Règles à respecter pour enregistrement facture

Bonjour,

J'ai plusieurs questions que je me pose depuis le début de ma prise de fonction en comptabilité (depuis peu) et si possible ce post pourrait servir ainsi à définir précisement les règles requises pour enregistrer une facture.

A ma connaissance, pour procéder à l'enregistrement d'une facture:

- il faut que le nom de la structure apparaisse clairement (dans mon cas, j'ai des factures qui concernent effectivement notre activité mais où la personne qui a procédé à l'achat a omis de demander une facture donc j'ai des simples tickets de caisse : est-ce dans cette situation interdit formellement d'enregistrer la facture et donc pouvoir déduire par la suite la TVA?)

- il faut que la facture concerne directement l'activité de la structure principalement par rapport à la déductibilité de la TVA.

- le moyen de paiement : parfois certains achats sont effectuées par le chéquier personnel de la personne s'occupant des achats. Comptablement comment ça se passe sachant que l'on ne peut créditer le compte banque puisque l'achat ne s'est pas fait directement par ce biais?

Merci par avance aux personnes qui répondront aux questions et à celles qui pourront compléter les règles à respecter pour l'enregisrement des factures!

Bonjour,

Je vais essayer de vous apporter quelques compléments d'informations.

• Les tickets de caisse ne sont en rien un document comptable. Il ne constitue qu'une simple preuve d'achat.
  Dans le cas des notes de frais, on peut éventuellement toléré de rembourser les salariés sur la base de ces preuves d'achat, mais uniquement pour de faibles dépenses (restaurant, carburant...)
  Si cette dépense a été engagée par l'entreprise, elle doit comptablement être passée.
  C'est au niveau fiscal que la remise en cause peut se faire.
  En premier lieu la TVA ne doit être déduite que si elle figure distinctement sur le ticket de caisse. L'administration fiscale pourra cependant remettre en cause cette déductibilité dès lors que vous ne pourrez pas justifier que cette dépense a été faite dans l'intérêt de l'entreprise.
  De même pour l'impôt sur les sociétés, la charge pourrait ne pas être admise en déduction

• Votre dernière question met en évidence un défaut de procédure en matière de trésorerie. Le responsable des achats ne devraient pas régler lui même certaines dépenses.
  Cependant, si dans des cas exceptionnels, il est amené à "avancer" la société, il doit établir une note de frais pour le montant de cette facture. La société rembourse alors le salarié.
  Vous avez donc une facture d'achat D6 / D44566 - C421
  et le paiement D421 - C512
  Vous devez bien évidemment conserver la facture

Merci Maxime SOULIGNAC pour tous ces éclaircissements forts utiles!

Bonne continuation!