La déclaration sociale nominative ou DSN est une déclaration qui peut faire peur, surtout dans les petits cabinets. C'est un changement conséquent et beaucoup anticipent des problèmes similaires à ceux qu'ils connaissent pour la DADS.
Pourtant, des solutions existent.
Imaginez une paie collaborative, entièrement sur internet, sécurisée, et qui permet de sortir une DSN en quelques clics à peine. Les seules erreurs seront alors celles qui concernent la fiche salarié, lorsqu'il manque des informations comme le numéro de sécurité sociale, par exemple.
La déclaration sociale nominative est une déclaration unique qui doit toucher toutes les entreprises dès la période de janvier 2017.
Pour les cabinets, la DSN est une petite révolution. Elle oblige à revoir toute l'organisation du service de paie. Parce qu'établir la DSN, c'est faire des déclarations mensuelles et des signalements d'événements ponctuels.
Une nouvelle organisation paie qui fait davantage appel au client
Traditionnellement, la paie est effectuée par le cabinet qui utilise les informations transmises par le client et envoie ensuite les fiches de paies, par la poste, coursier ou email.
Utiliser un portail collaboratif permet au client de transmettre les informations au cabinet, qui est automatiquement informé des nouveautés dans le dossier, avant de récupérer simplement les fiches de paies et de les imprimer.
Une organisation traditionnelle, de moins en moins utilisée
Les variables de paies sont transmises par téléphone ou par écrit, sur un fichier excel ou sur tout autre document. Le cabinet vérifie les éléments et génère les fiches de paies.
Ces fiches de paies sont envoyées par courrier, coursier ou e-mail, dans un délai plus ou moins long.
Enfin, le suivi des envois est parfois effectué grâce à un chrono, un cahier ou fichier de courrier départ à la date du jour, avec le nom du client et les éléments envoyés.
Lorsque le client reçoit ses fiches de paies et les vérifie, il arrive parfois que le salaire minimum conventionnel n'ait pas été mis à jour. Le gestionnaire de paie n'a pas lu l'arrêté d'extension et le client a pu être informé par une revue professionnelle.
Il faut alors tout recommencer ou faire un rappel de salaire sur la paie suivante. Que de temps perdu !
Une organisation nouvelle : le client fait ses paies sur le logiciel cabinet
Aujourd'hui, les outils collaboratifs permettent de dépasser cette organisation pour faire gagner du temps à tous les intervenants. Ils permettent aussi de sécuriser la paie.
Parce que les éditeurs de logiciels sont désormais capables de proposer des outils mis à jour régulièrement, automatiquement, sans intervention du collaborateur en charge des paies, la paie est mieux sécurisée.
Attention, pour Jean Nicolas Nabet, Directeur Délégué d'IBIZA, « il ne s'agit pas d'une paie pour les nuls, même si 95% des dossiers ne nécessitent pas de paramétrage ». Les compétences de base en paie restent nécessaires.
Du côté du client, l'accès à tous les documents dès leur mise à disposition, n'est pas le seul avantage.
IBIZA permet à l'expert-comptable d'ouvrir des accès au client, qui peut faire lui-même ses paies sur le logiciel du cabinet.
En cas de maladie ou d'absence du gestionnaire de paie, le cabinet prend simplement la relève le temps de l'absence.
« Une manière de renforcer encore la relation de proximité avec le client » souligne Jean Nicolas Nabet.
Une DSN en quelques clics à peine
La DSN est un traitement aussi lourd que la DADS. Elle contient des informations comparables. Pourtant, son utilisation peut être bien plus simple et génère bien moins d'erreurs.
Avec un logiciel qui le permet, dans lequel tout est pré-paramétré sans possibilité pour le gestionnaire de paie de créer ses propres rubriques, la DSN est tout simplement « presse bouton ».
Pour Arnaud-Guillaume Roux, expert-comptable du cabinet BECOM qui utilise le logiciel IBIZA, « le passage à la DSN n'a pas été un vrai sujet au sein du cabinet. Les paramétrages n'ont pas posé de problème particulier.»
« Et la DSN est une vraie opportunité pour les cabinets qui récupèrent ainsi la paie de nombreux clients. »
Tout est simplifié, y compris les attestations de salaires et les attestations destinées à Pôle emploi. Toutefois, pour bénéficier dès l'entrée en DSN de ces simplifications, il faut pouvoir effectuer des DSN dites de reprise d'historique. Le logiciel d'IBIZA le permet.
Ainsi, le dossier démarre avec l'historique nécessaire pour la gestion des fins de contrats dès le premier mois. Dans une optique industrielle de production, le social est et demeure un axe fort de rentabilité pour le cabinet.
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