Suite de notre série d'articles destinés à vous faire gagner du temps ! Après « 5 astuces pour améliorer sa productivité », Dext vous propose quelques conseils pratiques dans l'utilisation des solutions que vous utilisez chaque jour, tableur, courrier électronique ou tout simplement dans Windows.
Des astuces faciles à retenir et à appliquer, pour des gains de temps immédiats !
Outlook : programmer l'envoi d'un message pour maîtriser l'heure de réception
Pour qui ? Ceux qui rédigent des mails en dehors des horaires habituels et qui souhaitent que leur courrier électronique arrive à une heure plus conventionnelle.
Comment faire ? Une fois votre message composé, cliquez sur la flèche « Autres options » du groupe « Balises » du ruban.
En cliquant ensuite sur « autres options », vous pourrez programmer l'envoi. Il vous faut pour cela sélectionner « Ne pas remettre avant » et définir une date et une heure. Par la suite, lorsque vous cliquerez sur « envoyer », votre message sera conservé dans le dossier Boîte d'envoi jusqu'à l'heure de la remise.
Outlook : créer des modèles types pour éviter les copier-coller à la chaîne
Pour qui ? Pour tous ceux qui envoient régulièrement des messages sensiblement identiques, par exemple, un mail de demande de pièces.
Comment faire ? Outlook permet d'enregistrer des modèles de courriers électroniques. Toutefois, il est également possible de parvenir au même résultat en utilisant les actions rapides d'Outlook. Il sera encore plus facile de les « appeler » dans Outlook.
Voici les étapes à suivre :
- dans « Courrier », sélectionnez « Accueil » ;
- dans le groupe « Actions rapides », dans la galerie « Actions rapides », sélectionnez « Créer une étape rapide » ;
- dans la zone « Nom », tapez un nom pour la nouvelle étape rapide, par exemple « Demande de pièces » ;
- cliquez le bouton d'icône en côté de la zone « Nom », et choisissez l'image que vous souhaitez voir apparaître (dans notre exemple « Nouveau message ») ;
- sous « Actions », sélectionnez l'action que vous souhaitez exécuter ;
- cliquez ensuite sur « Afficher les options » pour définir le sujet du message type, et son contenu.
Pour utiliser ce modèle à l'avenir, il vous suffira ensuite de cliquer sur le bouton « Actions rapides » que vous venez de créer !
Pour gagner encore plus de temps, il est même possible de créer un raccourci clavier pour déclencher cette action rapide. Pour cela, il suffit de le paramétrer au moment de la création de l'action, dans la zone « Touche de raccourci ».
Outlook : mettre en place des règles automatiques pour automatiser certaines tâches
Pour qui ? Lorsque vous répétez systématiquement les mêmes actions pour le même type de courrier électronique. Par exemple :
- transférer à vos collègues une newsletter d'actualité fiscale ;
- classer dans un dossier dédié tous les courriers électroniques qui proviennent d'un client donné.
Comment faire ? Commencez par cliquer avec le bouton droit sur le message existant puis choisissez Règles et Créer une règle. Pour définir la règle automatique, il vous suffit ensuite de définir :
- une condition, par exemple « tous les mails en provenance de abc@xyz.com » ;
- une action, comme les déplacer dans un dossier spécifique (existant ou que vous créez pour l'occasion).
Pour utiliser la règle immédiatement, activez la case à cocher « Exécuter cette nouvelle règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif ». Sinon, la règle s'appliquera uniquement aux messages futurs.
Source de la vidéo : support Microsoft
Attention toutefois à ne pas abuser de cette astuce. Il peut arriver qu'on oublie des règles qui prévoient un transfert automatique à un collègue ou l'archivage de certains types de messages ! Pensez donc à revoir régulièrement les règles que vous avez mises en place pour vous assurer qu'elles sont toujours nécessaires.
Excel : utiliser le remplissage instantané pour éviter de créer des formules
Dans quel cas l'utiliser ? Lorsque vous souhaitez reproduire un modèle de données sur plusieurs lignes.
Par exemple ? Vous disposez d'une liste de numéros de factures, qui démarrent toutes par « Facture n° », mais qui comportent une longueur de numéro chiffre différentes. Vous pouvez extraire simplement la référence, sans avoir à saisir de formule, grâce au remplissage instantané.
Comment faire ? Sur la première ligne, dans la deuxième colonne, tapez tout simplement le résultat que vous souhaitez obtenir. Par exemple, si la 1ère colonne contient « Facture n°323 » et que vous souhaitez extraire le numéro de facture, tapez « 323 » dans la 2e colonne, sur la même ligne. Positionnez-vous ensuite sur la ligne suivante, dans la 2e colonne, et appuyez sur Ctrl + E. Excel « comprend » ce que vous attendez et remplit automatiquement les lignes situées en dessous !
Source de la vidéo : support Microsoft
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Excel : connaitre les raccourcis clavier pour manipuler plus rapidement les données
Pour qui ? Tous ceux qui veulent gagner du temps dans leur utilisation quotidienne du tableur de Microsoft. Lorsqu'on a l'habitude de les utiliser, les raccourcis clavier sont en effet plus rapides que la souris !
Comment faire ? Voici notre sélection de raccourcis à connaître absolument.
Action | Raccourci clavier |
F4 | Répéter la dernière action ou commande |
Sélectionne toutes les données dans la colonne sous la cellule | Ctrl + Maj + flèche vers le bas |
Sélectionne toutes les données dans la colonne au-dessus de la cellule | Ctrl + Maj + flèche vers le haut |
Sélectionne toutes les données à droite dans la ligne | Ctrl + Maj + flèche droite |
Sélectionne toutes les données à droite dans la ligne | Ctrl + Maj + flèche gauche |
Sélectionne toutes les cellules contenant des données entre la cellule sélectionnée et la cellule la plus basse à droite contenant des données | Ctrl + Maj + Fin |
Pour plus d'informations sur les raccourcis clavier disponibles dans Excel, vous pouvez consulter cette page sur le site Microsoft.
Maîtriser les raccourcis Windows pour naviguer plus vite
Pour qui ? Pour gagner du temps tous les jours, en naviguant sur internet ou quelque soit la tâche en cours.
Comment faire ? Le tableau ci-dessous regroupe quelques raccourcis que vous pouvez utiliser quotidiennement. Pas d'action compliquée à ce stade, mais un gain de temps de quelques secondes sur des actions que vous réalisez probablement plusieurs centaines de fois par jour.
Action | Raccourci clavier |
Rouvrir un onglet fermé par erreur | Ctrl + Shift + T |
Accéder directement à la barre de recherche | Ctrl + L |
Coller sans le formatage | Ctrl + Shift + V |
Afficher ou masquer le bureau | Windows + D |
Verrouiller et déverrouiller le PC | Windows + L |
Ouvrir un lien en arrière-plan, sans quitter la page qu'on consulte | Ctrl + clic sur un lien |
Naviguer rapidement d'une fenêtre à l'autre | Alt + Tab ou Windows + Tab |
Créer plusieurs bureaux dans Windows pour séparer les projets
Pour qui ? Pour ceux qui souhaitent séparer clairement leurs espaces virtuels en fonction du type de tâche sur laquelle ils travaillent. Certains choisissent de créer un espace virtuel par projet par exemple. D'autres pourraient choisir de créer un espace pour la révision des comptes, avec le logiciel de production comptable et la solution de reconnaissance automatique et un autre pour la gestion interne, avec le logiciel de gestion des temps et l'intranet du cabinet.
Comment faire ? Tout dépend de la version de Windows que vous utilisez. Sous Windows 11, il vous faut ainsi sélectionner l'icône d'affichage des tâches dans la barre des tâches, puis cliquer sur « Nouveau bureau ».
Source : support Microsoft
Sous Windows 10, toujours dans la barre des tâches, sélectionnez « Applications » puis « Nouveau bureau ».
Des raccourcis clavier vous permettent ensuite de naviguer entre les différents espaces :
- Windows + Tab pour accéder à la liste de tous vos bureaux virtuels ;
- Windows + CTRL + D : pour créer un nouveau bureau virtuel ;
- Windows + CTRL + gauche/droite : pour passer d'un bureau virtuel à l'autre.
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