et apporter un conseil utile.
C'est aussi ce que permet Pennylane, qui joue alors le rôle d'outil de gestion financière du côté de l'entreprise, et de logiciel de production comptable du côté cabinet. Depuis son interface, le directeur financier supervise et règle les achats, gère la facturation et surveille la trésorerie, et toutes ces actions alimentent automatiquement la saisie comptable du cabinet.