L'employeur doit remettre à tout collaborateur salarié un bulletin de paie au moment du paiement du salaire. Le contenu du bulletin de paie est strictement encadré par le Code du travail qui fixe des mentions obligatoires. Celles-ci peuvent être complétées pour améliorer la lisibilité du traitement de la paie du salarié mais dans certaines limites.
Certaines mentions sont en effet rigoureusement interdites par le Code du travail et, plus généralement, pour des raisons tenant au respect de la vie privée. Le non-respect des mentions obligatoires sur une fiche de paie ou l'inscription de mentions interdites expose l'employeur à des sanctions civiles et pénales.
Quelles informations doivent figurer sur un bulletin de paie ?
Le bulletin de paie établi par l'employeur comporte obligatoirement (C. trav. art. 3243-1) :
1° Le nom et l'adresse de l'employeur ;
2° Le numéro de la nomenclature d'activité (code « NAF ») ;
3° L'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au Code du travail ;
4° Le nom et l'emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle ;
5° La période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s'il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration (heures supplémentaires...) ;
6° La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales ;
7° Le montant de la rémunération brute du salarié ;
8° Les cotisations et contributions ;
9° L'assiette, le taux et le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
10° Le net à payer au salarié ;
11° La date de paiement du salaire ;
12° Les dates de congé et le montant de l'indemnité correspondante ;
13° Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
14° Le montant total versé par l'employeur ;
15° La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www. service-public.fr ;
16° En cas d'activité partielle, le nombre d'heures indemnisées, le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité et les sommes versées au salarié au titre de la période considérée ;
17° Le montant des revenus professionnels versés par l'employeur.
Un arrêté du 31 janvier 2023 a fixé les libellés, l'ordre et le regroupement des informations figurant obligatoirement sur le bulletin de salaire. Il introduit par ailleurs, depuis le 1er juillet 2023, une nouvelle rubrique intitulée « montant net social » qui correspond aux revenus pris en compte pour le calcul des prestations sociales (prime d'activité, RSA).
Quelles sont les mentions interdites sur un bulletin de paie ?
Des interdictions spécifiques sont prévues par le Code du travail (C. trav., art. R. 3243-4). Ainsi, le bulletin de paie ne doit en aucun cas mentionner :
- les heures de grève : les retenues de salaire correspondantes doivent figurer sur le bulletin de paie sans aucune référence au fait générateur (par exemple, la mention « absence pour grève » sur un bulletin de salaire est interdite). Il faut donc utiliser un libellé neutre (« absence non rémunérée » ou « absence rémunérée » selon le cas, « autres heures »).
- et les activités de représentation du personnel : la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation (heures de délégation des salariés élus et mandatés) doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie qui a le même régime juridique que le bulletin de salaire (C. trav., art. R. 3243-4). Ce principe vaut pour tous les représentants de salariés (défenseur syndical, conseiller du salarié, conseiller prud'homal...).
Plus généralement, l'employeur doit s'abstenir d'inscrire sur la fiche de paie des informations susceptibles de porter atteinte au droit des personnes et aux libertés individuelles ou collectives (C. trav., art. L. 1121-1).
Même en présence d'une mention qui n'est pas légalement interdite, l'employeur doit veiller à ne pas porter préjudice au salarié, qui peut avoir besoin de communiquer ses bulletins de salaire à des tiers, notamment dans le cadre de démarches administratives (obtention d'un prêt, location...).
Ainsi, si rien n'interdit de mentionner l'existence d'une mise à pied (il s'agit en effet d'un cas de suspension du contrat de travail), il est préférable d'opter pour une formulation la plus neutre possible, du type « absence non rémunérée ».
Quelles sont les sanctions encourues ?
En cas de non-respect des mentions obligatoires ou d'inscription de mentions interdites sur le bulletin de paie, l'employeur s'expose à des sanctions civiles et pénales.
- Sanctions civiles : condamnation à des dommages-intérêts en fonction du préjudice établi par le salarié ; condamnation au paiement des indemnités de rupture et d'une indemnité pour licenciement abusif en cas de manquement grave de l'employeur justifiant une résiliation du contrat de travail à ses torts ;
- Sanctions pénales : condamnation à l'amende prévue pour les contraventions de la 3ème classe (450¤ maximum par bulletin de paie irrégulier (C. trav., art. R. 3246-2. – C. pén., art. 131-13) (2 250 ¤ maximum pour une personne morale : C. pén., art. 131-41) ; atteinte à la vie privée (C. pén., art. 226-1 : un an d'emprisonnement / 45 000¤ d'amende).