L'offre proposée par les cabinets en social se limite souvent à la gestion administrative des salariés (traitement des paies et charges sociales) et à la gestion RH courante (embauche / absences / rupture). Pourtant les clients ont souvent des besoins plus larges, et attendent d'être accompagnés par leur expert-comptable sur d'autres sujets.
Réaliser un diagnostic RH consiste à analyser le fonctionnement de l'entreprise, en s'assurant que le client respecte la réglementation sociale, que les rôles de chacun sont bien définis en interne, en vérifiant l'application des procédures internes (si elles existent), et en analysant la cohérence des politiques RH avec la stratégie de l'entreprise.
Cette mission permet d'avoir une bonne visibilité des forces et faiblesses en matière de gestion RH, et d'identifier les domaines d'optimisation de la performance organisationnelle.
Mais par où commencer ? Comment structurer ce type de mission ? Quelles thématiques aborder ? Tour d'horizon de cette mission en quelques points.
Définir l'objectif du diagnostic
Avant d'entamer le diagnostic RH, il est essentiel de comprendre les objectifs stratégiques poursuivis par le client au niveau RH. En fonction de sa stratégie et des difficultés qu'il rencontre, les besoins du client peuvent en effet être très variables : se mettre en conformité concernant ses obligations sociales, structurer ses process RH, améliorer son recrutement, optimiser sa masse salariale, lutter contre l'absentéisme, mettre en place des indicateurs de suivi RH...
Il est indispensable de valider avec le client ses objectifs pour identifier les domaines clés où la gestion des ressources humaines peut avoir un impact significatif.
Compte tenu des attentes du client, 2 types de diagnostics peuvent être menés :
- un diagnostic de conformité sociale, dont l'objectif sera d'identifier les zones de risques et de non-conformités à la réglementation des pratiques du client ;
- un diagnostic d'optimisation des pratiques RH, dont la finalité consistera à mesurer l'efficacité des process RH existants ou à en proposer de nouveaux.
Il est très utile en pratique de réaliser un diagnostic de conformité sociale préalable pour avoir une bonne visibilité des forces et faiblesses de la gestion RH du client.
En tout état de cause, l'approche du client doit être adaptée et personnalisée pour tenir compte de nombreux paramètres qui lui sont propres : secteur d'activité, organisation administrative, projet d'entreprise, relations sociales, politiques RH...
L'objectif du diagnostic doit être cohérent avec la feuille de route que s'est fixée l'entreprise. A titre d'exemples :
- améliorer l'adéquation entre les compétences des employés et les besoins de l'entreprise ;
- optimiser la gestion des carrières et des mobilités internes ;
- renforcer l'engagement et la motivation des collaborateurs ;
- évaluer l'efficacité des dispositifs de formation et d'accompagnement professionnel ;
- mieux maîtriser les coûts liés au personnel et aux processus RH ;
- améliorer l'organisation du travail...
Définir le contenu de la prestation
Compte tenu de la finalité du diagnostic de conformité sociale, le cabinet sera chargé de vérifier le respect par le client de ses obligations sociales au niveau légal, mais aussi conventionnel.
Les vérifications à opérer dans ce cadre sont nombreuses, et variables en fonction de la nature de l'activité et de l'effectif de l'entreprise. Le diagnostic porte en général sur les points suivants :
- obligations sociales légales (documents obligatoires, affichages, négociations obligatoires, entretiens, RGPD...) ;
- obligations spécifiques de la convention collective (salaires minimaux, primes, congés, mutuelle et prévoyance...) ;
- obligations sociales liées aux seuils d'effectifs (règlement intérieur, index égalité femmes-hommes, CSE, participation...) ;
- contrats de travail (CDI, CDD, temps partiel, commerciaux, mise à disposition de personnel...) ;
- temps de travail (suivi du temps de travail, heures supplémentaires, repos compensateur, temps partiel, conventions de forfait...) ;
- congés payés (formalisme, valorisation des droits à congés, congés de fractionnement...) ;
- santé / sécurité au travail (documents et registres obligatoires, gestion de la maladie, visites obligatoires...) ;
- représentants du personnel (mise en place et fonctionnement du CSE...).
L'outil de diagnostic de conformité sociale « Social'360 » peut être utilisé pour identifier rapidement les zones de faiblesse dans la gestion RH des entreprises, sur 10 thématiques de contrôle.
La finalité du diagnostic d'optimisation des pratiques RH est toute autre, puisqu'il s'agit ici non pas de vérifier la conformité des pratiques RH mais l'application effective des process mis en place et leur efficacité. Ce diagnostic porte en général sur les process suivants :
- recrutement (validation des besoins, diffusion des annonces, sélection des candidatures, formalisme...) ;
- intégration (fiches de poste, efficacité du process d'intégration, outils...) ;
- entretiens (calendrier, grilles d'entretien, suivi des entretiens...) ;
- formation(formations obligatoires, validation des besoins ; financement ; suivi des formations...) ;
- indicateurs de performance RH (attractivité, turn-over, absentéisme, formation, productivité, engagement collaborateurs...).
Collecter les données pertinentes
Pour mener un diagnostic RH approfondi, il est essentiel de collecter des données fiables et actualisées.
En fonction de la nature du diagnostic mené, les sources d'information peuvent varier :
- données administratives (organigramme, effectifs, répartition par catégorie professionnelle, type de contrat, effectif à temps plein ou temps partiel, pyramide des âges, répartition de la masse salariale...) ;
- entretiens individuels ou collectifs avec les salariés et les managers (entretiens professionnels, entretiens et modes d'évaluation, fixation des objectifs...) ;
- questionnaires, sondages et enquêtes internes (climat social, satisfaction au travail, motivation des équipes, etc.) ;
- indicateurs de performance RH (taux de turnover, d'absentéisme, délais de recrutement, etc.).
Il s'agit de réunir un maximum de données sur la structure organisationnelle, les compétences des employés, la culture d'entreprise, la rétention du personnel, les politiques RH etc. Certaines données financières peuvent également être utiles pour contextualiser les résultats RH.
Si certaines données sont accessibles au cabinet du fait de la gestion comptable ou sociale du dossier, la plupart des données RH internes sont inconnues du cabinet. Ainsi, il peut être utile de bâtir un questionnaire de prise de connaissance du client : le client réalise t'il des entretiens avec le personnel ? Si oui lesquels? Y a-t-il des revendications sociales actuellement? Y a-t-il des processus formalisés sur le recrutement, l'intégration, la formation, la prise des congés, la détermination des salaires ?...
Analyser les éléments d'information communiqués et diagnostiquer les forces / faiblesses
Une fois les informations recueillies, il convient de les analyser de manière méthodique et rigoureuse.
Qu'il s'agisse de la vérification du respect des obligations sociales ou de l'efficacité des process RH mis en place, l'objectif final est d'examiner la structure organisationnelle du client pour mettre en évidence les axes de développement et d'amélioration prioritaires.
L'outil « Social'360 » intègre une base documentaire interactive qui permet d'accéder, pour chaque point de contrôle, aux textes de référence mais également à la documentation publique pour approfondir un point spécifique s'il n'est pas entièrement maitrisé.
De nombreuses questions doivent être abordées avec le client pour avoir la vision la plus claire possible de son fonctionnement : les postes sont ils clairement définis ? Les responsabilités et compétences nécessaires sont elles alignées sur les objectifs de l'entreprise ? La politique de formation permet-elle d'optimiser la productivité ? Les indicateurs de performance (KPI) mis en place sont-ils alignés avec les objectifs organisationnels ? Les politiques RH (avantages sociaux, rémunération, congés, organisation du travail etc.) sont elles compétitives sur le marché et alignées avec les besoins des employés ?
Pour mener ce diagnostic, plusieurs méthodes d'analyse peuvent être utilisées :
- les tableaux de bord RH (pour suivre les indicateurs clés) ;
- les comparaisons avec des référentiels externes (identifiés par un benchmarking) ;
- les méthodes d'évaluation des compétences RH (bilans de compétences, entretiens professionnels, etc.) ;
- les analyses statistiques et les études qualitatives (focus groupes, entretiens individuels, observations, etc.).
Il faut tenir compte des spécificités de l'entreprise et de son environnement pour interpréter ces données et dégager des pistes d'amélioration pertinentes. Pouvoir comparer les pratiques et indicateurs du client avec celles de son secteur d'activité ou d'entreprises comparables est un vrai plus. Par exemple, comparer les indicateurs RH d'un client pharmacien avec ceux des autres clients pharmaciens du cabinet permet de déterminer un référentiel et si le client se situe dans la norme ou non.
Restitution
La présentation du rapport de diagnostic à la direction est un moment clé, qui doit être préparé avec la plus grande attention. Il s'agit de présenter les conclusions du diagnostic de manière claire, concise et visuelle, en élaborant des pistes et propositions d'actions d'amélioration spécifiques.
Le diagnostic de conformité sociale est le plus simple à présenter au client.
Le livrable présentera les différents domaines audités, les éléments conformes, les non-conformités, les risques et sanctions identifiés. Il ne faut pas se limiter à la seule constatation de non-conformités, mais projeter le client vers des solutions de sécurisation / optimisation en fonction des carences constatées.
Un document de synthèse pourra utilement reprendre les principaux points d'attention, ainsi que les préconisations. En conclusion du diagnostic, un plan d'actions correctrices permet au client de se projeter vers les accompagnements complémentaires proposés par le cabinet.
L'outil « Social'360 » permet de générer un rapport d'audit automatique intégrant pour chaque point de contrôle les zones de risque, les textes de références, et des préconisations. Les sanctions encourues peuvent être consultées grâce à un lien interactif.
En ce qui concerne le diagnostic des process RH internes, sa présentation sera très différente. De manière très visuelle, il doit permettre au client d'identifier les axes d'amélioration : existence / absence de process ; degré d'efficacité du process et des outils ; préconisations d'améliorations (digitalisation des process, fiabilisation des informations RH, indicateurs à suivre, intégration de nouveautés dans les process ...)
Le plan d'action opérationnel proposé doit répondre aux enjeux du client préalablement identifiés. Il doit préciser les objectifs à atteindre, les moyens à mettre en ½uvre, le niveau d'urgence (par exemple : quelles mesures pour limiter un turn-over trop important depuis 6 mois ?) et les indicateurs de suivi (KPI). Il intègre la mise en ½uvre d'outils créés ou à utiliser pour améliorer la gestion RH du client.
La valeur ajoutée du plan d'action réside dans son degré de personnalisation aux enjeux spécifiques du client. Des objectifs doivent ainsi être définis et des outils de suivi mis en place. Le diagnostic et le plan d'action lié constituent un bon point d'entrée pour générer des missions d'accompagnement RH complémentaire.
Et après ?
Les missions de diagnostic RH permettent aux cabinets d'améliorer leur connaissance du fonctionnement RH de leurs clients. Le plan d'actions auquel ces missions aboutissent doit permettre au client d'améliorer son fonctionnement et d'adopter de nouvelles pratiques, grâce à l'accompagnement du cabinet.
Pourront par exemple être proposé au client :
- d'adopter une approche participative et impliquer les différents niveaux hiérarchiques dans la démarche (dirigeants, managers, collaborateurs, alternants...) ;
- de communiquer régulièrement sur l'avancée du projet et les résultats obtenus. Cela permet de favoriser l'acceptation des changements et recommandations qui en découleront ;
- de capitaliser sur des outils appropriés : entretiens, questionnaires, enquêtes, tableaux de bord, logiciels spécialisés...
Ainsi, qu'il s'agisse de diagnostic de conformité sociale ou de diagnostic d'optimisation des pratiques RH, mener un diagnostic RH approfondi de ses clients permet aux cabinets comptables de prendre de la hauteur sur leur mission sociale, et d'adopter une posture de conseil stratégique.
Grâce à ces diagnostics, les cabinets peuvent mettre en avant des informations cruciales permettant aux clients de se sécuriser et d'améliorer leur efficacité organisationnelle et leurs performances globales.
L'outil de diagnostic social « Social'360 » permet aux cabinets de vérifier le respect par leurs clients de leurs obligations, et de générer des missions d'accompagnement complémentaires.
MyFides est une association créée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients.
Elle propose de nombreux outils pratiques : chiffrage et présentation des passifs sociaux de l'entreprise liés aux indemnités de fin de carrière (IFC by MyFides) ; vérification de la conformité du Fichier des Ecritures Comptables (veryFEC) et d'Examen de Conformité Fiscale (ECF).
En 2023, MyFides lance un nouvel outil, dédié au diagnostic de conformité sociale : Social'360 by Myfides.