Trois étapes-clés pour démarrer une stratégie numérique dans les petits cabinets

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Modifié le 26/09/2018
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Certains petits cabinets pourraient se sentir découragés par la transformation numérique, ou plutôt par la « transformation des cabinets à cause du numérique » souvent décrite. Par définition, ils ne disposent pas des moyens à la disposition des structures d'exercice plus importantes, et notamment des compétences d'un service informatique internalisé.

Mais est-ce une excuse suffisante pour ne pas se lancer dans un processus de changement ? Les petits et moyens cabinets peuvent eux aussi, utiliser le numérique pour mieux répondre aux besoins des clients et accroître la productivité.

Voici quelques étapes clés pour démarrer la mise en place d'une véritable stratégie numérique au sein de ces structures.

Pourquoi engager une stratégie numérique au sein des cabinets d'expertise comptable ?

La transformation numérique est un levier essentiel de productivité. C'est particulièrement vrai dans les secteurs de la comptabilité et de l'audit, qui se prêtent particulièrement à la standardisation et l'automatisation des tâches. Mais il ne s'agit pas que de ça. Les attentes des clients sont également modifiées, la mise à disposition d'outils numériques devenant un critère important dans le choix d'un expert-comptable. L'adaptation du cabinet aux technologies modernes est enfin un facteur d'attractivité pour les collaborateurs de demain.

Mais pour être à la hauteur de ces enjeux, la transformation des cabinets doit passer par la mise au point d'une véritable stratégie, d'un plan, réfléchi, révisé régulièrement. Pourtant, dans les faits, assez peu de cabinets de taille moyenne ou de petite taille ont formalisé une telle réflexion. Alors comment faire ? Pourquoi ne pas commencer à réfléchir à un plan d'action pour le cabinet en quelques étapes simples :

1) Cartographier le système d'information du cabinet et le situer sur l'échelle de la transformation numérique

2) Prioriser les différents chantiers de transition numérique en lien avec la stratégie globale du cabinet

3) Analyser les solutions du marché et comparer les offres de service des prestataires

Cartographier le système d'information du cabinet et le situer sur l'échelle de la transformation numérique

La première étape consiste à faire l'inventaire de l'existant au sein du cabinet. Il s'agit de réaliser une véritable « photographie » de la structure. Plusieurs « point de contrôle » permettent de démarrer le constat. Checklist des points à vérifier :

  • solutions matérielles : principales caractéristiques techniques, âge, plan de maintenance, etc. ;
  • solutions logicielles : versions utilisées, plan de mise à jour, licences utilisées, etc.
  • organisation informatique : ressources internes et externes nécessaires à la maintenance du système d'information du cabinet ;
  • budget : coûts directs ou indirects (assurance, temps passé en interne) du système informatique ;
  • projets exceptionnels : certains « chantiers » spécifiques sont-ils envisagés à court ou moyen terme ?
  • forces et faiblesses de l'organisation informatique : principaux succès et échecs identifiés en matière de transformation numérique. Quelles sont les bonnes pratiques à reproduire ? Les erreurs à ne pas répéter ?
  • remontées des équipes : problèmes remontés et améliorations souhaitées pour associer les collaborateurs à la réflexion et à ce changement.

Le professionnel pourra étayer sa réflexion avec certains outils disponibles en ligne, comme l'outil de diagnostic des cabinets « Cap sur le numérique » développé par le Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables, et qui permet d'évaluer la maturité numérique du cabinet.

Une fois ce constat établi, la question qui peut se poser est : quelles sont les marges de progressions, les opportunités et les gains potentiels ouverts au cabinet ? Pour pouvoir y répondre, l'expert-comptable devra s'informer sur les technologies, outils et solutions disponibles sur le marché, et tenir ses connaissances à jour.

La mise en place d'une veille technologique peut sembler difficile au professionnel qui n'a pas d'intérêt particulier pour ce domaine. Dans cette situation, comment ne pas manquer une nouvelle technologie, un nouveau logiciel ou une nouvelle façon de travailler ? Plusieurs sources d'information sont à la disposition des experts-comptables :

  • les nombreuses informations disponibles en ligne : sites internet spécialisés, newsletters thématiques, forums,... ;
  • la documentation professionnelle : publications de l'Ordre, des syndicats professionnels, des partenaires de la profession,...

Prioriser les différents chantiers de transition numérique en lien avec la stratégie globale du cabinet

Le projet de transformation numérique du cabinet doit s'inscrire dans sa stratégie d'ensemble. Les ambitions de croissance interne ou externe par exemple, auront forcément un impact sur l'équipement matériel du cabinet, les solutions utilisées, ou les process en place. Une évolution de l'offre de services du cabinet entrainera aussi, a fortiori, la mise en place de nouveaux outils ou la formation de nouveaux collaborateurs.

Les grands chantiers identifiés lors de la phase précédente doivent donc être priorisés en fonction de leur contribution à la vision stratégique du dirigeant. Dans cet objectif, plusieurs critères peuvent être pris en compte :

  • bénéfices attendus : que recherche-t-on ? Des gains de productivité ? Un accroissement de la qualité ? Une amélioration de l'attractivité du cabinet ? Une fiabilisation des processus ? (chaque solution possède en effet ses propres avantages pour servir certains objectifs précis) ;
  • durée de mise en œuvre du projet, étapes à mettre en œuvre et moyens d'évaluation ;
  • montant de l'investissement nécessaire ;
  • coûts indirects : maintenance, changement des habitudes, temps nécessaire à la prise en main par les équipes, etc. ;
  • compétences nécessaires et moyens de les obtenir : plan de formation, recrutement ?

Analyser les solutions disponibles sur le marché et comparer les offres de service

En définissant ses besoins et priorités en amont, le professionnel se place dans une situation favorable en vue d'éventuelles négociations avec les fournisseurs. Il dispose en effet de davantage de temps pour comparer les solutions et les confronter à son propre cahier des charges. Il évite ainsi « d'acheter ce que le fournisseur a à vendre » plutôt que ce dont il a réellement besoin.

Mais le coût d'une solution informatique reste bien évidemment un critère de choix important. Toutefois, dans ce domaine, deux écueils doivent être évités : mal évaluer le coût, et n'évaluer que le coût. La dépense nécessaire à la mise en place d'une situation informatique ne se limite pas en effet au montant de l'investissement direct. Doivent par exemple être pris en compte : le coût de formation, de maintenance, le support, etc.

D'autres critères d'évaluation, cette fois non financiers, doivent également être examinés, et notamment:

  • l'expérience du fournisseur ;
  • le niveau de qualité délivré ;
  • sa capacité à maintenir le produit dans la durée.

La question des technologies utilisées est donc essentielle. La solution envisagée s'appuie-t-elle sur une technologie trop ancienne, qui pourrait devenir obsolète, ou au contraire sur une technologie trop récente, qui n'aurait pas totalement fait ses preuves ? Le format de traitement des données est-il compatible avec les autres solutions utilisées au sein du cabinet ? La solution est-elle compatible avec le matériel actuel, ou nécessite-t-elle des investissements complémentaires ?

En pratique, il est de plus en plus facile de réaliser un véritable benchmark des différentes solutions proposées sur le marché. De nombreux sites proposent des comparatifs, analyses, et critiques des différentes solutions informatiques liées au monde de l'expertise comptable. Les sites recueillant les avis d'utilisateurs ou forums de discussion peuvent également être une source d'information non négligeable.

Pour en savoir plus

Télécharger la mise à jour « Guide to Practice Management for Small and Medium Sized Practices : Leveraging Technology » sur le site de l'IFAC.