Augmenter la productivité de son cabinet grâce à l'expérience client

Noyée dans les tâches manuelles

La collecte et le traitement des données clients sont essentiels pour une tenue comptable efficace. Mais cela peut aussi être chronophage et source de confusion.

Comme de nombreux experts-comptables, Sumi collectait les données de ses clients (notes de frais et factures) manuellement. « Je devais me déplacer chez les clients. Certains étaient situés à 10 minutes de mon cabinet, d'autres à 45 minutes. Entre les trajets, la récupération des documents et la saisie des données soit au bureau, soit sur site chez les clients, cela me prenait un temps fou ! », illustre-t-elle.

Elle poursuit : « Je n'ai jamais aimé faire de la saisie car cela prend du temps sur d'autres services. En plus, dans mon petit bureau, j'ai vite croulé sous les piles de papier ! »

Puis en 2014, c'est la transformation. Sumi découvre Receipt Bank et commence à travailler avec un conseiller dédié pour changer ses process et accroître l'automatisation de son cabinet. C'est l'opportunité pour elle de se développer. « Ma vie professionnelle a complètement changé », assure-t-elle. « Jess, ma conseillère Receipt Bank, est formidable. J'ai beaucoup appris grâce à elle sur comment devenir plus efficace. Et maintenant que je passe beaucoup moins de temps à saisir des données, je peux accepter de nouveaux clients ».

Lorsque vos clients vous disent « génial ! »

La philosophie du cabinet de Sumi ? « Faciliter la vie de mes clients grâce à des outils comme Receipt Bank. Et je facilite la mienne aussi par la même occasion », affirme-t-elle.

L'application Receipt Bank simplifie les process des clients, et Sumi s'assure désormais qu'ils l'utilisent dès le début de leur collaboration.

« Dès qu'un client signe une lettre de mission, je le mets sur Receipt Bank. C'est un process en 2 étapes. Il télécharge l'application mobile, pendant que je l'ajoute à la liste de mes clients dans ma plateforme cabinet en ligne. Le client commence à percevoir le bénéfice et la facilité de l'outil. Je m'assure aussi d'avoir toujours un reçu dans mon sac pour le prendre en photo et montrer la simplicité d'utilisation. La réaction des clients est toujours la même : "Génial !" ».

Quand l'expert-comptable prêche la bonne parole

Cette approche a séduit bon nombre de clients chez Sumi, même les plus technophobes, adeptes des reçus papiers empilés les uns sur les autres.

Sumi nous raconte l'histoire d'un client ouvrier du bâtiment qui hésitait à utiliser l'application pour ses notes de frais et factures. « Il n'y croyait pas vraiment, mais a tout de même réalisé un essai avec 25 reçus. J'étais en train de travailler quand tout à coup, je vois les reçus arriver dans l'appli Receipt Bank sur mon ordinateur, avec les données extraites. Je les ai tout de suite intégrées dans mon logiciel comptable. »

Deux heures plus tard, le client appelle Sumi en panique : les photos ont disparu, dit-il, et les reçus papier sont à la poubelle ! « J'ai ri intérieurement en lui disant que les reçus n'étaient pas perdus : ils avaient déjà été importés dans mon logiciel », poursuit Sumi.

« Il a d'abord cru que je les avais confondus avec d'anciens reçus, en insistant sur le fait que ces photos avaient été prises il y a 2 heures à peine. Ce à quoi j'ai répondu : ‘Je sais. Vous avez été dans un restaurant et avez dépensé $27.60 ». Il n'avait jamais connu de service comptable aussi rapide.

Quelques jours plus tard, il avait déjà recommandé la solution à 2 de ses confrères et persuadé sa fille d'y convertir son institut de beauté.

Aller plus loin pour vos clients

Pour Sumi, une technologie comme celle de Receipt Bank est la solution idéale, car elle lui permet d'améliorer son service client tout en optimisant la rentabilité de son cabinet.

« Je propose Receipt Bank comme un service à valeur ajoutée, parce que j'intègre le coût de la solution dans ma tarification. Même mes petits clients en bénéficient : j'augmente mes honoraires, mais ma prestation de services également, grâce au gain de temps sur la saisie des données ».