L'aménagement en open space : est-ce une bonne solution ?

Comme nous l'avons évoqué dans notre article « Santé et qualité de vie au travail : regards croisés » , un des facteurs de la qualité de vie au travail pour les dirigeants est le cadre de travail et l'aménagement du poste de travail. Penchons-nous ici plus particulièrement sur l'open space.

Caractéristiques de l'open space

D'où ça vient ?

L'open space, ou « plateau ouvert » en français, est un espace de travail ouvert où les bureaux ne sont pas séparés par des cloisons. La plupart du temps ils sont juste délimités par des meubles de rangement ou des panneaux plus ou moins hauts.

Ce concept a été créé par des allemands dans les années 50 et connut un grand succès aux Etats-Unis pour arriver en France dans les années 1980.

Au départ de ce nouvel aménagement, l'idée était de conserver des espaces généreux et agréables avec des plantes vertes et de la lumière.

Comment c'est perçu ?

Selon l'enquête Actineo / CSA 2015, 18% des salariés français travaillent dans un open space partagés en moyenne par 10 salariés et 11% dans un bureau de 4 à 9 personnes.

Cette enquête a également révélé que 67% des salariés français travaillant en open space se déclarent satisfaits de leur espace de travail, contre 88% des personnes travaillant dans un bureau individuel.

Avantages de l'open space

Pour l'entreprise

Le premier avantage à citer est économique. En effet, agencer les bureaux cloisonnés en open space permet un gain de place non négligeable et par conséquent de diminuer le montant des loyers. Des bureaux fermés nécessitent également d'acheter du matériel pour chaque espace tel que des lumières, des plantes, des armoires,... L'espace de travail ouvert permet ainsi d'économiser car les achats seront collectifs et partagés.

Ensuite, l'entreprise peut également devenir plus flexible et s'adapter à la charge de travail lorsque celle-ci est plus forte sur certaines périodes. En effet, les espaces ouverts permettent de pouvoir rajouter de la main-d'oeuvre temporaire si nécessaire et bien plus facilement que dans des bureaux fermés.

Puis, la convivialité et la meilleure circulation de l'information dans un open space vont améliorer la productivité des salariés. Il est vrai que les questions trouveront plus rapidement une réponse en se levant de sa place que de sortir de son bureau pour se déplacer vers le bureau de son manager ou son collègue !

Enfin, un élément évoqué par certains dirigeants, il est plus facile de surveiller, contrôler les collaborateurs dans un espace où tout se voit et tout s'entend pour déterminer si la journée de travail est bien occupée et surtout pour des tâches professionnelles.

Pour les collaborateurs

Principalement, un espace ouvert, donc sans cloison, va forcément faciliter la circulation de l'information. Cela amène à une meilleure communication avec les managers et les collègues et donc une cohésion d'équipe agréable pour le quotidien.

De ce fait, une journée de travail dont la communication est établie entre les personnes, cela donne du dynamisme pour travailler ainsi que de la convivialité. Rappelons que dans notre article sur la qualité de vie au travail cité plus haut, il est important pour les salariés d'avoir une bonne ambiance et des bonnes relations avec les collègues.

Enfin, il est cité également que l'open space favorise les échanges avec la hiérarchie et fait tomber les barrières du patron enfermé dans son bureau ! Les relations sont ainsi améliorées en donnant une image d'horizontalité dans le management.

Inconvénients de l'open space

Pour l'entreprise

A contrario de l'élément indiqué ci-dessus, les dirigeants vont reprocher aux espaces ouverts d'être trop souvent sollicités par les salariés et donc de provoquer un retard dans leur propre travail. Ils doivent également rester exemplaires car à la vue de tous. Certains peuvent même reprocher que le lien de subordination en devient pas assez marqué par cette organisation de travail.

Puis, du fait que tous les collaborateurs travaillent dans un espace partagé, les microbes n'ont pas de cloison pour s'empêcher de sévir ! Cela engendre un absentéisme des collaborateurs à cause de la propagation des maladies.

Enfin, un collaborateur travaillant dans son bureau est amené à ne pas être tenté de discuter car il devra sortir de son espace de travail. Alors qu'en open space, les collègues sont disponibles rapidement pour prendre des pauses et discuter tout au long de la journée. Même si la convivialité et la communication sont des avantages, ils engendrent également une perte de travail et donc de rentabilité pour l'entreprise.

Pour les collaborateurs

Le facteur négatif des open space cité le plus fréquemment est le bruit. En effet, entre les appels téléphoniques de l'un, les discussions des autres, le bruit est très présent. Cela implique une perturbation importante pour l'avancement de son travail mais également une fatigue à ne pas négliger.

Ensuite, dans un bureau, un collaborateur aura son espace privé. Ce n'est pas le cas ou cela l'est moins marqué dans un open space et cela engendre un manque d'intimité. Il est également possible d'être victime d'un vol car l'accès aux affaires personnelles est plus facile.

Enfin, comme cité plus haut, le collaborateur peut se sentir sous la surveillance de sa hiérarchie. Cela est un avantage pour l'entreprise mais cela devient un inconvénient pour lui. La surveillance de ses collègues peut également amener à un sentiment de compétitivité.

Aménagement de l'open space

Afin de réduire tous ces inconvénients ou du moins faire en sorte de les améliorer, certains aménagements peuvent être prévus.

Poser un cadre de vie 

Il est bon de créer des règles de vie en communauté à respecter et à suivre afin d'éviter le bruit par exemple.

Dans le même cadre, limiter les bureaux à dix personnes évitera le bruit et la sensation de ne pas avoir d'intimité.

Installer de manière efficace

Afin que les collaborateurs se sentent bien dans ces espaces, il faut éclairer de manière adaptée en favorisant la lumière naturelle et climatiser correctement les espaces.

Pour réduire le bruit, qui est le plus gros inconvénient, il est conseillé d'insonoriser au maximum les parois et pourquoi pas poser des séparations entre les places de travail.

Ouvrir d'autres espaces

Pour que les open space conserve l'esprit de travail, il est nécessaire de développer des salles de réunions et des boxs pour les rendez-vous individuels et les appels personnels afin d'éviter que les échanges d'idées se fassent dans l'espace commun.

Une journée de travail est également agrémentée de moments de pause. Pour que ces instants se passent au mieux et pour éviter de déranger les collègues, il faut instaurer des lieux réservés à la détente pour pouvoir prendre un café ou décompresser.

Alors, pour ou contre les open space ?