Les entreprises ont l'obligation de tenir certains registres légaux inhérents à la vie des sociétés. La gestion de ces registres par les entreprises se fait habituellement au format papier. Depuis 2019, elles ont pourtant la possibilité de les dématérialiser. Quels avantages, la dématérialisation de ces registres, procure aux entreprises ?
Pourquoi les entreprises doivent-elles tenir certains registres ?
Il s'agit d'une obligation légale imposée par le droit du travail et le droit des sociétés. Cette obligation est parfois liée à la forme juridique de l'entreprise. La tenue de certains registres, notamment ceux imposés par le droit du travail, s'impose en revanche à tous les employeurs. Quelques exemples en pratique :
- Registre des mouvements de titres : les SAS ont l'obligation de tenir ce registre. Il est d'ailleurs régulièrement consulté dans le cadre de contrôles fiscaux.
- Registre des décisions et des délibérations : il est obligatoire pour les sociétés commerciales ou civiles (SARL, SA, SAS, SCI,...). Il est indispensable pour protéger juridiquement les entreprises en cas de litige.
- Registre unique du personnel et document unique d'évaluation des risques : ils sont obligatoires pour tous les employeurs.
Depuis l'entrée en vigueur du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs registres légaux. Cette dématérialisation présente de nombreux avantages par rapport au format papier.
La gestion des registres et les inconvénients liés au format papier
La gestion des registres nécessite la réalisation de certaines démarches. Elles sont considérablement alourdies en cas de gestion des registres au format papier.
Démarches | Inconvénients du format papier |
Création des registres | En les créant au format papier, l'entreprise court le risque qu'ils soient plus facilement falsifiables |
Envois successifs à chaque signataire pour collecter les signatures | Le format papier alourdit considérablement cette démarche (frais d'envois, délais postaux, risques de perte,...) |
Modifications des registres chaque fois que nécessaire | Ces modifications successives peuvent être sources d'erreurs humaines et de ratures |
Conservation et mise à disposition des registres à toute personne concernée | La conservation des registres au format papier implique nécessairement leurs consultations uniquement en accès physique et pendant les heures d'ouvertures |
Les avantages liés à la dématérialisation des registres
L'expert-comptable, en tant que premier conseiller du chef d'entreprise, peut présenter à son client les avantages qu'il aurait à opter pour un outil de dématérialisation des registres.
En optant pour l'outil de dématérialisation des registres de LegalVision le client a accès à une version moderne, propre et lisible des registres. De plus, cette version numérique est infalsifiable grâce à l'utilisation de la signature avancée et de la technologie blockchain.
La collecte des signatures des registres est facilitée avec la signature électronique.
En cas de modification, le client bénéficie d'une version « brouillon » avant validation définitive de ses mises à jour (« ancrage » pour les mouvements de titres et « horodatage » pour les registres de décisions).
Le client peut également, s'il le souhaite, être accompagné dans sa démarche par un formaliste expérimenté de LegalVision.
Illustration du tableau de bord d'une saisie dématérialisée d'un mouvement de titre (interface web de la solution « monjuridique », intégrée au logiciel de LegalVision).
Enfin, la consultation des registres numériques est beaucoup plus simple, les personnes qui souhaitent les consulter n'ont plus à se déplacer. L'accès se fait en ligne de manière sécurisée.