Remboursement frais de repas refusé motif non conforme

Bonsoir,

Je travaille dans le milieu associatif en tant que salarié à temps plein. Dans le cadre de mes missions, je suis régulièrement amené à travailler hors des locaux de l'association. Dans ces cas-là, les repas que je prends sont remboursés à hauteur de 9€ dès lors que je fournis les justificatifs nécessaires.

La structure qui m'emploie a récemment refusé de me rembourser ma note de 7.15€ (achat dans un supermarché) pour les 2 raisons suivantes :

1) Elle ne comporte que des sucreries

2) Elle a été réglée à 15h07 (ticket de caisse avec TVA) soit bien après la pause repas de 12h (les goûters ne sont pas pris en compte)

L'association qui m'emploie précise qu'il est par ex hors de question de rembourser le repas d'un salarié qui aurait décidé de manger 1 kg de pommes pour son repas de midi.

Selon moi, l'association se trompe. Je n'ai lu aucun texte indiquant qu'il y avait des horaires à ne pas dépasser pour bénéficier du remboursement de ses déjeuners. Idem concernant les sucreries, pommes ou autres. A mon sens, un salarié est libre de manger ce qu'il veut, que ce soit des aliments sucrés ou salés, tant qu'il fournit une note en bonne et due forme et qu'il la rend dans les délais impartis (nom de la société qui fournit le repas, tva, date, montant, nom du salarié...).

Pourriez-vous svp m'éclairer à ce sujet ? Merci d'avance.

Bonjour Cosmo.

Je n'ai pas sous la main de textes à vous proposer... Toutes fois, au "scricto sensu", un repas se doit se d'être pris sur des horaires reconnus en temps que tels, et surtout correspondre à un modèle alimentaire classique ..

Ainsi, il ne serait pas normal que l'on vous refuse un sandwich ( même en vente en grande surface ), une crêpe ou gaufre , ou une restauration rapide, si ce fait intervient bien dans les crénaux habituels de 11h à 14 heures....

Mais sincèrement, j'avoue que le refus au quel vous êtes confronté ne me choque guère ....

Des abus ont été commis ( style : je ne mange pas mais je fais, coûte que coûte, prévaloir " mes droits" en fournissant une facture pour être remboursé ! ), et depuis, administrations et employeurs se méfient un peu de cas atypiques.

Je comprends votre désarroi, mais également l'attitude de votre employeur...

D'autres avis ?

Cordialement,

Françoise

Bonsoir Françoise,

Merci pour votre réponse. Mes horaires de travail contractuels sont 9h-12h30 et 13h30-17h. Selon moi, je pouvais faire rembourser mes repas jusque 17h, peu importe l'heure, mais je suis peut-être tenu de le faire entre 12h30 et 13h30, 'philosophiquement'. Je comprends votre raisonnement sur ce plan.

En revanche, l'idée qu'un repas doive obligatoirement ne pas contenir de sucre pour être remboursé me choque profondément. Ainsi, on ne rembourserait jamais les desserts lors d'un repas d'affaires, par ex. 

Il arrive de plus fréquemment que des repas d'affaires par ex démarrent à 13h30 au restaurant et s'achèvent bien après 15h. Pourtant, je doute que la note ne soit pas remboursée à hauteur de 19€ (limite d'exonération Urssaf).  

De mon côté, je ne suis pas un homme d'affaires, mais un simple médiateur à qui on a refusé de rembourser un repas après une journée passée en grande partie à l'extérieur, où j'ai marché près de 10 km sous une chaleur dépassant un moment 35° et où j'avais jugé bon de faire tout mon boulot avant seulement de manger quelques bricoles et de rentrer chez moi ensuite, afin de limiter les effets de cette chaleur écrasante sur mon organisme. 

Mon cas semble complexe. En l'absence de texte, selon moi, la structure n'a pas à agir comme elle le fait en voulant contrôler ainsi chaque note de frais des salariés en pointant chaque aliment consommé.

Il me reste une parade et je m'y conformerai : je demanderai une note avec tva où il sera écrit simplement "repas" ou "repas complet" et je mangerai désormais toujours avant 13h30.

Merci encore pour votre réponse et votre gentillesse :)

Bonjour,

Les frais engagés sont la stricte conséquence de vos conditions de travail, il sont justifiés, ne présentent pas de caractère excessif.

Votre employeur à l'obligation de les rembourser.

Le contrôle de conformité peut porter sur le justificatif, qui peut être demandé par l'URSAFF, et les conditions de faits ayant entraînés ces frais.

Il s'agit d'une disposition d'ordre public.

Si les employeurs pouvaient conditionner ces remboursements à leurs propres critères cela donnerait lieu à des dérives incontrôlables que chacun peut imaginer facilement.

"L'association qui m'emploie précise qu'il est par ex hors de question de rembourser le repas d'un salarié qui aurait décidé de manger 1 kg de pommes pour son repas de midi."

Votre association confonds "Droit" et "Obligations".

Cordialement.

Bonjour Auredeus,

Merci pour votre réponse. Je m'en servirai pour justifier ma contestation auprès de ma hiérarchie qui a refusé de rembourser plusieurs notes de frais similaires à la mienne pour d'autres collègues.

Je joindrai le délégué du personnel pour qu'il évoque cela lors de la prochaine réunion CSE, puisque toutes les personnes à qui j'évoque ce refus de remboursement de note de frais repas sont choqués par le motif du refus. 

Bon week-end à vous !

Stéphane 

Stéphane,

Et bien bon courage d'entamer un bras de fer avec votre employeur pour 7 euros de friandises !

Mais effectivement, puisque vous disposez de DP, faites mettre noir sur blanc certaines clauses qui semblent poser problème au sein de votre association ... Et modifier - ou compléter - en ce sens le Règlement Intérieur ....

Les deux parties y gagneront en clareté et confiance mutuelle.

Cordialement,

Françoise